Je kent het gezegde waarschijnlijk wel: je moet geld uitgeven om geld te verdienen. Maar misschien moet het zijn: je moet geld verstandig uitgeven om geld te verdienen.

Naarmate je bedrijf groeit, moet je bepalen wanneer en hoe je geld gaat uitgeven aan voorraden, nieuwe apparatuur, nieuwe teamleden, enzovoort. Je wilt niet met geld gaan strooien zonder eerst een behoefte te hebben beoordeeld, zonder na te gaan of je het geld wel hebt om uit te geven en zonder de baten van het uit te geven geld op een rijtje te hebben.

Met een kosten-batenanalyse bepaal je hoe je je geld efficiënt kunt besteden voor het beste potentiële rendement op je investering.

Wat is een kosten en baten analyse?

In 1848 schreef de Franse civiel ingenieur en econoom Jules Dupuit een artikel dat de concepten van een kosten en baten analyse introduceerde. In wezen houdt een kosten en baten analyse in dat je de baten van een bedrijfsbeslissing of beleid optelt en vergelijkt met de bijbehorende kosten. Met een kosten en baten analyse kun je:

• Bepalen of een investering verantwoord is. Controleer of de baten opwegen tegen de kosten en zo ja, hoeveel.
• Het totaal aan verwachte kosten vergelijken met het totaal aan verwachte baten.
• De hoeveelheid tijd schatten die nodig is om de baten van je investering te realiseren.

Stel bijvoorbeeld dat je nieuwe software aan het ontwikkelen bent en dat je huidige ontwikkelteam het nauwelijks nog aan kan. Je kunt een kosten en baten analyse uitvoeren om te bepalen welke baten je haalt uit de introductie van nieuwe software op de markt, hoeveel mensen je moet aannemen en hoeveel geld voor die nieuwe werknemers nodig is, en om in te schatten of het rendement op de investering opweegt tegen de kosten.

Een kosten en baten analyse uitvoeren

Een kosten en baten analyse, ook wel een kostenbesparing analyse genoemd, is essentieel om te kunnen bepalen of je met een nieuw project of voorstel moet doorgaan.

Volg deze zes stappen om een succesvolle kosten analyse uit te voeren.

Stap 1: bepaal de kosten van het vasthouden aan de status quo

Met deze stap krijg je inzicht in de potentiële kosten van niets doen en kun je bepalen of het haalbaar is om een nieuw project te starten. Soms is niets doen de beste keuze. Aan de andere kant kan niets doen leiden tot een ramp als je daardoor achterloopt op je concurrenten. Niets doen kan je dan uiteindelijk meer kosten dan investeren.

Stap 2: identificeer de kosten

Neem de tijd om te brainstormen over de kosten van het project. Maak een uitgebreide lijst met alle kosten die je kunt bedenken die van invloed kunnen zijn, zoals:

• Aanloopkosten
• Onverwachte kosten
• Materiële kosten
• Immateriële kosten
• Doorlopende of toekomstige kosten
• Alle mogelijke risico's die kosten met zich mee kunnen brengen

Overweeg een mindmap te maken om over de potentiële kosten van elk project te brainstormen en deze te koppelen aan de verwachte baten.

Stap 3: identificeer de baten

Bepaal in deze stap wat de mogelijke baten zijn als je doorgaat met het project. Stel jezelf de volgende vragen:

• Welke extra inkomsten komen er voort uit de investering?
• Wat is het rendement op de investering? Definieer wat het ROI voor je bedrijf betekent. Misschien meet je ROI op basis van omzet, efficiëntie of marktaandeel. Wat je definitie ook is, vermeld de baten die zijn gekoppeld aan ROI.
• Bepaal hoe ver je in de toekomst moet kijken om baten op de lange termijn te identificeren. Als je te ver vooruit moet kijken, kan dat minder vertrouwen wekken over mogelijke baten. Als je bijvoorbeeld langetermijnvoordelen verwacht van een nieuw computersysteem, kan snel veranderende technologie je plannen in de war schoppen.

Stap 4: koppel een geldwaarde aan de kosten en baten

Alle kosten en baten moeten worden gemeten in dezelfde monetaire eenheid. Als je een kosten en baten analyse uitvoert voor een internationaal bedrijf, probeer dan niet om de kosten van een project te scheiden in verschillende valuta's op basis van land of regio. Het is veel gemakkelijker om de werkelijke kosten en opbrengsten bij te houden als alles dezelfde valuta heeft.

Neem bij het te gelde maken van kosten ook de menselijke kosten mee:

• Hoeveel mensen zijn er nodig om het project te voltooien?
• Moet je nieuwe mensen aannemen?
• Hoeveel nieuwe apparatuur is er nodig?
• Moet bestaande apparatuur worden vervangen?
• Moet er training worden gegeven? Hoeveel tijd ben je kwijt aan die training?

Het te gelde maken van de baten is misschien niet zo eenvoudig als een waarde geven aan de kosten, omdat het nauwkeurig voorspellen van inkomsten lastig kan zijn. Overleg met andere stakeholders om te bepalen welke waarde je toekent aan immateriële baten, zoals werknemers tevreden houden, het waarborgen van de gezondheid en veiligheid van werknemers of het versterken van de positie van je bedrijf bij distributeurs.

Stap 5: Maak een tijdlijn voor verwachte kosten en inkomsten

Breng in kaart wanneer je de kosten en baten verwacht en hoeveel deze zullen zijn. Met de tijdlijn kun je de verwachtingen van alle geïnteresseerde partijen afstemmen, definiëren en volgen. Bovendien kun je met de tijdlijn de aankomende kosten en de gevolgen voor de inkomsten plannen, zodat je ze kunt beheren en zo nodig aanpassen als zaken veranderen.

Stap 6: vergelijk kosten en baten

Bereken je totale kosten en je totale baten op basis van de lijsten die je hebt gemaakt. Gebruik voor al je berekeningen dezelfde valuta. Door de twee waarden te vergelijken, kunt je bepalen of de baten hoger zijn dan de kosten.

Je moet ook rekening houden met het volgende bij het vergelijken van kosten en baten:

Inflatie

De koopkracht van een euro zal over een jaar minder zijn dan nu. Als de inflatie bijvoorbeeld drie procent is, is een euro over een jaar slechts 97 cent waard. Over 12 maanden betaal je een euro om een item te kopen dat vandaag 97 cent kost.

Verloren rendement op de investering

Als je nu geld uitgeeft om je project te financieren, verlies je potentiële inkomsten van rente als je het geld in plaats daarvan zou investeren.

Kortingstarief

Dit tarief vertegenwoordigt de toekomstige waarde van de huidige valuta, rekening houdend met de effecten van inflatie en het gederfde rendement op de investering.

Terugverdienperiode

De terugverdienperiode bepaalt hoe lang het duurt voordat je break-evenpunt is bereikt wanneer de kosten door de baten zijn terugbetaald. Om de terugverdientijd te berekenen, deel je de verwachte totale kosten door de verwachte totale inkomsten.

Totale kosten ÷ inkomsten (baten) = terugverdientijd

Als je de kosten en baten van verschillende zakelijke beslissingen vergelijkt, kun je een beslisboom maken. Hiermee breng je de verschillende scenario's in kaart, weeg je de verwachte resultaten en presenteer je je bevindingen aan stakeholders en besluitvormers op een eenvoudig te begrijpen manier.

Hulp van Lucidchart bij het uitvoeren van een kosten en baten analyse

Of je nu grote of kleine projecten plant, de kans is groot dat je niet in je eentje een kosten en baten analyse uitvoert. Er kunnen veel mensen binnen je organisatie zijn die bij het analyse proces betrokken moeten of willen worden. Doordat veel bedrijven veel locaties over wereldwijd hebben, is het onmogelijk om iedereen tegelijkertijd in dezelfde ruimte te krijgen.

Met Lucidchart kun je iedereen tegelijkertijd bij elkaar brengen, ongeacht hun fysieke locatie. Alle documenten zijn opgeslagen en toegankelijk in de cloud, wat betekent dat alle deelnemers vanaf elke locatie ter wereld tegelijkertijd aan hetzelfde document kunnen werken.

Omdat al je Lucidchart documenten in de cloud worden opgeslagen, zijn ze in real time toegankelijk en kunnen ze worden bijgewerkt als er nieuwe ideeën worden bedacht en beslissingen worden genomen.

Meld je aan voor een gratis Lucidchart account en ga nu aan de slag.

Meld je vandaag nog aan