Conceptos básicos para analizar tu proceso de negocio actual

Las empresas necesitan procesos de negocio sólidos para lograr sus objetivos de manera eficiente y eficaz. Sin un proceso de negocio fuerte, tu negocio podría perder dinero, talento e incluso clientes.

Ahí es donde entra el análisis del estado actual.  

Estudiar el estado actual de los procesos ayuda a las organizaciones a documentar, monitorear y optimizar los procesos de negocio para lograr más rendimiento, mayor eficiencia y mejores resultados. 

Aquí te indicamos cómo puedes llevar tu negocio al siguiente nivel documentando tu proceso actual.

¿Qué es el análisis del proceso de negocio actual?

El análisis del proceso "como es ahora", o análisis del estado actual, es una estrategia de gestión que identifica y evalúa los procesos de negocio que una empresa tiene implementados en el presente.

El análisis de estado actual puede centrarse en toda una organización comercial o en uno o más procesos de negocio específicos dentro de un departamento o equipo.

Hay varios objetivos o motivaciones clave para implementar el análisis del estado actual, que incluyen:

• Ahorrar dinero
• Mejorar los procesos de negocio existentes o crear nuevos
• Aumentar la satisfacción del cliente
• Mejorar la coordinación empresarial y la capacidad de respuesta organizativa
• Cumplir con los nuevos estándares regulatorios
• Adaptar los procesos de negocio tras una fusión o adquisición

En una encuesta realizada por BPTrends en 2015, la razón número uno que las empresas mencionaron para usar un sistema de gestión de procesos fue ahorrar dinero reduciendo los costos o aumentando la productividad, seguida de cerca por la necesidad de mejorar la satisfacción del cliente para seguir siendo competitivas.

Análisis del estado actual frente al análisis del estado futuro del proceso de negocio

El análisis del estado actual y el análisis del futuro van de la mano cuando se están evaluando los procesos de negocio. En pocas palabras, son mapas de cómo son los procesos ahora y de cómo quieras que sean en adelante.

La fase actual describe el estado de tus procesos ahora y cualquier carencia o problema en el modo de operación. Una vez que hayas hecho ese mapa, puedes pasar a la siguiente fase de la gestión del proceso de negocio: el futuro.

El mapa del proceso de negocio futuro muestra cómo quieres que sea ese proceso. Con el diagrama del proceso actual, trabajas con las partes involucradas para desarrollar mejoras y delinear esos cambios en el mapa del proceso futuro. Lucidchart facilita la colaboración mediante funciones sencillas para compartir y comentar. Las personas involucradas pueden ver rápidamente tus documentos del estado actual y del futuro y proporcionar comentarios fácilmente en cada iteración.

Mantener registros de los documentos del estado actual y el futuro ayudará a todos los miembros de la organización a mantener una coherencia en el proceso y a hacer un seguimiento del progreso y los resultados de manera más eficaz.

Usa las capas de Lucidchart para documentar y visualizar los procesos actual y futuro. Las áreas de acción te permiten alternar entre las capas para ver claramente las diferencias entre los dos y presentar fácilmente tu documentación a los demás.

Ventajas de analizar tu proceso actual

La principal ventaja del análisis del proceso actual es la creación de una base sólida para los procesos de negocio de una organización. El análisis del presente le permite a una empresa evaluar el estado actual de su proceso de negocio e identificar oportunidades de mejora.

Sin esa información fundamental, es difícil gestionar y mejorar los procesos. En otras palabras, si no sabes dónde estás ahora, tendrás dificultades para llegar a donde quieres ir.

Al realizar informes del estado actual y futuro de los procesos de negocio, las empresas también pueden conseguir estas cosas:

• Alinear las operaciones con la estrategia comercial
• Mejorar la comunicación y la capacitación en el proceso de negocio
• Incrementar la eficiencia operativa
• Aumentar el control y la coherencia en toda la organización
• Obtener una ventaja competitiva

Pasos del análisis del proceso de negocio actual

El proceso de negocio actual consta de tres fases principales: investigación, documentación y análisis.

1. Investigación

Para obtener un análisis completo del estado actual de una empresa, debes hacer una descripción general de sus principales productos y actividades.

Comienza por armar una lista de todos los productos y servicios para obtener un esquema claro de la cadena de valor de la empresa. Luego, identifica todos los procesos que se utilizan para generar esos productos y servicios en cada nivel y ordénalos cronológicamente (algunos procesos pueden ocurrir en paralelo).

Asegúrate de identificar cuándo comienza y termina cada proceso de negocio y qué equipos o individuos están involucrados en ese proceso de negocio (o son responsables de él).

Las personas involucradas y los gerentes pueden ayudarte con las descripciones generales, pero deberás conectarte con las personas que realizan y supervisan directamente cada proceso individual para crear un informe completo y preciso.

Echa un vistazo a algunas de las formas en que puedes recopilar la información que necesitarás.

Entrevistas personales

Entrevista a las personas involucradas que realizan cada proceso de negocio, así como a los gerentes u otros expertos en la materia relacionados. Los informes personales pueden confirmar los procesos que están funcionando bien (o no) y señalar pasos del proceso que, de otra manera, podrías no conocer.

Sin embargo, aunque las entrevistas personales son valiosas, entrevista a varias personas (cuando sea posible) para garantizar una imagen más completa del proceso de negocio. Ten cuidado de no sacar conclusiones basadas únicamente en el informe de una persona.

Observación directa

Además de entrevistar a las personas en el campo, tómate tiempo para observar directamente el proceso de negocio en acción. Toma nota de las personas involucradas en cada paso, así como de las funciones de soporte del sistema y de los recursos disponibles o utilizados.

Encuestas

Envía encuestas o cuestionarios a los participantes del proceso de negocio para recopilar respuestas formales por escrito. Las encuestas te permiten hacer preguntas específicas a las que quizás no hayas encontrado respuesta a partir de las observaciones o las entrevistas.

También te brindan la oportunidad de obtener opiniones y respuestas de los participantes a las preguntas que surgieron durante otras tácticas de recopilación de información (como la observación).

Reuniones grupales

Por último, considera organizar una reunión grupal de las personas involucradas relevantes para describir los procesos y confirmar los hallazgos anteriores con los participantes del proceso.

El objetivo es reunirse varias veces para documentar el proceso de negocio juntos. Es posible que sea mejor programar estas reuniones después de concluir otra investigación (por ejemplo, entrevistas y observación), porque puedes resumir todo lo que has aprendido y luego trabajar con los participantes para identificar cualquier falta de información y confirmar tus hallazgos.

2. Documentación

Una vez que hayas recopilado la información del proceso de negocio, deberás documentarla claramente en un mapa de procesos.

La mayoría de los gerentes de proceso utilizan el Modelo y Notación de Procesos de Negocio (también conocido como BPMN, por sus siglas en inglés) para diagramar el estado actual de su proceso de negocio. El BPMN es el sistema de modelado de procesos estándar diseñado para agilizar la documentación de procesos y facilitar la comprensión de todas las personas involucradas. Las mejores prácticas de la industria utilizan de forma predeterminada la notación de procesos de negocio BPMN 2.0 actual.

Lucidchart facilita la aplicación de la metodología BPMN 2.0 con su biblioteca de figuras para BPMN. Simplemente arrastra y suelta figuras en tu documento y dale formato según sea necesario.

Aunque la BPMN es un diagrama de procesos popular, tu proceso de negocio también se puede describir con otros tipos de diagramas, ya sea que necesites resumir flujos de procesos de negocio de DevOps, diseñar tus procesos de ITSM o ITIL, crear mapas de cuentas o visualizar la trayectoria de tu cliente.

Independientemente del tipo proceso de negocio o diagrama que uses, en esencia, tu mapa de procesos debe documentar todos los aportes al proceso de negocio, las funciones de soporte del sistema, descripciones detalladas sobre cómo se realiza el proceso y todos los resultados.

3. Identificación de carencias, cuellos de botella y debilidades

Antes de crear un diagrama de estado para el futuro, debes analizar detenidamente tu estado actual. Analiza tus procesos actuales y busca lo siguiente:

Cuellos de botella

Determina dónde puede haber demoras en tu proceso de negocio y qué las está causando. Un cuello de botella puede ser, por ejemplo, demasiadas reuniones o demasiadas personas involucradas en la aprobación de un proceso de negocio.

Carencias

Busca posibles carencias en tu proceso de negocio que obstaculicen el rendimiento o el resultado deseado. Por ejemplo, puede que tengas que agregar otro paso en tu proceso o incluso contratar a otra persona.

Debilidades

Es posible que tengas implementado el proceso de negocio correcto, pero busca sus debilidades. Por ejemplo, tal vez podría haber mejores comunicaciones y transferencias.

Después de identificar qué le falta a tu proceso, puedes comenzar a planificar el estado que quieres para el futuro y descubrir cómo puedes mejorar tu proceso de negocio. Puedes usar las área de acciones y las capas de Lucidchart para planificar y alternar entre tu estado actual y el futuro, de modo que sea fácil saber qué cambios se necesitan y cómo lograr tu próximo proceso de negocio.

Lucidchart simplifica la forma de crear y realizar un seguimiento de la documentación, lo que garantiza una transición fluida entre el mapa del proceso actual y la gestión del proceso futuro.