Nur 29 % der Projekte werden termingerecht abgeschlossen. Und es ist keine Überraschung, warum. Da jedes Projekt Hunderte von beweglichen Teilen umfasst, müssen viele Informationen und Fristen geplant und eingehalten werden, sodass viele Manager Schwierigkeiten haben, den Überblick zu behalten. Dennoch ist es für die Ressourcenverwaltung und die Sicherstellung, dass Projekte pünktlich und im Rahmen des Budgets geliefert werden, von entscheidender Bedeutung, wenn Sie den Umfang Ihrer Projekte klar festlegen können. 

Hier können Projektmanagement-Tools wie PERT Diagramme und Gantt Diagramme helfen. 

PERT Diagramme und Gantt Diagramme helfen Teams bei der Visualisierung, Planung und Verwaltung komplexer Projekte

In diesem Beitrag werden die Unterschiede zwischen PERT und Gantt Diagrammen erläutert, einschließlich der Frage, wann es sinnvoll ist, die einzelnen Diagramme zu verwenden, und wie Sie Ihr eigenes Diagramm erstellen können. 

Was ist ein PERT Diagramm?

PERT steht für Program Evaluation and Review Technique. Ein PERT Diagramm veranschaulicht ein Projekt als Netzwerkdiagramm und visualisiert die logische und sequentielle Beziehung zwischen Projektaufgaben. Die US-Marine entwickelte dieses Tool in den 1950er Jahren, um die Planung und Terminierung komplexer Projekte im Zuge der Entwicklung der Polaris-Rakete zu vereinfachen (und Zeit war von entscheidender Bedeutung – dies geschah schließlich während des Kalten Krieges).

Projektmanager verwenden PERT Diagramme, um die Mindestzeit abzuschätzen, die zum Abschluss des Projekts erforderlich ist, um Aufgabenzusammenhänge zu analysieren und das Projektrisiko einzuschätzen. PERT ist am nützlichsten bei Großprojekten, bei denen Zeit und nicht die Kosten im Vordergrund stehen, da die Technik Schätzungen auf der Grundlage optimistischer, pessimistischer und erwarteter Zeitpläne liefert. PERT Diagramme erleichtern die Visualisierung und Organisation komplexer Projekte und veranschaulichen die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Schritten im Projekt. 

Wann Projektmanager ein PERT Diagramm verwenden sollten 

Ein PERT Diagramm wird von Projektmanagern am besten zu Beginn eines Projekts verwendet, um sicherzustellen, dass der Umfang genau festgelegt ist. Durch die Mittelung dreier Zeitachsenschätzungen (optimistisch, pessimistisch und höchstwahrscheinlich) berücksichtigt der PERT Methode Unsicherheiten, um realistische Fristen vorherzusagen.

Dadurch bietet der PERT Diagramm Generator Benutzern einen Überblick über das gesamte Projekt aus der Vogelperspektive, bevor es beginnt, um potenzielle Engpässe zu vermeiden.

Bedenken Sie: Bei PERT Diagrammen geht es um die Planung im Großen und Ganzen. Während sie während der Projektimplementierung zur Verfolgung des Fortschritts verwendet werden können, sind PERT Diagramme nicht flexibel genug, damit Teams sie an kleine Änderungen anpassen können, wenn Teammitglieder mit Hindernissen konfrontiert werden.  

So zeichnen Sie ein PERT Diagramm 

Sie können Ihr PERT Diagramm auf verschiedene Arten gestalten . Das traditionelle PERT Diagramm enthält zwei Hauptelemente: 

• Knoten stellen Ereignisse oder Meilensteine in Ihrem Projekt dar. Sie können entweder nummerierte Kreise oder nummerierte Kästchen verwenden. 
• Pfeile stellen Aufgaben dar – oder die Arbeit, die zum Erreichen von Projektmeilensteinen erforderlich ist. Die Richtung der Pfeile zeigt die Reihenfolge der Aufgaben. Abweichende Pfeile zeigen an, dass Sie diese Aufgaben gleichzeitig erledigen können. 

Befolgen Sie diese Schritte, um Ihr PERT Diagramm zusammenzustellen: 

1. Listen Sie alle an dem Projekt beteiligten Aktivitäten auf. 
2. Berücksichtigen Sie Abhängigkeiten. 
3. Platzieren Sie Knoten und Pfeile basierend auf den von Ihnen gesammelten Informationen. 
4. Fügen Sie für jede Aktivität die Abschlusszeit hinzu. 

So interpretieren Sie Ihr PERT Diagramm

Sobald Sie Ihr PERT Diagramm erstellt haben, möchten Sie diese Informationen nutzen, um einen realistischen Zeitrahmen für Ihr Projekt zu bestimmen. Dieser Vorgang wird als Methode des kritischen Pfads bezeichnet. 

Der kritische Pfad ist die längste Abfolge von Aufgaben, die erledigt werden müssen, um das Projekt abzuschließen. Wenn sich eine dieser kritischen Aufgaben verzögert, wird das gesamte Projekt zurückgeworfen.

Finden Sie den längsten Weg basierend auf den von Ihnen eingegebenen Zeitschätzungen. Denken Sie daran, dass Sie nicht nach dem Weg mit den meisten Aktivitäten suchen – Sie suchen nach dem Weg mit den Aktivitäten, die am längsten dauern. Addieren Sie die Zeit, die für jede Aktivität benötigt wird, und Sie wissen, wie lange das gesamte Projekt dauern sollte.

Sehen Sie sich nun Ihr PERT Diagramm an, um sicherzustellen, dass Sie Ihr Projekt fristgerecht abschließen, oder um die Zeiten anzupassen, wenn sich die Umstände ändern. 

Was ist ein Gantt Diagramm? 

Gantt Diagramme wurden von Henry Gantt während des Ersten Weltkriegs erstellt und visualisieren den Zeitplan eines Projekts von Anfang bis Ende. Ähnlich wie ein PERT Diagramm zeigt ein Gantt Diagramm Aufgaben im Zeitverlauf an, um sicherzustellen, dass das Projekt pünktlich abgeschlossen wird. 

Projektmanager nutzen Gantt Diagramme, um Aufgabenabhängigkeiten zu identifizieren, die Effizienz zu steigern und das Zeitmanagement zu verbessern. Ein Gantt Diagramme macht es einfach, Projekte in überschaubare Schritte zu unterteilen, die bei Bedarf an das Projekt angepasst werden können. 

Wann Projektmanager ein Gantt Diagramm verwenden sollten 

Gantt Diagramme sind für Projektmanager während des Projekts am nützlichsten, um sicherzustellen, dass jede Aufgabe erledigt wird. Verwenden Sie Gantt Diagramme, um das Projekt auf Kurs zu halten, Erwartungen und kritische Fristen zu kommunizieren und potenzielle Engpässe, Ressourcenüberlastungen oder Verzögerungen zu identifizieren.

Bedenken Sie: Ein Gantt Diagramme ist zwar ein wertvolles Managementtool, erfordern aber auch viel Vorarbeit und einen genauen Umfang, um wirksam zu sein.

Ein Gantt Diagramm erstellen 

Gantt Diagramme ähneln optisch einem Balkendiagramm. Aufgaben werden vertikal angezeigt und die Zeitleiste verläuft horizontal am oberen Rand des Diagramms. Jede Aufgabe wird durch einen horizontalen Block dargestellt und die Länge des Blocks gibt an, wie lange eine Aufgabe dauern wird.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Ihr eigenes Gantt Diagramm zu erstellen. 

1. Bestimmen Sie Aufgaben und Teilaufgaben. 
2. Identifizieren Sie Aufgabenzusammenhänge. 
3. Erstellen Sie eine Zeitleiste. 
4. Aufgaben bestellen. 
5. Verwenden Sie eine Gantt Diagramm Vorlage. 
6. Aufgaben zuweisen. 
7. Diagrammfortschritt. 

Wann sollte ein PERT Diagramm und wann ein Gantt Diagramm verwendet werden? 

Viele Leute, die fragen: „Was ist ein PERT Diagramm?“ fragen auch: „Wie unterscheidet es sich von einem Gantt Diagramm?“ Bei beiden handelt es sich um visuelle Tools für das Projektmanagement. Sie sollten jedoch einige wichtige Unterschiede zwischen Gantt Diagrammen und PERT Diagrammen berücksichtigen, bevor Sie entscheiden, welches für Ihr Projekt besser geeignet ist.

Wie PERT Diagramme unterteilen Gantt Diagramme Projekte in kleinere Aufgaben und heben Terminbeschränkungen hervor. Projektmanager verwenden jedoch Gantt-Diagramme, während ein Projekt läuft – sie planen Aufgaben nach Datum und zeigen, wie viel Arbeit abgeschlossen wurde. Jede Aktivität wird durch einen Balken dargestellt, der vom Startdatum bis zum Enddatum dieser Aktivität reicht. Verwenden Sie ein Gantt Diagramm, wenn Sie Folgendes benötigen:

• Rechnen Sie mit der Zeit, die für die Erledigung jeder Aufgabe benötigt wird. 
• Kommunizieren Sie klar und deutlich die Aufgabenverantwortung. 
• Erhöhen Sie die Transparenz über den Projektfortschritt. 

PERT Diagramme werden im Allgemeinen verwendet, bevor ein Projekt beginnt, um die Dauer jeder Aufgabe zu planen und zu bestimmen – sie müssen also nicht die tatsächlichen Daten Ihres Projekts anzeigen. Sie können auch besser zeigen, ob bestimmte Aufgaben der Reihe nach erledigt werden müssen oder ob sie gleichzeitig erledigt werden können. Verwenden Sie ein PERT Diagramm, wenn Sie Folgendes benötigen:

• Zeigen Sie die gegenseitigen Abhängigkeiten bestimmter Aufgaben auf. 
• Rechnen Sie mit der Zeit, die für die Fertigstellung eines Projekts benötigt wird. 
• Bestimmen Sie den kritischen Pfad zur Einhaltung Ihrer Fristen. 
• Planen Sie große oder komplexere Projekte. 

Sowohl PERT Diagramme als auch Gantt Diagramme vereinfachen den Projektmanagementprozess, um die Effizienz zu steigern und das gesamte Projekt anzuzeigen. Unabhängig davon, ob Sie sich für die Verwendung eines PERT Diagramms zur Planung Ihres Projekts oder eines Gantt-Diagramms zur Verfolgung und Verwaltung des Fortschritts entscheiden, sollten Sie beide strategisch für die Organisation und Umsetzung Ihres Projekts einsetzen.