Probablemente hayas escuchado el dicho: "Tienes que gastar dinero para ganar dinero". Pero tal vez debería ser: "Tienes que gastar dinero sabiamente para ganar dinero".

A medida que tu negocio crezca, deberás determinar cuándo y cómo gastar dinero en suministros, equipos nuevos, nuevos integrantes del equipo, etc. No hay que empezar a tirar el dinero sin antes evaluar una necesidad, determinar si se tiene el dinero para gastar y proyectar cuáles serán los beneficios de gastar ese dinero.

El análisis de costo-beneficio puede ayudarte a determinar dónde gastar tu dinero de manera eficiente para obtener el mejor retorno posible de tu inversión.

¿Qué es un análisis de costo-beneficio?

En 1848, un ingeniero civil y economista francés, Jules Dupuit, escribió un artículo que presentó los conceptos del análisis de costo-beneficio. Básicamente, un análisis de costo-beneficio consiste en sumar los beneficios de una decisión o política empresarial y comparar los beneficios con los costos asociados. Utiliza un análisis de costo-beneficio para:

• Determinar si una inversión es sensata: verificar que los beneficios superen los costos y, de ser así, por cuánto.
• Comparar los costos totales previstos con el total de beneficios previstos.
• Estimar la cantidad de tiempo que tardarás en percibir los beneficios de tu inversión.

Por ejemplo, digamos que estás desarrollando un nuevo software y tu equipo de desarrollo actual está al límite. Puedes hacer un análisis de costo-beneficio para determinar qué beneficios obtendrías al lanzar un nuevo software al mercado, cuántas personas debes contratar y cuánto dinero se necesitará para pagar a los nuevos empleados, y también para calcular si el retorno de esta inversión superará los costos.

Cómo hacer un análisis de costo-beneficio

Un análisis de costo-beneficio, a veces llamado análisis de ahorro de costos, es fundamental para ayudarte a determinar si debes seguir adelante con un nuevo proyecto o una nueva propuesta.

Sigue estos seis pasos que te permiten hacer correctamente un análisis basado en los costos.

Paso 1: Comprender el costo de mantener el statu quo

Este paso te permite comprender los costos potenciales de no hacer nada y puede ayudarte a determinar si es incluso factible comenzar un nuevo proyecto. A veces, no hacer nada es lo correcto. Por otro lado, no hacer nada puede conducir a un desastre si te atrasas respecto de tus competidores: no hacer nada podría acabar costándote más que invertir.

Paso 2: Identifica los costos

Tómate un tiempo para intercambiar ideas sobre los costos asociados con el proyecto. Haz una lista completa que incluya cualquier costo que puedas pensar que podría tener un impacto, como por ejemplo:

• Costos iniciales
• Costos imprevistos
• Costos tangibles
• Costos intangibles
• Costos continuos o futuros
• Cualquier riesgo potencial que pueda tener un costo

Considera usar un mapa mental para intercambiar ideas sobre los costos potenciales de cada proyecto y vincularlos con los beneficios previstos.

Paso 3: Identificar los beneficios

En este paso, determina cuáles serán los beneficios potenciales si continúas con el proyecto. Hazte las siguientes preguntas:

• ¿Qué ingresos adicionales se obtendrán con la inversión?
• ¿Cuál es el retorno de la inversión? Define lo que significa el ROI para tu empresa; tal vez midas el ROI por ingresos, eficiencia o participación de mercado. Sea cual sea tu definición, enumera los beneficios asociados con el ROI.
• Determina hasta dónde debes proyectar en el futuro para identificar los beneficios a largo plazo. Si miras demasiado lejos, puedes tener menos confianza en los posibles beneficios. Por ejemplo, si esperas beneficios a largo plazo de un nuevo sistema informático, una tecnología que cambia rápidamente podría complicar tus planes.

Paso 4: Asigna un valor monetario a los costos y beneficios

Todos los costos y beneficios deben medirse en la misma unidad monetaria. Si estás haciendo un análisis de costo-beneficio para una empresa internacional, no intentes separar los costos de un proyecto en diferentes monedas según el país o la región. Es mucho más fácil hacer un seguimiento de los costos y rendimientos reales si se asigna la misma moneda a todo.

Al monetizar los costos, asegúrate de incluir los costos humanos:

• ¿Cuántas personas se necesitarán para completar el proyecto?
• ¿Deberás contratar nuevo personal?
• ¿Cuánto equipo nuevo se necesitará?
• ¿Es necesario sustituir los equipos existentes?
• ¿Habrá capacitación? ¿Cuánto tiempo se perderá en la capacitación?

Monetizar los beneficios puede no ser tan fácil como valorar los costos, ya que predecir los ingresos con exactitud puede ser complicado. Consulta con otras partes interesadas para determinar el valor que asignarás a los beneficios intangibles, como mantener la satisfacción de los empleados, garantizar la salud y la seguridad de los empleados o fortalecer la posición de tu empresa ante los distribuidores.

Paso 5: Crea un cronograma para los costos e ingresos previstos

Planifica cuándo esperas que ocurran los costos y beneficios, y a cuánto ascenderán. El cronograma te ayuda a alinear, definir y hacer un seguimiento de las expectativas de todas las partes interesadas. Además, el cronograma puede permitirte planificar los próximos costos e impactos de los ingresos, lo que te permitirá gestionar y ajustar lo necesario a medida que las cosas cambien.

Paso 6: Compara los costos y los beneficios

Calcula tus costos totales y tus beneficios totales según las listas que hiciste. Asegúrate de usar la misma moneda para todos tus cálculos. Comparar los dos valores te permite determinar si los beneficios superan los costos.

También debes tener en cuenta lo siguiente al comparar costos y beneficios:

Inflación

El poder adquisitivo de un dólar será menor en un año de lo que es hoy. Por ejemplo, si la tasa de inflación es del tres por ciento, en un año, un dólar solo valdrá 97 centavos. En 12 meses, pagarás un dólar para comprar un artículo que cuesta 97 centavos hoy.

Pérdida del retorno de la inversión

Al gastar el dinero ahora para financiar tu proyecto, perderás los posibles ingresos de los intereses que percibirías si invirtieras el dinero.

Tasa de descuento

Esta tasa representa el valor futuro de la moneda actual considerando los efectos de la inflación y la pérdida del retorno de la inversión.

Período de retorno

El período de retorno define cuánto tiempo tardarás en llegar a tu punto de equilibrio cuando los beneficios hayan pagado los costos. Para calcular el tiempo de retorno, divide el costo total proyectado por los ingresos totales proyectados.

Costo total ÷ ingresos (beneficios) = tiempo de retorno

Si estás comparando los costos y beneficios de diferentes decisiones de negocio, puedes crear un árbol de decisiones para trazar diferentes escenarios, ponderar los resultados proyectados y presentar tus conclusiones a las partes interesadas y a los responsables de la toma de decisiones de una manera que sea fácil de entender.

Cómo Lucidchart puede ayudarte a hacer un análisis de costo-beneficio

Ya sea que estés planificando proyectos grandes o pequeños, es probable que no estés haciendo un análisis de costo-beneficio por tu cuenta. Es posible que haya muchas personas dentro de tu organización que necesiten o quieran participar en el proceso de análisis. Como muchas empresas tienen muchas ubicaciones geográficas repartidas por todo el mundo, puede ser imposible que todos estén en la misma sala al mismo tiempo.

Lucidchart puede ayudarte a reunir a todos al mismo tiempo, independientemente de su ubicación física. Todos los documentos se almacenan en la nube y se puede acceder a ellos desde ella, lo que significa que todos los participantes pueden trabajar en el mismo documento al mismo tiempo desde cualquier lugar del mundo.

Dado que todos tus documentos de Lucidchart se almacenan en la nube, se puede acceder a ellos y actualizarlos en tiempo real a medida que se piensan nuevas ideas y se toman decisiones.

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