Modélisation et analyse de processus AS IS / TO BE

Les entreprises comptent sur la fiabilité de leurs processus pour atteindre leurs objectifs de manière efficace. Sans optimisation des processus de production, elles risquent de perdre de l’argent, des collaborateurs et même des clients.

C’est là que l’analyse des processus as-is entre en jeu.

Analyser leur état actuel permet aux organisations de documenter, de contrôler et d’optimiser leurs processus afin d’améliorer leurs performances, leur efficacité et leurs résultats.

Continuez votre lecture pour découvrir comment modéliser un processus as-is et améliorer votre activité.

En quoi consiste l’analyse des processus as-is ?

L’analyse des processus as-is, ou analyse de l’état actuel, est une sméthode de modélisation des processus qui identifie et évalue les processus d’une entreprise.

Elle peut porter sur la totalité d’une entreprise ou sur un ou plusieurs processus spécifiques d’un service ou d’une équipe.

Plusieurs objectifs et raisons essentiels peuvent motiver le recours à une analyse de l’état actuel, notamment :

• Économiser de l’argent
• Optimiser des processus existants ou en créer de nouveaux
• Renforcer la satisfaction client
• Améliorer la coordination des activités et la réactivité de l’organisation
• Se conformer à de nouvelles normes réglementaires
• Adapter des processus suite à une fusion ou une acquisition

Selon une enquête menée en 2015 par BPTrends, la principale raison invoquée par les entreprises qui appliquent un système de gestion des processus est la volonté de faire des économies en réduisant les coûts et/ou en augmentant la productivité, suivie de près par la nécessité d’améliorer la satisfaction client pour rester compétitif.

Comparaison entre l’analyse de l’état actuel et celle de l’état futur

L’analyse de l’état actuel des processus et celle de leur état futur sont étroitement liées dans le cadre de l’évaluation des processus métier. En d’autres termes, les cartes as-is représentent vos processus actuels et les cartes to-be ce que vous souhaitez qu’ils deviennent.

La phase as-is présente l’état actuel de vos processus et les éventuels problèmes ou lacunes que soulève leur mode de fonctionnement. Une fois que vous avez modélisé ces aspects, vous pouvez entrer dans la phase to-be de la gestion des processus.

La cartographie de processus to-be illustre la forme que vous souhaitez donner à votre processus. En vous appuyant sur le diagramme as-is, vous collaborez avec les parties prenantes en vue d’améliorer le processus actuel et de reporter ces modifications sur votre carte to-be.Lucidchart simplifie la collaboration grâce à des fonctions de partage et de commentaire conviviales. Grâce à Lucidchart, les parties prenantes peuvent rapidement consulter les documents relatifs à l’état actuel et à l’état futur, et communiquer facilement leur avis à chaque itération.

De plus, vous pourrez conserver les documents de l’état actuel et de l’état futur, ce qui aidera les membres de votre organisation à préserver la cohérence des processus et à suivre plus efficacement les avancées et les résultats.

Utilisez des calques dans Lucidchart pour décrire et représenter vos processus actuels et futurs. Les zones cliquables vous permettent de passer d’un calque à l’autre afin de distinguer clairement les différences entre les deux états et de présenter facilement vos modèles à d’autres personnes.

Avantages de l’analyse de processus as-is

Le principal intérêt de l’analyse de processus as-is est de créer une base solide pour les processus d’une organisation. Elle permet en effet d’évaluer l’état actuel des processus et d’identifier les possibilités d’amélioration.

Sans ces informations fondamentales, il est difficile de gérer et d’améliorer les processus. En d’autres termes, si vous ne connaissez pas votre point de départ, vous aurez du mal à atteindre votre objectif.

En établissant des rapports sur l’état actuel et l’état futur de leurs processus, les entreprises peuvent également :

• Harmoniser leurs activités avec leur stratégie métier
• Améliorer la communication et la formation relatives aux processus
• Augmenter leur efficacité opérationnelle
• Renforcer le suivi et la coordination au sein de l’organisation
• Obtenir un avantage concurrentiel

Étapes de l’analyse de processus as-is

L’analyse de processus as-is comprend trois phases principales : la recherche, la documentation et l’analyse.

1. Recherche

Pour réaliser une analyse complète de l’état actuel d’une entreprise, vous devez avoir une vue d’ensemble de ses principaux produits et activités.

Commencez par dresser une liste de tous vos produits et services pour obtenir un aperçu précis de la chaîne de valeur. Ensuite, identifiez tous les processus mis en œuvre pour générer ces produits et services à chaque niveau et classez-les par ordre chronologique. (Certains processus peuvent se dérouler en parallèle.)

Veillez à noter le début et la fin de chaque processus et à identifier les équipes ou les personnes impliquées (ou responsables) de leur exécution.

Les parties prenantes et les responsables supérieurs peuvent vous aider à définir les grandes lignes, mais vous devrez communiquer avec les collaborateurs qui mettent en œuvre et supervisent directement chaque processus afin de créer un rapport complet et précis.

Examinons quelques-unes des façons dont vous pouvez recueillir les informations dont vous aurez besoin.

Entretiens individuels

Interrogez les parties prenantes chargées de chaque processus, ainsi que les responsables ou autres experts impliqués dans leur réalisation. Les bilans individuels peuvent confirmer quels sont les processus qui fonctionnent bien (ou pas) et mettre en lumière certaines phases de leur exécution dont vous ignoriez peut-être l’existence.

Toutefois, si les entretiens individuels sont précieux, il est préférable de questionner plusieurs intervenants (dans la mesure du possible) afin d’obtenir une vision plus complète du processus. Attention à ne pas tirer de conclusions en vous basant uniquement sur le rapport d’une seule personne.

Observation directe

Outre les entretiens avec les collaborateurs sur le terrain, prenez le temps d’observer directement les processus en action. Prenez note des personnes impliquées à chaque étape, ainsi que des éléments de soutien systémique et des ressources disponibles et/ou utilisées.

Questionnaires

Envoyez des sondages ou des questionnaires aux différents acteurs du processus afin de recueillir des réponses écrites formelles. Les sondages vous permettent de poser des questions spécifiques auxquelles vous n’avez peut-être pas trouvé de réponse lors de vos observations ou entretiens.

Ils vous donnent également l’occasion d’obtenir un retour d’information et des réponses aux questions qui sont apparues en appliquant les autres méthodes de collecte d’informations (comme l’observation).

Réunions de groupe

Enfin, envisagez d’organiser une réunion de groupe avec les parties prenantes concernées pour présenter les processus et confirmer les conclusions obtenues précédemment.

L’objectif est de vous réunir plusieurs fois pour documenter collectivement le processus. Il est préférable de planifier ces réunions après avoir terminé vos autres recherches (notamment les entretiens et l’observation), car elles ont pour but d'exposer vos découvertes avant de collaborer avec les participants pour identifier les lacunes et confirmer vos conclusions.

2. Documenter

Une fois que vous avez recueilli les informations sur le processus, vous devez les documenter clairement au moyen d’une carte de processus.

La plupart des gestionnaires de processus utilisent la norme Business Process Model and Notation (BPMN) pour représenter l’état actuel de leurs processus. BPMN est un système standard de modélisation des processus conçu pour simplifier leur documentation et leur compréhension par l’ensemble des parties prenantes. Les bonnes pratiques du secteur préconisent par défaut la norme BPMN 2.0.

Lucidchart permet d’appliquer facilement la méthodologie BPMN 2.0 grâce à sa bibliothèque de formes dédiée. Il suffit de faire glisser et de déposer les formes sur votre document, puis de les mettre en forme selon vos besoins.

Bien que BPMN soit une norme populaire pour la création de diagrammes de processus, vous pouvez également utiliser d’autres types de diagrammes pour modéliser des flux de processus DevOps, concevoir vos processus ITIL/ITSM, créer des cartes de comptes ou visualiser votre parcours client.

Quel que soit votre type de processus ou de diagramme, votre carte de processus as-is doit inclure toutes les entrées et sorties du processus, les fonctions de soutien systémiques ainsi que des descriptions détaillées concernant son exécution.

3. Identifier les lacunes, les goulots d’étranglement et les faiblesses

Avant de construire un diagramme de l’état futur, vous devez examiner de près votre état actuel. Analysez vos processus actuels et identifiez les éléments suivants :

Goulots d’étranglement

Déterminez les points de blocage de vos processus et ce qui les provoque. Un goulot d’étranglement peut prendre la forme d’un trop grand nombre de réunions ou de personnes impliquées dans un processus d’approbation.

Lacunes

Repérez les lacunes potentielles de votre processus susceptibles d’entraver les performances/résultats souhaités. Par exemple, vous devrez peut-être ajouter une nouvelle étape à votre processus ou encore embaucher un nouveau collaborateur.

Faiblesses

Votre processus est peut-être adéquat, mais vérifiez néanmoins qu’il ne contient pas de faiblesses dans sa forme actuelle. Par exemple, il est possible que la communication et les transferts de responsabilités puissent être améliorés.

Après avoir identifié les lacunes de votre état as-is, vous pouvez commencer à planifier vos états to-be et découvrir les possibilités d’amélioration de vos processus. Vous pouvez utiliser les zones cliquables et les calques de Lucidchart pour planifier vos états actuel et futur et basculer de l’un à l’autre. Cela vous permet de déterminer facilement les modifications nécessaires et la manière de mettre en œuvre votre processus to-be.

Lucidchart vous permet de créer et de suivre facilement votre documentation, en assurant une transition en douceur entre la cartographie de vos processus actuels et la gestion de vos processus futurs.