Repenser le rôle de chargé de projet

Jusqu’à récemment, la gestion de projet était une tâche assez linéaire. Son objectif principal était de tenir le périmètre, les délais et le budget du projet. 

Mais le rôle du chef de projet s’est densifié parallèlement à la complexification du lieu de travail et à l’évolution des technologies. De nos jours, presque tous les projets ont besoin d’un chargé de projet : quelqu’un qui possède les compétences nécessaires pour gérer les projets dans leur ensemble en mettant l’accent sur la gestion des personnes. 

Découvrez comment la fonction de chargé de projet a évolué et la manière dont les entreprises repensent aujourd’hui la place de ce rôle dans des organisations de plus en plus complexes et engagées dans une démarche transformation. 

Évolution du rôle de chargé de projet

Par le passé, la supervision de l’ensemble d’un projet était principalement dévolue à des chefs de projet, des ingénieurs et des directeurs. La gestion de projet était en grande partie axée sur les aspects techniques de la mise en œuvre et sur le respect des délais, du budget et du périmètre.

Le rôle de chargé de projet est né du besoin de confier la gestion des acteurs du projet à une personne dédiée. Quelqu’un pour faciliter la collaboration au sein de l’équipe. Quelqu’un pour tenir les parties prenantes informées. Et – avouons-le – quelqu’un pour apporter du café et des croissants le vendredi. 

Les chargés de projet viennent combler ce besoin de compétences intangibles en se concentrant sur la dynamique des équipes et sur la création d’un cadre de travail positif. Leur mission passe notamment par la motivation des équipes, le contact avec les parties prenantes et la résolution des problèmes. 

Pourquoi ce rôle a-t-il changé ? 

La technologie est devenue un élément essentiel de presque tous les aspects d’une entreprise, ce qui rend ses projets plus complexes et plus vastes. Par exemple, Jira était à l’origine une plateforme d’assistance, mais elle est désormais utilisée pour gérer toutes sortes d’équipes en fonction des besoins sur le terrain. Lorsqu’il faut mettre en place une plateforme comme Jira, les chefs de projet ne s’occupent donc plus seulement des coûts, des délais et de l’assurance qualité. De plus en plus de parties prenantes et de dépendances entrent en jeu.

La gestion de tous ces éléments demande de la finesse. Il faut savoir faire appel aux bonnes personnes au bon moment pour renforcer le soutien et la coopération. Parallèlement, il est important de comprendre les objectifs généraux de l’entreprise pour aider les chefs de projet à prioriser les tâches et à les remettre en contexte pour faciliter le travail des décideurs. Les chargés de projet ont les compétences interpersonnelles nécessaires pour tisser ces relations importantes et montrer comment les projets permettent de gravir les échelons jusqu’à atteindre des objectifs clés plus vastes.

Les processus se sont également complexifiés : les entreprises ont tendance à opter pour la standardisation des plateformes qu’elles utilisent pour réduire les redondances et réaliser des économies d’échelle. Cette approche nécessite de comprendre les multiples flux de travail et d’opérer des changements à des fins de flexibilité et de cohérence. 

Il se peut qu’un système de gestion de contenu, par exemple Box, soit utile à une équipe, mais doive être modifié pour être utile à une autre. Les chargés de projet possédant de solides compétences stratégiques sont à même de comprendre les besoins spécifiques de chaque équipe tout en identifiant les points communs permettant une mise en œuvre standardisée.

Une combinaison puissante pour l’avenir

Le nombre d’équipes travaillant à distance ne cessant d’augmenter, il est fort probable que le rôle de chargé de projet continue d’évoluer. Les chargés de projet de demain devront faire deux choses : s’appuyer davantage sur leurs compétences stratégiques pour évoluer dans l’univers du travail à distance et tirer parti de leurs compétences en communication pour motiver les équipes. 

Ils devront également mobiliser leur compréhension de la stratégie commerciale pour aider les décideurs à mieux comprendre les projets, car ils n’auront pas toujours la possibilité de discuter des choses en personne. Les supports visuels sont particulièrement utiles pour informer les parties prenantes de l’état d’avancement d’un projet et leur communiquer ce qu’elles ont besoin de savoir pour contribuer au bon déroulement du projet.

Le recours à des méthodes de communication créatives sera primordial, car il est bien plus difficile d’échanger avec les membres de l’équipe lorsque vous n’avez pas la possibilité de faire un saut dans leur bureau. S’il y a des problèmes dans la mise en œuvre, il arrive souvent que les membres de l’équipe se sentent désespérés ou commencent à se plaindre. 

Une bonne façon de les recentrer est de leur rappeler leur rôle dans la réussite de l’entreprise. Ici encore, les supports visuels peuvent être utiles pour leur montrer comment leur travail aide l’entreprise à atteindre des objectifs importants. Ils peuvent même servir d’outil pour résoudre les problèmes et les transformer en opportunités.

Qu’est-ce qu’un chargé de projet ?

Bien que les chargés de projet soient essentiels, il peut être difficile de décrire leur rôle. Comme ils se concentrent principalement sur les soft skills, c'est-à-dire le savoir-être, ils sont souvent confondus avec d’autres fonctions. Un chargé de projet peut être désigné comme :

• Chef de programme 
• Chef de produit 
• analyste commercial
• Chef de projet 

En vérité, chacun de ces rôles remplit des fonctions très distinctes, mais une personne occupant n’importe lequel des rôles ci-dessus peut également porter la casquette de chargé de projet.

Mais s’il s’agit d’un rôle aussi peu clair, pourquoi a-t-on besoin de chargés de projet ? Les chargés de projet offrent trois principaux avantages :

• Promouvoir le projet : les chargés de projet peuvent tisser les relations qui auront un rôle décisif dans le succès du projet. Ils peuvent accompagner et informer les équipes internes, ainsi que les parties prenantes externes.

• Entretenir le moral de l’équipe : alors que de nombreux membres de l’équipe sont concentrés sur les aspects techniques de la mise en œuvre, les chefs de projet peuvent quant à eux se charger de garder l’équipe motivée. Ils peuvent organiser des ateliers de team building afin d’améliorer la communication au sein de l’équipe, préparer des formations en vue d’améliorer les processus et identifier les personnes les mieux placées pour occuper certains rôles.

• Résoudre les conflits : la gestion de projet est souvent considérée comme un processus linéaire, mais il faut parfois résoudre des problèmes pour maintenir les projets sur la bonne voie. Grâce à leurs relations, les chargés de projet sont à même de réunir les membres de l’équipe et d’identifier les solutions potentielles avant qu’un petit obstacle ne se transforme en énorme blocage.

Différence entre chargé de projet et chef de projet 

Il est particulièrement facile de confondre les rôles de chargé de projet et de chef de projet, car leurs fonctions vont de pair. Les chefs de projet doivent veiller au respect des délais, du périmètre et du budget du projet, et ils ont souvent une connaissance fine des aspects techniques. 

Les chargés de projet ont une expertise technique, mais ils s’attachent avant tout à développer des compétences interpersonnelles afin de faciliter les projets en agissant sur les personnes. Pour faire une analogie avec le cinéma, ce serait comme si les chefs de projet étaient les réalisateurs du film et les chargés de projets les producteurs du film.

Quel est le role d’un chef de projet ?

Tout comme les producteurs, les chargés de projet font un peu de tout. Ils utilisent des compétences techniques et relationnelles pour faciliter le travail d’équipe et la coopération avec les parties prenantes tout au long de la vie d’un projet. Les responsabilités du chargé de projet sont généralement les suivantes :

• Planification de projet 
• Gestion d’équipes 
• Sprint planning 
• Exécution du projet
• Coordination des équipes

Leur travail et leurs efforts doivent aboutir aux livrables ci-dessous, ainsi qu’à tout ce qui peut être nécessaire à la mise en œuvre : 

• Développer une charte de projet 
• Identifier les principales parties prenantes
• Créer un plan de gestion de projet 
• Budgétiser 
• Définir et communiquer la chronologie, le périmètre, le calendrier, etc. 
• Démontrer la réalisation complète du projet sous la forme d’un rapport final de projet ou d’un bilan 

L’évolution du rôle de chargé de projet est une occasion de renforcer la dynamique de l’équipe et la réussite du projet, en particulier dans un contexte de travail à distance tel qu’on le connaît aujourd’hui. Les processus complexes et l’impact plus important sur les objectifs de l’entreprise signifient que les chargés de projet peuvent intervenir pour gérer de manière experte la coopération des parties prenantes et favoriser l’implication des équipes. Recherchez les qualités ci-dessus pour vous assurer de nommer des chargés de projet qui sauront répondre à vos besoins aujourd’hui et demain.