人事計画を立てるには

従業員は会社で最も重要な資産の一つです。にもかかわらず、多くの場合、企業は人材の管理と未来に向けた計画の策定に苦労しています。実際、米国人材管理協会（Society for Human Resource Management）の調査によると、人事担当者の43%が、人材こそ、企業が直面する最大の「投資における課題」であると述べています。

企業が離職率、スキルギャップ、過剰雇用、生産性の低下、変化し続けるビジネス環境に悩まされていれば、その対応に四苦八苦しているのも不思議ではありません。しかし、これらの問題は、戦略的な人事計画により軽減することができます。

ここでは、下記のヒントを使って適切な人材を適切なタイミングで適切な場所に配置する人事計画を立てる方法について説明していきます。

人事計画とは？

人事計画とは、（通常は人事部が中心となり）企業が組織の人材ニーズを評価および特定する戦略的計画プロセスのことです。つまり、優れた人事計画は、組織が目標を達成するために必要な従業員の数と種類を理解するうえで役立ちます。

人事計画は、次の質問に答えてくれます。

• どのような作業を行う必要があるか？
• 何人雇う必要があるか？
• この業務のために、どのようなスキルや経験が必要か？
• どのようなスキルギャップを埋める必要があるか？（または、過剰雇用となっているところがあるか？）

人事計画は、会社全体を対象に策定することも、より人数の少ないチームや部署、さらには個々のプロジェクトを対象に策定することもできます。

たとえば、貴社の来年度の事業目標が営業担当者を増員することである場合、人事計画を使って、営業部の拡大に向けた準備を進め、適切なスキルを持つ人材を適切なタイミングで採用することができます。

それだけではありません。人事計画は次の点においても会社に貢献します。

• 人件費を削減して生産性を最大化すること。
• スキルギャップを解消すること。
• 従業員のエンゲージメントを高めること。
• 従業員の定着率を高め、離職率を低減すること。
• 顧客体験を向上させること。
• ビジネスの成長を合理化すること。

明確な人事計画を立てれば、成長の遅れや商品やサービスの品質を損なうことで顧客の不満やビジネスチャンスの損失につながる問題を防ぐことができます。

人事計画は、企業が効果的に人材を募集、雇用、および育成するのに役立つだけでなく、組織内の予算編成および財務上の決定にも役立ちます。

人事ニーズを見定めるには？

人事計画には、大きく分けて以下の3つのステップがあります。

• 現在の人事における状況を把握する
• 将来の人事ニーズを予測する
• これら2つの間のギャップを特定する

人材ニーズを把握したら、そのニーズに対応するための推奨事項をまとめます。その中には、新しい人材の募集と採用、社内での昇進、研修と従業員の育成への注力、契約社員の増員などが含まれるかもしれません。これらの予測や推奨事項は、会社全体の人材計画を立てるのに役立ちます。

では、下記のヒントを使って人事ニーズを明確にし、将来に向けた計画を立てる方法について学んでいきましょう。

1. 事業目標を明確にする

人事の計画と変更に着手する前に、貴社の包括的な事業目標が何であるかを知る必要があります。これらの目標は通常、戦略的な事業計画に記載されています。この計画をもとに会社の目標を明確にし、それに応じて人事計画を検討していきます。

人事は、良くも悪くも業績に影響するため、これら2つの計画の目標が一致していることが重要です。

たとえば、貴社が新たな拠点を開設しようとしている場合、今いる従業員を異動させるか、新たに従業員を雇う必要があるかもしれません。事業計画は、このような人事における決断を下すのに役立ちます。

2. 現在の人事における状況を把握する

人事計画を立てるには、まず現在、人事がどのような状況にあるのかを把握する必要があります。

中身が正確で充実したHRデータベースがあれば、この手順はかなり簡単です。一方、複数のソースで人事情報が分散している場合は、まずそのデータを1つの信頼できるソースに統合する必要があります。適切な部門長（または経営者）やマネージャーと協力して、人事に関する正確で完全なデータを確保できるようにします。

人事データを1か所にまとめたら、現在、人事がどのような状況にあるのかを見極め、そのデータから実用的な情報を引き出し始めます。

その際には以下のことに注目するようにしてください。

• 従業員の数
• 人員配置（各部門に何人いるか？どの従業員がどの部署に配属されているか？）
• 部門内のスキルとコンピテンシー
• パフォーマンスが高く、次のリーダーとなり得る従業員
• パフォーマンスが低く、離職する可能性が高い従業員
• 従業員の年齢および在職期間（退職者数を予測するため）

これらのデータを引き出すことは、現在、人事がどのような状況にあるかをより正確に把握し、将来の人事のニーズと機会をより的確に特定するのに役立ちます。

また、Lucidchart を使えば、簡単に現在の従業員の評価を行い、新しい知見を得ることができます。具体的には、社員データを直接 Lucidchart にインポートして組織図を作成したり、Smart Containers で従業員を役割、能力、業績別に分類したりすることができます。従業員を可視化することで、重要な関係や相関性、人材におけるギャップの特定が可能になります。

3. 将来の人事ニーズを予測する

現在の人事における状況を明確にしたら、将来の人事ニーズを予測します。

人事ニーズを評価する際は、人事における決定と機会に影響を与える可能性のある次のような要因を考慮する必要があります。

• 事業目標
• 現在および将来の離職率
• 予想される合併または買収
• 新商品の発売
• 事業投資（新技術など）
• 経済における変化
• 優秀な人材を採用している競合他社
• 業界の人件費
• 失業率

これらの内的および外的要因はすべて、労働力と貴社の人事ニーズに影響を与える可能性があります。

予測には常にある程度の推測が含まれますが、次の方法により、情報に基づいた（より正確な）、より確信のある予測を行うことができます。

トレンド分析

トレンド分析は、数年にわたり積み上げてきた実績のある、確立された事業の分析に適しています。トレンド分析では、履歴データ（つまり、過去の経験）に基づき、将来のニーズを明らかにします。

トレンド分析では、過去のデータを収集することからまず始めます。少なくとも過去5年間の情報収集が必要ですが、10年ほどさかのぼることもできます。（サンプルの数が大きいほど、結果がより正確になります。）

次のデータを収集してください。

• 採用および退職のパターン
• 異動および昇進
• 従業員の離職率
• 勤続年数
• 従業員の統計的データ
• 教育
• スキルおよび資格
• 過去の職歴

データを収集したら、それを分析することで、経時的な離職率を理解し、データセット間の傾向やパターンを特定できます。

比率分析

比率分析は、人事における需要の予測と、予測結果と業界標準との比較という2つの目的を果たすことができる予測方法です。

比率分析の優れた点は、過去のデータに依存せずに将来の需要を予測できることです。これは、将来の傾向を洞察するための複数年に及ぶ実績データを持たない創業まもない企業に最適です。

その仕組みについてご説明します。

比率は、2つのものの間の関係を明確にします。企業は、将来の売上収益予測や人事ニーズなど、事業における要素間の比率を計算できます。

たとえば、貴社では、来年度に売上の拡大を計画しており、売上高が50万ドルに達すると予測しているとします。その成長を支えるために、何人の営業担当が必要になるかを推定する必要があります。

これを計算するには、売上高と従業員の比率を明確にしなければなりません。そのためには、現在の売上高を現在の営業担当者数で割ります。たとえば、比率が50:1の場合（ここで、50とは、売上5万ドルを意味しています）、50万ドル売り上げるには、営業担当が10人必要であることがわかります。

その比率が分かれば、人事ニーズと現状のギャップを把握することができます。具体的には、売上高を50万ドルに増やすことを計画しているにもかかわらず、現在営業担当が5人しかいない場合、その目標を達成するにはさらに5人を雇用する必要があることがわかります。

4.ギャップ分析を行う

人事の現状と将来の人事ニーズの評価が完了したら、この間にあるギャップを比較検討できます。言い換えれば、人事の現状と今後あるべき姿を見比べることができるのです。どのようなギャップがありますか?人材を増やす必要がありますか？事業目標を達成するために将来必要となるスキルが、現在欠けていますか?

これら2つの間にギャップがある場合は、注目する必要があります。

このプロセスを行う中で、スキルの需要と供給を表した Lucidchart は、現在の従業員および求職者のうち求められるスキルを有している人材が何人いるか、それが不足している場合は、それを補うために新規採用または研修が必要になるかの判断材料になります。

5. 人事計画を立てる

人事ニーズの分析が完了したら、ようやく計画を立てることができます。

人事計画には、スキルギャップに対処するための企業研修プログラムの実施や、退職または昇進後の引き継ぎを合理化するための引き継ぎポリシーの作成に関する推奨が含まれる場合があります。

このプロセスでは、適切な部門長（または経営者）と協力して、人事ニーズに対応するため、組織の目標や文化、使命に沿った戦略的な行動計画を作成します。