Perfil de líder de proyecto: La evolución actual del rol.

Hasta hace poco, la maestría de administración de proyectos era una tarea bastante lineal. El objetivo principal era mantener el alcance del proyecto, a tiempo y dentro del presupuesto. 

Pero a medida que el lugar de trabajo se ha vuelto más complejo y la tecnología ha evolucionado, el rol de un administrador de proyectos se ha vuelto más segmentado. En la actualidad, casi todos los proyectos necesitan un líder de proyecto o un Project leader, es decir, alguien con las habilidades interpersonales para administrar proyectos de forma holística, enfocándose en la gestión de personas. 

Veamos más de cerca la evolución del líder de proyecto y cómo las organizaciones de hoy se replantean cómo y dónde se ajusta el rol en las organizaciones cada vez más complejas y transformadoras. 

Evolución de las actividades de un líder de proyecto

En el pasado, los equipos de administración de proyectos tenían esencialmente administradores de proyectos, ingenieros y directores para supervisar todo el proyecto. Se enfocaban principalmente en los aspectos técnicos de la implementación y en la trifecta de mantenerse a tiempo, dentro del presupuesto y dentro del alcance.

El rol de los administradores líderes de proyectos evolucionó debido a la necesidad de que alguien se concentrara en ese aspecto interpersonal de la administración de proyectos. ¿Quién mantendría al equipo trabajando bien en conjunto? ¿Quién mantendría informadas a las partes interesadas? Y, seamos honestos, ¿quién trae las donas y el café los viernes? 

Los líderes de proyecto cubren las deficiencias intangibles de habilidades enfocándose en dinámicas de equipo y en un entorno de trabajo positivo. Esto incluye mantener a los equipos motivados, el alcance de las partes interesadas y la resolución de problemas. 

¿Por qué el cambio? 

La tecnología se ha convertido en una parte esencial de casi todos los aspectos del negocio, creando un vínculo con los proyectos mediante un enfoque más complejo y amplio. Por ejemplo, Jira ha funcionado principalmente como una plataforma de soporte técnico, pero ahora se utiliza para gestionar todo tipo de equipos que atienden solicitudes. Entonces, cuando llega el momento de implementar una plataforma como Jira, los administradores de proyectos ya no solo se ocupan de los costos, los plazos y la garantía de calidad. Tratan con más partes interesadas y más dependencias.

Para un enfoque ampliado se necesita sutileza. Saber cuándo informar a las personas adecuadas puede generar apoyo y cooperación para los proyectos. Al mismo tiempo, comprender los objetivos del negocio a nivel empresa puede ayudar a los líderes de proyecto a priorizar las tareas y ponerlas en contexto para los responsables de la toma de decisiones. Los líderes de proyecto tienen las habilidades para crear esas relaciones importantes y demostrar cómo los proyectos ascienden a objetivos clave más importantes.

Los procesos también se han vuelto más complicados: las empresas tienden a estandarizar las plataformas que utilizan para reducir las redundancias y aprovechar las economías de escala. Ese enfoque requiere comprender muchos flujos de trabajo diferentes e implementar cambios para lograr flexibilidad y coherencia. 

Un sistema de gestión de contenido como Box, por ejemplo, puede funcionar muy bien para un equipo, pero debe modificarse para que sea útil para otro. Los líderes de proyecto con sólidas habilidades estratégicas pueden comprender más fácilmente las necesidades específicas de cada equipo y, al mismo tiempo, identificar los puntos en común que estandarizan la implementación.

Una poderosa combinación para el futuro

Con más equipos trabajando a distancia, es muy probable que el rol del líder de proyecto siga evolucionando. Los administradores de proyectos líderes del futuro deberán hacer dos cosas: apoyarse más en sus habilidades estratégicas para desenvolverse en el entorno de trabajo remoto y aprovechar sus habilidades de comunicación para mantener a los equipos motivados. 

Los líderes de proyectos deberán comprender mejor su estrategia de negocio para ayudar a los responsables de la toma de decisiones a comprender los proyectos de manera más eficiente, ya que no siempre se beneficiarán de la comunicación en persona. Los elementos visuales pueden ser especialmente útiles para poner al día a las partes interesadas sobre el estado de un proyecto y transmitir lo que necesitan para que la implementación tenga éxito.

La comunicación creativa será primordial porque llegar a los miembros del equipo puede ser más difícil cuando no puedes ir fácilmente a su oficina para una breve conversación. Si hay problemas en la implementación, los miembros del equipo a menudo pueden sentirse impotentes o comenzar a quejarse. 

Una forma de reorientar a las personas es recordarles su rol para hacer que el negocio sea exitoso. Los elementos visuales nuevamente pueden ser útiles al ilustrar a los miembros del equipo cómo su trabajo ayudará a la empresa a alcanzar objetivos importantes. Incluso puede ser una herramienta para la resolución de problemas convirtiendo estos en oportunidades.

¿Qué es líder de proyecto?

Si bien los líderes de proyecto son esenciales, puede ser difícil describir su rol. Debido a que se centran en habilidades sociales, casi siempre se involucran en otras funciones. Los nombres estándar de un líder de proyecto son:

• Administrador de programa 
• Gerente de producto 
• Analista comercial
• Administrador de proyecto 

La verdad es que cada uno de estos roles tiene funciones muy distintas, pero cualquiera de las personas mencionadas anteriormente también puede fungir como líder de proyecto.

Si es un rol poco definido, entonces ¿por qué son necesarios los líderes de proyecto? Brindan tres beneficios principales:

• Promueven el proyecto: pueden forjar relaciones que son esenciales para el éxito del proyecto. Pueden centrarse en la divulgación y la educación de los equipos internos, así como de las partes interesadas externas.

• Mantienen el ánimo del equipo: mientras que muchos miembros del equipo pueden estar enfocados en los aspectos técnicos de la implementación, los líderes de proyecto pueden enfocarse en mantener al equipo comprometido. Pueden organizar ejercicios de creación de equipos para mejorar la comunicación, iniciar la capacitación que mejorará los procesos de negocio y ayudar a identificar a las personas adecuadas para roles específicos.

• Ofrecen resolución de conflictos: la administración de proyectos a menudo se considera un proceso lineal, pero a veces, los problemas deben resolverse para que los proyectos sigan su curso. Los líderes de proyecto tienen los vínculos para reunir a los miembros del equipo e identificar posibles soluciones antes de que un pequeño obstáculo se convierta en un cuello de botella importante.

Líder de proyecto vs. administrador de proyecto 

Es especialmente fácil fusionar los roles de los líderes y los administradores de proyectos, ya que trabajan mano a mano. Los administradores de proyectos son responsables de mantener el proyecto a tiempo, según lo planeado y dentro del presupuesto, y suelen comprender muy bien los aspectos técnicos. 

Por otro lado, los líderes de proyectos tienen experiencia técnica, pero se enfocan en implementar habilidades interpersonales para organizar un proyecto a través de la gestión de personas. Piénsalo así: los administradores de proyectos son los directores de cine, mientras que los líderes de proyecto son los productores.

¿Qué hace un jefe de proyecto?

Al igual que los productores, los líderes de proyecto hacen de todo un poco. Utilizan una combinación de habilidades técnicas e interpersonales para organizar el trabajo en equipo y la cooperación de las partes interesadas durante la vida útil de un proyecto. Las responsabilidades generalmente incluyen lo siguiente:

• Planificación de proyectos 
• Gestión de equipos 
• Planificación de sprints 
• Ejecución del proyecto
• Alineación del equipo

Su trabajo y esfuerzo deben dar lugar a los siguientes proyectos, junto con lo necesario para la implementación: 

• Desarrollo de una carta de proyecto 
• Identificación de las partes interesadas clave
• Creación de un plan de administración del proyecto 
• Elaboración del presupuesto 
• Definición y comunicación de los plazos, alcance, horarios y más 
• Demostración de la finalización del proyecto en forma de resumen final del proyecto o balance 

La evolución del rol de líder de proyecto es una oportunidad para fortalecer la dinámica del equipo y el éxito del proyecto, especialmente en el mundo actual del trabajo remoto. Los procesos complejos y el impacto más amplio en los objetivos comerciales quieren decir que los líderes de proyecto pueden intervenir para gestionar de forma experta la cooperación de las partes interesadas y fomentar el compromiso del equipo. Busca las cualidades anteriores para garantizar que tus líderes de proyecto estén preparados para las necesidades de hoy y el desarrollo a futuro.