Vous avez probablement entendu dire : « il faut dépenser de l’argent pour en gagner. » Mais il serait plus sage de préciser : « il faut dépenser de l’argent à bon escient pour en gagner. »

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous devrez déterminer quand et comment dépenser votre budget pour l’achat de fournitures, de nouveaux équipements, l’embauche de nouveaux collaborateurs, etc. Ne multipliez pas les investissements avant d’avoir évalué vos besoins, déterminé si vous disposez des fonds nécessaires et anticipé les retours de ces investissements.

Une analyse coût-bénéfice peut vous aider à déterminer la meilleure façon de répartir vos ressources financières.

Qu’est-ce qu’une analyse coût-bénéfice ?

En 1848, un ingénieur et économiste français, Jules Dupuit, a rédigé un article présentant les concepts de l’analyse coût-bénéfice (ACB), aussi appelée analyse coût-avantage (ACA) ou cost-benefits en anglais. Fondamentalement, une analyse coût-bénéfice consiste à faire la somme des bénéfices d’une décision ou d’une politique d'entreprise et à les comparer aux coûts correspondants. Utilisez une analyse coût-bénéfice pour :

• déterminer si un investissement est judicieux en vous assurant que les avantages l’emportent sur les coûts et, si oui, de combien ;
• comparer le coût total attendu par rapport bénéfices total attendus ;
• estimer le temps qu’il vous faudra pour profiter des avantages de votre investissement.

Supposons, par exemple, que vous développiez un nouveau logiciel et que votre équipe actuelle soit au maximum de ses capacités. Vous pouvez effectuer une analyse coût-bénéfice pour déterminer quels bénéfices vous tireriez à lancer un nouveau logiciel sur le marché, combien de collaborateurs vous devez embaucher et combien d’argent sera nécessaire pour rémunérer ces nouveaux employés, afin d’évaluer si le retour sur investissement sera supérieur aux coûts engendrés.

Comment réaliser une analyse coût-bénéfice ?

Une analyse coût-bénéfice est indispensable pour déterminer si vous devez mettre en œuvre un nouveau projet ou une nouvelle proposition.

Suivez ces six étapes pour réussir une analyse basée sur les coûts.

Étape 1 : Déterminer le coût du maintien du statu quo

Cette étape vous permet de mesurer vos coûts si vous ne changez rien et de déterminer s’il est possible de démarrer un nouveau projet. Parfois, ne rien faire est la meilleure décision à prendre. En revanche, l’inertie peut aussi mener au désastre si vous prenez du retard sur vos concurrents et vous coûter plus cher qu’un investissement.

Étape 2 : Identifier les coûts

Prenez le temps de réfléchir aux coûts associés à votre projet. Faites une liste complète de tous les coûts auxquels vous pensez et qui pourraient avoir un impact, par exemple :

• Coûts initiaux
• Coûts imprévus
• Coûts tangibles
• Coûts intangibles
• Coûts continus ou futurs
• Tout risque pouvant avoir un coût

Envisagez d’utiliser une carte mentale pour réfléchir aux coûts potentiels de chaque projet et les rattacher aux opportunités attendues.

Étape 3 : Identifier les opportunités

À cette étape, déterminez quels seront les bénéfices potentiels si vous menez le projet à bien. Posez-vous les questions suivantes :

• Quels revenus supplémentaires découleront de cet investissement ?
• Quel est le retour sur investissement ? Définissez ce que le retour sur investissement signifie pour votre entreprise : le mesurez-vous en fonction du chiffre d’affaires, de l’efficacité ou de la part de marché ? Quelle que soit votre définition, listez les bénéfices associés au retour sur investissement.
• Déterminez jusqu’où vous devez vous projeter pour identifier les opportunités à long terme. Si vous cherchez trop loin, les bénéfices identifiés vous paraîtront trop incertains. Par exemple, si vous attendez des avantages à long terme d’un nouveau système informatique, l’évolution rapide de la technologie pourrait bouleverser vos plans.

Étape 4 : Attribuer une valeur monétaire aux coûts et opportunités

Tous les coûts et opportunités doivent être mesurés dans la même unité monétaire. Si vous effectuez une analyse coût-bénéfice pour une multinationale, n’essayez pas de séparer les coûts d’un projet en différentes monnaies en fonction du pays ou de la région. Il est beaucoup plus facile de suivre les coûts et les retours réels si vous attribuez la même monnaie à tous les éléments.

Lorsque vous quantifiez les coûts, assurez-vous d’inclure les coûts humains :

• Combien de personnes seront nécessaires pour mener à bien le projet ?
• Aurez-vous besoin d’embaucher de nouveaux collaborateurs ?
• Combien de nouveaux équipements seront nécessaires ?
• Les équipements existants devront-ils être remplacés ?
• Une formation sera-t-elle nécessaire ? Si oui, combien de temps devrez-vous y consacrer ?

Il n’est pas toujours aussi facile de chiffrer les avantages que les coûts, car prévoir les recettes exactes peut s’avérer délicat. Consultez les parties prenantes pour déterminer la valeur à attribuer aux avantages intangibles, tels que la satisfaction des employés, leur santé et leur sécurité, ou le renforcement de la position de votre entreprise auprès de ses distributeurs.

Étape 5 : Créer une chronologie des coûts et des revenus attendus

Indiquez à quel moment vous prévoyez que les coûts et les bénéfices se manifesteront et à combien ils s’élèveront. Un calendrier prévisionnel peut vous aide à coordonner, définir et suivre les exigences de toutes les parties concernées. En outre, cet outil peut vous aider à prévoir l’impact des coûts et des revenus à venir, ce qui vous permettra de gérer et d’ajuster vos efforts en fonction de la situation.

Étape 6 : Comparer les coûts et les bénéfices

Calculez les coûts totaux et le nombre total d'opportunités en vous appuyant sur les listes que vous avez pré-établies. Veillez à utiliser la même monnaie pour tous vos calculs. Comparer ces deux valeurs vous permettra de déterminer si les bénéfices l’emportent sur les coûts.

Veillez également à prendre en compte les éléments suivants lorsque vous comparez les coûts et les opportunités :

Inflation

Le pouvoir d’achat d’un dollar sera inférieur dans un an à ce qu’il est aujourd’hui. Par exemple, si le taux d’inflation est de trois pour cent, dans un an, un dollar ne vaudra plus que 97 cents. Dit autrement, dans 12 mois, vous paierez un dollar pour acheter un article qui coûte 97 cents aujourd’hui.

Perte du retour sur investissement

En dépensant de l’argent maintenant pour financer votre projet, vous perdrez les intérêts qui auraient pu être générés par le placement de ces fonds.

Taux de remise

Ce taux représente la valeur future de la monnaie d’aujourd’hui en tenant compte des effets de l’inflation et du retour sur investissement perdu.

Délai de récupération

Le délai de récupération, ou temps de retour, définit le temps qu’il vous faudra pour atteindre votre seuil de rentabilité, lorsque les avantages auront compensé les coûts. Pour calculer le temps de retour sur investissement, divisez le total des coûts prévus par le total des revenus prévus.

Coût total ÷ recettes (avantages) = temps de retour sur investissement

Si vous comparez les coûts et les opportunités des différentes décisions d'entreprise, vous pouvez créer un arbre de décision pour définir différents scénarios, évaluer les résultats prévus et présenter vos conclusions aux parties prenantes et aux décideurs d’une manière facile à comprendre.

Comment Lucidchart peut vous aider à réaliser une analyse coût-bénéfice ?

Que vous planifiiez des projets de petite ou de grande envergure, il est probable que vous ne procédiez pas à une analyse coût-bénéfice tout seul. De nombreux membres de votre organisation doivent ou veulent être impliqués dans ce processus. Certaines entreprises étant présentes dans le monde entier, il peut être impossible de réunir tous les intervenants dans une même pièce.

Lucidchart peut vous aider à rassembler l’ensemble de vos collaborateurs au même moment, quelle que soit la distance qui vous sépare. Tous les documents sont stockés et accessibles sur le cloud, ce qui signifie que les participants peuvent travailler sur le même projet au même moment, où qu’ils se trouvent dans le monde.

Tous vos documents Lucidchart étant conservés dans le cloud, ils peuvent être consultés et actualisés en temps réel, à mesure que naissent de nouvelles idées et que des décisions sont prises.

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