Wat is een projectleider?

Tot voor kort was projectmanagement een redelijk lineaire taak. Het belangrijkste doel was om het project op tijd, binnen het budget en binnen het toepassingsgebied uit te voeren. 

Maar naarmate onze werkplekken complexer zijn geworden en de technologie zich heeft ontwikkeld, is de functie van projectmanager uitgebreider geworden. Tegenwoordig is er voor bijna elk project een projectleider nodig, iemand met de soft skills om projecten in het geheel te beheren, met veel aandacht voor personeelsmanagement. 

Laten we de ontwikkeling van de projectleider eens onder de loep nemen en kijken hoe organisaties deze functie tegenwoordig anders zijn gaan invullen binnen hun complexe en veranderende organisaties. 

Ontwikkeling van de projectleider

In het verleden bestonden projectmanagementteams voornamelijk uit projectmanagers, technici en leidinggevenden om toezicht te houden op het hele project. Het projectmanagement was voornamelijk gericht op de technische aspecten van de implementatie en op de 'heilige drievuldigheid' deadline, budget en scope.

De rol van leidinggevende projectmanager ontstond omdat er behoefte was aan iemand die zich op de intermenselijke aspecten van het projectmanagement zou richten. Wie kon ervoor zorgen dat het team goed bleef samenwerken? Wie kon de stakeholders op de hoogte houden? En om heel eerlijk zijn: wie kon op vrijdag koffie met iets lekkers meenemen? 

Projectleiders moeten met hun vaardigheden de kloof overbruggen en zich bezighouden met de teamdynamiek en een positieve werkomgeving. Daarbij hoort dat ze het team gemotiveerd houden, contact onderhouden met de stakeholders en problemen oplossen. 

Waarom deze verandering? 

Technologie is een essentieel onderdeel van bijna elk bedrijfsaspect geworden, waardoor de bijbehorende projecten complexer en breder zijn geworden. Jira was bijvoorbeeld voornamelijk een supportdesk-platform, maar wordt nu gebruikt voor het beheer van allerlei teams die verzoeken behandelen. Op het moment dat er een platform zoals Jira geïmplementeerd moet worden, hebben projectmanagers niet alleen te maken met kosten, tijdlijnen en kwaliteitsborging. Ze moeten daarnaast ook rekening houden met meer stakeholders en afhankelijkheden.

Voor deze uitgebreide focus is een bepaalde finesse nodig. Je moet weten wanneer je welke mensen nodig hebt om de ondersteuning en samenwerking voor projecten te regelen. Tegelijkertijd kan inzicht in de overkoepelende bedrijfsdoelen projectleiders helpen om prioriteiten te stellen en deze in context te plaatsen voor besluitvormers. Projectleiders hebben de sociale vaardigheden om belangrijke relaties op te bouwen en te laten zien hoe projecten uiteindelijk kunnen leiden tot het behalen van belangrijke, grotere doelen.

Processen zijn daarnaast ook ingewikkelder geworden: bedrijven neigen steeds meer naar standaardisering van de platformen die ze gebruiken om overbodige tools te verminderen en te profiteren van schaalvoordelen. Voor deze aanpak is inzicht nodig in veel verschillende workflows. Er moeten veranderingen worden doorgevoerd om de flexibiliteit en continuïteit te waarborgen. 

Een contentmanagementsysteem zoals Box kan bijvoorbeeld perfect werken voor het ene team, maar moet worden aangepast om ook nuttig te zijn voor een ander team. Projectleiders met goede strategische vaardigheden begrijpen sneller wat elk team precies nodig heeft, maar kunnen ook overeenkomsten herkennen om de implementatie te standaardiseren.

De projectleider van de toekomst: een krachtige combinatie

Nu meer teams op afstand werken, zal werken als projectleider zich waarschijnlijk nog verder ontwikkelen. Leidinggevende projectmanagers van de toekomst zullen twee dingen moeten combineren: ze moeten meer gebruikmaken van hun strategische vaardigheden om werken op afstand in goede banen te leiden, en daarnaast hun communicatieve vaardigheden inzetten om de teams gemotiveerd te houden. 

Projectleiders moeten hun inzicht in bedrijfsstrategieën inzetten om besluitvormers te helpen projecten beter te begrijpen, aangezien er niet altijd persoonlijke communicatie mogelijk is. Afbeeldingen kunnen dan erg handig zijn om stakeholders op de hoogte te brengen van de status van een project en om te laten zien wat er nog van hen nodig is om de implementatie succesvol te maken.

Creatieve communicatie is van groot belang omdat het moeilijker is om teamleden te bereiken als je niet zomaar even hun kantoor in kunt lopen. Bij hobbels tijdens het implementatieproces voelen teamleden zich vaak machteloos of beginnen ze te klagen. 

Een van de manieren om hen weer gefocust te krijgen, is door hen te herinneren aan hun belangrijke rol binnen het bedrijf. Ook hierbij kunnen afbeeldingen een rol spelen. Hiermee kun je teamleden opnieuw laten inzien op welke manier hun werk bijdraagt aan belangrijke bedrijfsdoelen. Je kunt er zelfs problemen mee oplossen en omzetten in mogelijkheden.

Wat is een projectleider?

Projectleiders zijn onmisbaar, maar het kan een uitdaging zijn om hun precieze functie te omschrijven. Omdat projectleiders vooral gericht zijn op soft skills, worden ze vaak verward met andere functies. Veelgebruikte titels voor projectleiders zijn:

• Programmamanager 
• Productmanager 
• Bedrijfsanalist
• Projectmanager 

Elk van deze functies heeft zeer uiteenlopende taken, maar elk van bovengenoemde personen kan ook als projectleider werken.

Projectleider functieomschrijving

Als het zo'n vage functie is, waarom zijn projectleiders dan nodig? Projectleiders bieden drie belangrijke voordelen:

• Het project promoten: Projectleiders kunnen de relaties opbouwen die van belang zijn om het project tot een succes te maken. Ze kunnen zich richten op het contact met en de educatie van zowel interne teams als externe stakeholders.

• Het moreel van het team hoog houden: Veel teamleden zullen gefocust zijn op de technische aspecten van het project. Projectleiders kunnen zich daarentegen bezighouden met de betrokkenheid van het hele team. Ze kunnen teambuildingsactiviteiten organiseren om de communicatie te verbeteren, trainingen geven om processen te verbeteren en helpen om de juiste mensen voor de juiste functies te vinden.

• Conflicten oplossen: Projectmanagement wordt vaak als een lineair proces gezien, maar soms moeten er problemen worden opgelost om projecten op schema te houden. Projectleiders hebben de juiste connecties om teamleden bij elkaar te brengen en potentiële oplossingen te vinden voordat een kleine hobbel uitgroeit tot een groot probleem.

Verschil projectleider en projectmanager

Projectleiders en projectmanagers worden gemakkelijk door elkaar gehaald en dat is ook niet zo gek aangezien hun functies elkaar aanvullen. Projectmanagers zijn ervoor verantwoordelijk dat het project op tijd, op koers en binnen het budget blijft, en vaak hebben zij veel inzicht in de technische aspecten. 

Projectleiders hebben daarentegen wel technische expertise, maar richten zich op het gebruiken van soft skills en people management om het project soepel te laten verlopen. Je kunt het zo zien: projectmanagers zijn de regisseurs van de film, terwijl projectleiders de producenten zijn.

Wat doen projectleiders?

Net als producenten doen projectleiders zo'n beetje van alles. Ze gebruiken een combinatie van technische vaardigheden en soft skills om het team beter te laten samenwerken en de stakeholders bij het project te betrekken. Projectleiders zijn meestal verantwoordelijk voor het volgende:

• Projectplanning 
• Teammanagement 
• Sprint-planning  
• Projectuitvoering / projectleiding
• Team op één lijn houden

Hun werk en inspanningen hebben betrekking op onderstaande taken, naast wat er verder nog nodig is voor de projectimplementatie: 

• Een projectcontract opstellen 
• Belangrijke stakeholders identificeren
• Een plan voor projectmanagement maken
• Budgetteren 
• Bepalen van en communiceren over de tijdlijn, omvang, planning en meer 
• Laten zien dat een project is afgerond door middel van een afsluitende projectbriefing of een evaluatie 

De ontwikkelde functie van projectleider biedt de mogelijkheid om de dynamiek van het team te versterken en het project tot een succes te maken, zeker in de huidige tijd van werken op afstand. Door complexe processen en een bredere impact op de bedrijfsdoelen kunnen projectleiders naar voren stappen, de samenwerking met stakeholders vakkundig onderhouden en het hele team betrokken houden. Kijk goed naar bovenstaande kwaliteiten om te zorgen dat je projectleiders zijn voorbereid op de huidige behoeften en de ontwikkelingen van de toekomst.