Reformulando as responsabilidades do líder de projetos

Até pouco tempo atrás, a gestão de projetos era uma tarefa praticamente linear. O principal objetivo era manter o projeto dentro do escopo, prazo e orçamento. 

No entanto, com o local de trabalho cada vez mais complexo; e com a tecnologia cada vez mais avançada, a função do gerente de projetos vem se diversificando. Hoje em dia, praticamente todo projeto precisa de um líder — um profissional com as habilidades sociais necessárias para gerir projetos de forma holística, principalmente na gestão de pessoas. 

Vamos analisar a evolução do líder de projetos e como as empresas hoje em dia estão reformulando como e onde a função deve ser aproveitada em organizações cada vez mais complexas e transformacionais. 

A evolução do líder de projetos

No passado, as equipes de gestão de projetos contavam com gerentes de projetos, engenheiros e diretores para supervisionar todo o projeto. O processo de gerir um projeto focava principalmente os aspectos técnicos da implementação o cumprimento de prazos, orçamento e escopo.

A função do líder de projetos evoluiu a partir da necessidade de ter alguém para priorizar os aspectos interpessoais da gestão de projetos. Quem seria o responsável por manter a equipe unida e trabalhando bem juntos? Quem deixaria as partes interessadas informadas? E, mais importante ainda, quem se responsabilizaria pelas bolachas e pelo café toda sexta-feira? 

O líder de projetos usa as habilidades para fomentar uma dinâmica melhor entre as equipes e criar um ambiente de trabalho positivo. O líder precisa garantir equipes sempre motivadas, a comunicação constante com as partes interessadas e a resolução dos problemas. 

Por que está ocorrendo essa evolução? 

A tecnologia virou algo essencial para praticamente todos os aspectos da empresa, o que, consequentemente, deixa os projetos mais complexos e abrangentes. O Jira, por exemplo, sempre foi uma plataforma voltada para o suporte, mas agora é usado para administrar todo tipo de equipe que envia solicitações. Portanto, na hora de implementar uma plataforma como o Jira, os gerentes de projetos não consideram apenas o manejo de custos, cronogramas e garantia de qualidade — eles também incorporam mais partes interessadas e mais dependências.

Esse tipo de foco ampliado requer uma certa sutileza. É importante saber quando reunir as pessoas certas para gerar apoio e cooperação no projetos. Ao mesmo tempo, o líder de projetos precisa entender os objetivos gerais da empresa para priorizar tarefas e contextualizá-las aos tomadores de decisões. E é o líder de projetos que possui as habilidades sociais certas para desenvolver esses relacionamentos importantes e demonstrar como os projetos podem realizar os principais objetivos da organização.

Os processos também se tornaram mais complexos: as empresas estão adotando uma certa padronização das plataformas que elas utilizam, a fim de reduzir redundâncias e aproveitar a economia de escala. Essa abordagem exige entender sobre diversos tipos de fluxos de trabalho e implementar mudanças, visando ao aumento da flexibilidade e da consistência. 

Um sistema de gerenciamento de conteúdo como o Box, por exemplo, pode funcionar muito bem para uma determinada equipe, mas precisa ser ajustado para ser útil para outro tipo de grupo. Um líder de projetos com ótimas habilidades estratégicas entende mais rapidamente as necessidades específicas de cada equipe e, ao mesmo tempo, identifica os pontos em comum que padronizam a implementação.

Uma combinação perfeita para o futuro

Com cada vez mais equipes trabalhando em regime remoto, a função do líder de projetos provavelmente continuará evoluindo. No futuro, os gerentes e líderes de projetos precisarão fazer duas coisas: utilizar mais as habilidades estratégicas para melhorar o local de trabalho remoto; e potencializar as habilidades de comunicação para manter as equipes motivadas em relação aos projetos. 

O líder de projetos precisa contar com todo o conhecimento de estratégias de negócios para explicar melhor os projetos aos tomadores de decisões, pois nem sempre será possível se comunicarem de forma presencial. Recomendamos usar recursos visuais para atualizar as partes interessadas sobre o andamento dos projetos e informar do que eles precisam fornecer para que a implementação seja bem-sucedida.

Não é fácil conversar com os colegas de equipe sem poder entrar na sala deles para bater um papo rápido — portanto, é fundamental tentar usar a criatividade para se comunicar. Quando ocorrem obstáculos na implementação, os colegas de equipe podem se sentir enfraquecidos ou podem começar a se queixar da situação. 

Uma boa forma de ajudar as pessoas a focarem o projeto é lembrá-las da importância delas para o sucesso da empresa. De novo, os recursos visuais são ótimos para mostrar aos membros da equipe como seu trabalho ajudará a empresa a atingir objetivos críticos. Você também pode usar os recursos visuais para transformar problemas em oportunidades.

O que é líder de projetos?

O líder de projetos é essencial, mas não é fácil explicar as funções que ele exerce. Como o líder de projetos usa principalmente as habilidades sociais, ele muitas vezes acaba se confundindo com outras funções. Os nomes comuns para o cargo de líder de projetos são:

• Gerente de programa 
• Gerente de produtos 
• Analista comercial
• Gerente de projetos 

Na verdade, cada um desses cargos tem funções bem distintas, mas os profissionais que os ocupam também podem ser considerados um líder de projetos.

Se a função do líder de projetos é tão difícil de definir, por que eles são necessários? O líder de projetos oferece três grandes benefícios:

• Defender o projeto: o líder de projeto desenvolve relacionamentos essenciais ao sucesso do projeto. Ele foca a comunicação e a conscientização das equipes internas, bem como das partes interessadas externas.

• Manter as equipes motivadas: enquanto os membros das equipes focam os aspectos técnicos da implementação, o líder de projetos mantém todos motivados. Ele pode, por exemplo, realizar exercícios em grupo para melhorar a comunicação, organizar treinamentos que aprimoram processos e indicar o melhor colega para exercer uma determinada função.

• Oferecer soluções para conflitos: normalmente, a gestão de projetos é considerada um processo linear; entretanto, às vezes é preciso solucionar problemas para manter o projeto no caminho certo. O líder de projetos desenvolve relacionamentos para unir os membros da equipe e a identificar possíveis soluções antes que qualquer obstáculo se transforme num gargalo problemático.

Líder de projetos x gerente de projetos 

É comum confundir o líder de projetos com o gerente de projetos, pois as funções são bastante parecidas. O gerente de projetos é responsável por manter o projeto dentro do prazo, caminho e orçamento, e normalmente conhece muito bem todos os aspectos técnicos envolvidos. 

Por outro lado, o líder de projetos possui muito conhecimento técnico, mas foca mais a implementação das habilidades sociais e da gestão de pessoas para beneficiar o projeto. Pense assim: o gerente de projetos é como o diretor do filme, enquanto o líder de projetos é o produtor.

Líder de projetos: o que faz?

Assim como o produtor do filme, o líder de projetos faz um pouco de tudo. Ele usa uma combinação de habilidades técnicas e sociais para incentivar o trabalho em grupo e a cooperação das partes interessadas durante todo o projeto. Normalmente, as responsabilidades do líder de projetos incluem:

• Planejamento de projetos 
• Gerenciamento de equipes 
• Planejamento de sprints 
• Execução do projeto
• Alinhamento das equipes

O trabalho e os esforços dele devem gerar os resultados abaixo, incluindo o necessário para realizar a implementação: 

• Desenvolver um escopo do projeto 
• Identificar os principais interessados
• Criar um plano de gestão de projetos 
• Elaborar um orçamento 
• Definir e comunicar linhas do tempo, escopo, cronogramas e outros 
• Demonstrar a conclusão do projeto na forma de um resumo final ou fase "post-mortem" 

A evolução da função do líder de projetos fortalece a dinâmica da equipe e ao sucesso, principalmente nos regimes de trabalho remoto que existem atualmente. Com processos cada vez mais complexos e um maior impacto sobre os objetivos da empresa, o líder de projetos precisa administrar a cooperação com as partes interessadas e incentivar o envolvimento de todos da equipe. Procure um líder de projetos com as qualidades descritas acima, pois será o profissional com o melhor preparo para atender as necessidades de hoje e os desenvolvimentos do futuro.