Os gerentes de projeto geralmente usam um gráfico de Gantt, também conhecido como diagrama de Gantt, Gantt chart ou ainda cronograma de Gantt, para monitorar os cronogramas de atividades do projeto e mostrar as dependências entre as atividades. Alguns afirmam que os gráficos de Gantt são insubstituíveis na gestão de projetos e, por isso, gastam milhares de dólares em softwares caros.

Porém, o gráfico de Gantt vem com uma série de defeitos mortais, que fazem muitos gerentes procurarem outras ferramentas para atenderem às necessidades deles. Saiba mais sobre as desvantagens do gráfico de Gantt e as principais alternativas para você testar num próximo projeto.

O gráfico de Gantt ou Gantt chart na gestão de projetos

Desenvolvido por Henry Gantt em 1915, o gráfico de Gantt é um gráfico de barras que mostra as atividades  ao longo do tempo para ilustrar o cronograma do projeto. Esse gráfico costuma ser usado para destacar as dependências das atividades e para manter o projeto no caminho certo. 

Porém, é mais fácil falar do que fazer - e o gráfico de Gantt demonstra grandes desvantagens. 

Desvantagens do gráfico de Gantt

1. O gráfico de Gantt é confuso e difícil de entender. Após adicionar dependências, recursos, marcos e prazos, o diagrama  de Gantt vira algo enorme e monstruoso. As partes interessadas podem ter dificuldade em entendê-lo.
2. O gráfico de Gantt é inflexível. Na era da gestão ágil de projetos, não faz muito sentido usar um diagrama que exige um enorme planejamento, uma vez que os planos provavelmente mudarão.
3. O gráfico de Gantt exige muito trabalho para ser atualizado. Em conjunto com o item 2, quando os planos mudam, atualizar o de Gantt de acordo com eles leva tempo e muitas vezes ignora pontos importantes. Por esse motivo, o gráfico de Gantt está frequentemente desatualizado e dificulta a comunicação eficaz da equipe.
4. O gráfico de Gantt geralmente envolve um software caro. Em vez de comprar um software de gestão de projetos e usá-lo apenas para criar gráficos de Gantt, você pode economizar muito tempo e dinheiro com alternativas a esses gráficos.
5. O gráfico de Gantt é difícil de criar de forma colaborativa, de compartilhar e de imprimir.A maioria dos softwares de gestão de projetos dificulta ou até impossibilita a criação de um gráfico de Gantt de forma colaborativa. Após criado, ele é difícil de imprimir e de compartilhar.

Alternativas ao gráfico de Gantt na gestão de projetos 

Se você estiver acenando com a cabeça enquanto lê isto, é hora de testar outros modelos de cronograma de projeto.

Para começar, cada uma das opções vem com um modelo que você pode usar no Lucidchart. No nosso espaço de trabalho visual na web, você cria diagramas profissionais e compartilha com sua equipe para colaborar em tempo real. 

1. Linha do tempo de planejamento do projeto

A linha do tempo de planejamento do projeto mostra uma sequência cronológica dos eventos sem os detalhes complicados do gráfico de Gantt. Com ela, você tem uma conversa geral com as partes interessadas sem ter que sobrecarregá-las com as atividades da equipe, a limitação de recursos e as dependências.

Considere usar este modelo de linha do tempo da gestão de projetos no Lucidchart. Ele é fácil de entender e pode ser modificado rapidamente conforme seus planos mudam. Basta ajustar as datas de início e de término no menu "formas avançadas" e, em seguida, arrastar e soltar os blocos e marcos do projeto para refletir os prazos modificados.

2. Diagrama de rede para projetos

Outra opção é um diagrama de rede para projetos. Como alternativa ao gráfico de Gantt, o diagrama de rede é usado para definir o escopo do projeto e determinar o caminho crítico dele. Caminho crítico é o caminho mais longo usado no diagrama, a fim de determinar quanto tempo o projeto levará. O diagrama de rede para projetos monitora dependências e detalhes, como o número de identificação da atividade e os recursos alocados.

Alguns gerentes evitam o diagrama de rede porque não gostam de reorganizar caixas e setas à medida que os planos mudam. No Lucidchart, porém, você pode compartilhar diagramas com toda a equipe para que ela atualize instantaneamente o documento original, em vez de enviar revisões que se acumulam na sua caixa de entrada. Ao escolher um diagrama de rede como alternativa ao gráfico de Gantt, você não se sobrecarrega com a papelada nem sacrifica a flexibilidade do programa.

O diagrama de rede para projetos geralmente é chamado de gráfico de PERT, pois é usado com a técnica de avaliação e de revisão de programas. Veja como o gráfico de PERT se compara ao gráfico de Gantt na gestão de um projeto. 

3. Quadro Kanban

O quadro Kanban é a solução ideal para equipes com fluxo flexível de trabalho. Assim como o gráfico de Gantt, o quadro Kanban monitora o progresso das tarefas do início ao fim, e a simplicidade visual dos cartões em movimento faz desse um quadro fácil de entender, ideal na comunicação com os colegas de trabalho.

O quadro Kanban pode ser físico ou virtual. A opção virtual é ideal para uma equipe separada geograficamente. No Lucidchart, vocês podem até conduzir o planejamento Sprint juntos, pois vários editores adicionam cartões ao seu quadro em tempo real. Altere as cores para transmitir informações extras, incluindo o tipo de projeto.

4. Quadro scrum 

Semelhante ao quadro Kanban, o quadro scrum organiza projetos cronologicamente por sprints. O formato é bastante flexível e facilmente personalizável. O quadro scrum é dividido em faixas horizontais ou verticais, usadas para monitorar atividades que precisam ser concluídas em cada sprint. As linhas mais comuns são "A fazer", "Em andamento", "Em teste" e "Concluído". Adicione ou exclua as atividades necessárias para se ajustar à linha do tempo do sprint.

5. Fluxograma interfuncional

O fluxograma interfuncional usa linhas para delinear as responsabilidades entre diferentes equipes ou grupos. Ele acompanha as dependências e transferências de informações ou produtos de uma equipe para a outra. Por esse motivo, é uma ótima alternativa ao gráfico de Gantt ao se trabalhar em um grande projeto com várias equipes.

Para adicionar detalhes ao fluxograma interfuncional, disponha linhas horizontais e colunas verticais. Um eixo pode mostrar as equipes, enquanto o outro representa o tempo, como no exemplo abaixo. Após criar um fluxograma no Lucidchart, compartilhe com todas as equipes e partes interessadas envolvidas para, assim, estabelecer uma única fonte da verdade para o projeto. Você controla até quem é capaz de editar, comentar e ver. 

6. Checklist

Nada é mais básico do que um checklist. Todos nós já usamos um para aumentar nossa produtividade pessoal, seja em casa ou no trabalho. E por que não usar um com toda a sua equipe? O checklist pode ser utilizado sozinho ou anexado a um diagrama de rede para projetos, visando reunir perspectivas gerais com itens de ação específicos.

Para incrementar o checklist, você pode incluir formas dinâmicas no Lucidchart para monitorar quantas atividades foram concluídas rapidamente.

7. Gráfico de Gantt simples

Se sua única hesitação em usar um gráfico de Gantt é a complexidade, a versão simples pode ser uma solução. Dê uma olhada na versão modificada no Lucidchart. 

O gráfico de Gantt pode ser complicado de entender e difícil de manter, além de atrapalhar a comunicação com os membros da sua equipe ou impedir a flexibilidade necessária. Confira as alternativas ao gráfico de Gantt clicando no modelo acima.