Estructura de desglose de trabajo EDT: ¿Cómo y por qué crearla?

Es tu primera experiencia en el mundo de la gestión de proyectos y parece que todos los que te rodean están hablando en chino. Lo peor de todo es que tus compañeros de trabajo usan siglas por todos lados y no tuviste ni tiempo para buscar qué significa una que ya hay otra nueva en la conversación: QCD, PMBOK, ACWP, QFD, RBS, SOW, SWOT, FPIF y WBS.

Por suerte, el aluvión se detiene. Pero ahora tienes que ponerte a trabajar en tu lista. Empiezas desde abajo y piensas: "¿Qué significa WBS de un proyecto en inglés? ¿World Business Satellite? ¿West By South? ¿White Buffalo Society? ¿Whole Body Scan? ¿War Between the States? ¿Write Back Soon?” (Bueno, un compañero fue bastante amable, pero que te diga que te escribirá pronto parece un poco apresurado).

En la gestión de proyectos, WBS es la sigla de Work Breakdown Structure, que significa estructura de desglose del trabajo. Es una herramienta fundamental que te ayudará a planificar, gestionar y evaluar grandes proyectos, así que aprendamos un poco más.

¿Qué es una estructura de desglose de trabajo WBS de un proyecto?

El nombre es bastante elocuente. Una estructura de desglose del trabajo comienza con un proyecto u objetivo grande y lo divide en partes más pequeñas y manejables que puedes evaluar y asignar razonablemente a los equipos. En lugar de concentrarse en acciones individuales que se deben realizar para lograr un proyecto, un diagrama WBS generalmente se centra en logros concretos y medibles, o entregables. Estos entregables también pueden denominarse paquetes de trabajo, tareas, subtareas o elementos terminales. Una estructura de desglose del trabajo se ve de una manera similar a esto:

¿Por qué usar un diagrama WBS en la gestión de proyectos?

Hay varias razones por las que dividir un proyecto grande es beneficioso. Te ayuda con estas tareas:

• Estimar el costo de un proyecto
• Establecer dependencias
• Determinar un cronograma de proyecto y desarrollar un calendario de trabajo
• Escribir un enunciado de trabajo (o SOW, otra de las siglas de tu lista)
• Asignar responsabilidades y aclarar funciones
• Medir el progreso de un proyecto
• Identificar riesgos

Todos estos beneficios surgen esencialmente de trabajar con partes de un proyecto que puedes visualizar con precisión en lugar de tratar de digerir e interpretar una tarea misteriosa y abrumadora de una sola vez.

Cómo crear una estructura de desglose de trabajo

1. Registra el objetivo general que estás tratando de lograr. Podría ser cualquier cosa, desde el desarrollo de una nueva característica de software hasta la construcción de un misil.
2. Divide el proyecto general en partes cada vez más pequeñas, pero detente antes de llegar al punto de enumerar todas las acciones que se deben realizar. Recuerda concentrarte en entregables concretos en vez de en acciones.
3. Según la naturaleza de tu proyecto, comienza a dividir por fases del proyecto, grandes entregables específicos o subtareas.

Consejos para hacer una estructura de desglose del trabajo

A medida que desarrollas una estructura de desglose del trabajo, usa estas reglas para obtener los mejores resultados:

• La regla del 100 %. El trabajo representado por tu WBS debe incluir el 100 % del trabajo necesario para completar el objetivo general, sin incluir ningún trabajo externo o no relacionado. Además, las tareas secundarias de cualquier nivel deben tener en cuenta todo el trabajo necesario para completar la tarea principal.
• Mutuamente excluyente. No incluyas una subtarea dos veces ni tengas en cuenta ninguna cantidad de trabajo dos veces. Hacerlo violaría la regla del 100 % y resultará en errores de cálculo al intentar determinar los recursos necesarios para completar un proyecto.
• Resultados, no acciones. Recuerda concentrarte en proyectos y resultados en lugar de en acciones. Por ejemplo, si estuvieras construyendo una moto, un entregable podría ser "el sistema de frenado", mientras que las acciones incluirían "calibrar las pastillas de freno".
• La regla del 8/80. Hay varias formas de decidir cuándo un paquete de trabajo es lo suficientemente pequeño sin ser demasiado pequeño. Esta regla es una de las sugerencias más comunes: un paquete de trabajo debería tardar no menos de ocho horas de esfuerzo, pero no más de 80. Otras reglas sugieren no más de diez días (lo que equivale a 80 horas si trabaja a tiempo completo) o no más de un período de informe estándar. Es decir, si informas sobre tu trabajo todos los meses, un paquete de trabajo no debería tardar más de un mes en completarse. En caso de duda, aplica la regla "si parece lógico" y utiliza tu sentido común.
• Tres niveles. En términos generales, una WBS debería incluir alrededor de tres niveles de detalle. Algunas ramas de la WBS estarán más subdivididas que otras, pero si la mayoría de las ramas tienen alrededor de tres niveles, el alcance de tu proyecto y el nivel de detalle de tu diagrama WBS son aproximadamente correctos.
• Asignar tareas. Cada paquete de trabajo debe asignarse a un equipo o individuo específico. Si has realizado bien tu WBS, no habrá superposición de trabajo, por lo que las responsabilidades estarán claras.

Ejemplo de estructura de análisis de trabajo

Mientras piensas en cómo hacer una estructura de desglose del trabajo, veamos un ejemplo. Esta es una estructura de desglose del trabajo para construir una casa.

Observa cómo se aplican las reglas del armado de una WBS en este ejemplo. En primer lugar, el proyecto de construcción de la casa se subdivide en tres grandes secciones que parecen tener lógica: cimientos, exteriores e interiores. Esas secciones se subdividen en uno o dos niveles, para llegar a un máximo de tres niveles. El esfuerzo necesario para construir una casa se ha dividido entre todos los paquetes de trabajo, que suman el 100 %. En este diagrama, no hay duplicación de trabajo representada. Para mejorar aún más este diagrama, sería posible agregar el presupuesto para cada paquete de trabajo y asignarlo a un equipo.

Formato de estructura de desglose del trabajo

Puedes elegir entre varias opciones de formato diferentes al crear una estructura de desglose del trabajo. El ejemplo anterior utiliza un formato de árbol, que es la opción más visual. Estructura la WBS como un organigrama y muestra la jerarquía de las tareas además de proporcionar espacio para información adicional sobre cada paquete de trabajo.

Estructura de esquema

Un esquema de texto es el formato de WBS más simple. Es fácil de armar y muestra la jerarquía de las tareas. Sin embargo, es difícil agregar información adicional sobre el presupuesto, la duración y la asignación utilizando este formato.

                    Construir una casa

                         1 Cimientos

                              1.1 Excavar

                                   1.1.1 Hacer el pozo

                                   1.1.2 Nivelar

                              1.2 Estructura

                              1.3 Concreto

                                   1.3.1 Colocar

                                   1.3.2 Curar

                         2 Exteriores

                         3 Interiores

Estructura jerárquica

Este formato es menos intuitivo visualmente pero muestra la jerarquía de tareas. Como es una tabla, encaja fácilmente en una página.

Vista tabular

Una vista tabular es una forma visualmente más intuitiva de mostrar la jerarquía mediante una tabla.

Diccionario de la WBS

¿Qué es el diccionario de la WBS? El diccionario de la WBS tiene el formato de la estructura jerárquica, pero incluye una breve descripción de cada paquete de trabajo. Al documentar un proyecto, a menudo se incluye un diccionario de la WBS además de la visualización. Ayuda a aclarar el alcance de cada tarea para que todos los miembros del equipo comprendan sus responsabilidades.

Plantilla de estructura de desglose de trabajo

Para comenzar, aquí hay una serie de plantillas de estructura de desglose del trabajo que puedes usar. Solo tienes que hacer clic para abrir la plantilla y personalizar la información, la disposición y el diseño.

Gráfico de estructura de desglose del trabajo

Cómo crear una estructura de desglose del trabajo en Microsoft Office

Las estructuras de desglose del trabajo y los diccionarios de la WBS a menudo se incluyen como parte de un conjunto más grande de documentación o análisis de datos realizados con Microsoft Office. La mejor manera de poner una WBS en Word o Excel es usar Lucidchart y su integración gratuita con MS Office. Crea tu diagrama en un software optimizado para diagramas y deja las palabras y los datos en manos de Microsoft. Simplemente sigue los pasos a continuación:

1. Regístrate para obtener una cuenta gratuita de Lucidchart.

2. Para crear una estructura de desglose del trabajo en Excel, instala el complemento gratuito de Lucidchart para Excel.

3. Instala el complemento gratuito de Lucidchart para Word para crear una WBS en Word.