Vad är ett flödesschema?

• Ha din publik i åtanke och anpassa detaljerna i ditt diagram till den. Tydlig kommunikation är ett viktigt mål med flödesscheman.
• Om processen du kartlägger involverar olika team eller avdelningar kan du överväga att använda ett simbanediagram för att tydligt avgränsa ansvar och överlämningar.
• Använd kopplingar på eller utanför sidan för att redigera ditt diagram och göra logiken i det tydlig. På så sätt kan du dela upp ett diagram på separata sidor och fortfarande få ett bra flöde.

Ett flödesschema är ett diagram som visar en process, ett system eller en datoralgoritm. De är vanliga och används inom flera områden för att dokumentera, studera, planera, förbättra och kommunicera ofta komplexa processer genom tydliga och lättförståeliga diagram. Flödesscheman, ibland även kallade flödesdiagram, använder rektanglar, ovaler, diamanter eller andra former för att illustrera olika typer av steg, tillsammans med anslutande pilar som illustrerar flöde och sekvens. De kan vara allt från enkla, handritade diagram till omfattande datorritade scheman som visar flera steg och alternativa vägar. Om vi räknar med alla olika former av flödesscheman blir de en av de vanligaste diagramtyperna i världen, som används av både tekniska och icke-tekniska personer inom många områden. Beroende på hur de används får flödesscheman ibland mer specialiserade namn: processflödesschema , processkarta, funktionellt flödesschema, affärsprocesskartläggning, BPMN (Business Process Modeling Notation) eller processflödesdiagram. De är relaterade till andra populära diagram, som dataflödesscheman (DFD) och aktivitetsdiagram inom Unified Modeling Language (UML).

          

Flödesscheman började användas för att dokumentera affärsprocesser på 1920- och 30-talen. 1921 presenterade industriingenjörerna Frank och Lillian Gilbreth ”Flow Process Chart” för American Society of Mechanical Engineers (ASME). I början av 1930-talet använde industriingenjören Allan H. Morgensen Gilbreths verktyg för att presentera förslag på effektivisering av arbetet för företagets affärsmän. På 1940-talet spred Art Spinanger och Ben S. Graham, som hade studerat Morgensens arbete, metoderna till en bredare publik. Art Spinanger introducerade metoderna för att förenkla arbetet för Procter & Gamble. Ben S. Graham, direktör på Standard Register Industrial, anpassade flödesprocessdiagram till informationsbehandling. 1947 antog ASME ett symbolsystem för flödesscheman som hade härletts från Frank och Lilians originalverk om Flow Process Charts.

Samtidigt, i slutet av 40-talet, använde Herman Goldstine och John Van Neumann flödesscheman för att utveckla datorprogram, och flödesscheman blev snart allt mer populära att använda för datorprogram och algoritmer av alla slag. Flödesscheman används än idag inom programmering, även om pseudokod – en kombination av vanlig text och programmeringskod som är avsedd att läsas av människor – ofta används för att presentera detaljer och närma sig den färdiga produkten.

I Japan utnämnde Kaoru Ishikawa (1915–1989), en nyckelperson inom kvalitetsarbete inom tillverkning, flödesscheman till ett av nyckelverktygen för kvalitetskontroll, tillsammans med kompletterande verktyg som histogram, kontrollark samt orsak-och-verkan-diagram (som idag ofta kallas Ishikawa-diagram).

Här är några vanliga symboler i flödesscheman. En mer omfattande lista finns på vår sida med symboler i flödesscheman.

Start/slut
Process
Beslut
Dokument
Data eller inmatning/utmatning
Datalagring
Flödespil
Kommentar eller anteckning
Fördefinierad process
Koppling/referens på sidan
Koppling/referens till annan sida

Flödesdiagram utgör visuella representationer av dataflöden och är användbara vid utvecklingen av ett datorprogram eller en algoritm, för att underlätta förklaring och samarbete med andra. Du kan använda ett algoritmflödesschema för att beskriva logiken i ett program redan innan du börjar koda processen. Det kan hjälpa till att strukturera de övergripande tankarna och ge en vägledning när det är dags att koda. Mer specifikt kan flödesscheman:

• visa hur koden är organiserad
• visualisera exekveringen av kod i ett program
• presentera strukturen hos en webbplats eller applikation
• demonstrera hur användare navigerar på en webbplats eller i ett program.

Ofta skriver programmerare pseudokod – en kombination av naturligt språk och datorspråk som kan läsas av människor. Med pseudokod ges möjlighet att använda fler detaljer än i ett flödesschema, och det fungerar antingen som en ersättning för flödesschemat eller som ett steg mellan flödesschemat och den faktiska koden.

Andra diagram som också används inom datorprogrammering är:

• Unified Modeling Language (UML): ett generellt språk som används för modellering inom programvaruutveckling.
• Nassi-Shneiderman-diagram: används för strukturerad datorprogrammering. Uppkallat efter Isaac Nassi och Ben Shneiderman som utvecklade diagrammet 1972 på SUNY-Stony Brook. Kallas även Structograms.
• DRAKON-diagram: DRAKON är ett algoritmiskt, visuellt programmeringsspråk som används för att framställa flödesscheman.

Utöver datorprogrammering har flödesscheman många tillämpningar inom flera olika områden.

Generellt:

• Dokumentera och analysera en process.
• Standardisera en process för effektivitet och kvalitet.
• Kommunicera en process för utbildning eller förståelse hos andra delar av organisationen.
• Identifiera flaskhalsar, redundanser och onödiga steg i en process och förbättra den.

Utbildning:

• Planera kurser och akademiska krav.
• Skapa en lektionsplan eller muntlig presentation.
• Organisera ett grupprojekt eller ett individuellt projekt.
• Illustrera en rättslig process eller en civilprocess, som väljarregistrering.
• Skissa och strukturera kreativt skrivande, som lyrik eller poesi.
• Visa karaktärsutveckling inom litteratur och film.
• Representera flödet inom algoritmer eller logiska problem.
• Förstå en vetenskaplig process, som citronsyracykeln.
• Kartlägga en anatomisk process, som matsmältningen.
• Presentera symtom och sjukdomsbehandlingar.
• Kommunicera hypoteser och teorier, som Maslows behovstrappa.

Försäljning och marknadsföring:

• Planera flödet i en undersökning.
• Kartlägga en försäljningsprocess.
• Planera undersökningsstrategier.
• Visa registreringsflöden.
• Sprida policyer, som en kommunikationsplan vid nödsituationer.

Företag:

• Förstå beställnings- och upphandlingsprocesser.
• Illustrera en medarbetares uppgifter eller dagliga rutin.
• Förstå hur användare navigerar på en webbplats eller rör sig i en butik.
• Utveckla en affärsplan eller produktutvecklingsplan.
• Dokumentera en process inför en revision, inklusive för regelefterlevnad, exempelvis enligt Sarbanes-Oxley Act.
• Dokumentera en process inför en försäljning eller sammanslagning.

Tillverkning:

• Ange den fysiska eller kemiska sammansättningen av en produkt.
• Illustrera tillverkningsprocessen från början till slut.
• Upptäcka och lösa ineffektivitet i en tillverknings- eller upphandlingsprocess.

Teknik:

• Illustrera processflöden eller systemflöden.
• Designa och uppdatera kemi- och fabriksprocesser.
• Utvärdera livscykeln för en byggnad.
• Skissa upp ett flöde för omvänd konstruktion.
• Presentera design- och prototypfasen för en ny struktur eller produkt.

Olika författare betecknar olika typer av flödesscheman med olika termer. Bland dem finns publicerade experter som Alan B. Sterneckert, Andrew Veronis, Marilyn Bohl och Mark A. Fryman.

I sin bok Critical Incident Management från 2003 listade Sterneckert fyra populära typer av flödesscheman som fokuserade på flödeskontrollen snarare än själva flödet:

• Dokumentflödesscheman:

  Dessa ”har som syfte att visa hur flödet av dokument genom olika delar av ett system styrs. […] Diagrammet läses från vänster till höger och dokumenterar flödet av dokument mellan de olika affärsenheterna.”

• Dataflödesscheman:

  Dessa visar ”kontrollerna som styr dataflöden i ett system. […] Dataflödesscheman används främst för att visa kanalerna genom vilka data överförs i systemet snarare än hur flödet styrs.”

• Systemflödesscheman:

  Dessa ”visar flödet av data till och genom huvudkomponenterna i ett system, såsom datainmatning, program, lagringsmedia, processorer och kommunikationsnätverk.”

• Programflödesscheman:

  Dessa visar ”kontrollerna som är placerade inuti i ett program inom ett system”.

Veronis skissade i sin bok Microprocessors: Design and Applications från 1978 upp tre typer av flödesscheman enligt omfattning och detaljnivå:

• Systemflödesschema:

  Identifierar enheterna som ska användas.

• Allmänt flödesschema:

  Ger en översikt.

• Detaljerat flödesschema:

  Presenterar fler detaljer.

Bohl listade i sin bok A Guide for Programmers från 1978 bara två:

• Systemflödesschema

• Programflödesschema

Fryman, i sin bok Quality and Process Improvement från 2001, skiljde å andra sidan mellan olika typer av flödesscheman ur ett affärsperspektiv snarare än ett datorperspektiv:

• Beslutsflödesschema

• Logiskt flödesschema

• Systemflödesschema

• Produktflödesschema

• Processflödesschema

Bland andra typer av flödesscheman som har definierats finns:

• Simbanediagram eller simbaneschema:

  För att avgränsa vem som gör vad i processer som involverar flera team.

• Arbetsflödesschema:

  För att dokumentera arbetsflöden, ofta med uppgifter, dokument och information på kontor.

• EPC-diagram (Event-driven Process Chain):

  För att dokumentera eller planera flöden i affärsprocessarbete.

• SDL-diagram (Specification and Description Language):

  För att brainstorma datoralgoritmer med hjälp av tre grundläggande komponenter: systemdefinition, block och process.

Dessa relaterade diagram betraktas ibland som typer av flödesscheman:

• Dataflödesdiagram (DFD):

  För att kartlägga informationsflödet i ett system eller process.

• Processflödesdiagram (PFD) eller processflödesschema:

  För att illustrera sambanden mellan huvudkomponenter i en industrianläggning.

• BPMN 2.0 (Business Process Modeling Notation):

  För att modellera stegen i en planerad affärsprocess.

1. Definiera syfte och omfattning.

   Vad hoppas du åstadkomma? Studerar du rätt saker, med lämpliga start- och slutpunkter, för att uppnå det syftet? Var detaljerad i ditt analysarbete men tydlig i ditt diagram så att du lyckas kommunicera med din publik.

2. Identifiera uppgifterna i kronologisk ordning.

   Det kan handla om att prata med deltagare, observera en process och/eller granska eventuell befintlig dokumentation. Du kan skriva ut stegen i anteckningsform eller börja skissa på ett diagram.

3. Organisera dem efter typ och motsvarande form,

   till exempel process, beslut, data, inmatningar och utmatningar.

4. Rita ditt diagram,

   antingen genom att skissa för hand eller med ett program som Lucidchart.

5. Verifiera ditt flödesschema

   genom att gå igenom stegen med personer som deltar i processen. Observera processen för att se till att du inte har missat något som är viktigt för ditt syfte.