O que é mapeamento de processos?

O propósito do mapeamento de processos é melhorar a eficiência de organizações e empresas. Os mapas de processos fornecem informações sobre um processo, ajudam as equipes a discutir ideias para melhorar processos, aumentam a comunicação e oferecem documentação para processos. O mapeamento de processos identificará gargalos, repetições e atrasos. Eles ajudam a definir limites de processos, propriedades de processos, responsabilidades de processos e medidas de eficácia ou indicadores de processos.

Um dos propósitos do mapeamento de processos é obter uma melhor compreensão sobre um processo. O fluxograma abaixo é um bom exemplo de como usar o mapeamento de processos para entender e melhorar um processo. Neste digrama, o processo envolve a produção de massas. Embora este seja um exemplo de mapa de processo bem simplificado, muitas partes da empresa usam diagramas semelhantes para entender e melhorar a eficiência dos processos, como operações, finanças, cadeia de suprimentos, vendas, marketing e contabilidade.

O mapeamento de processos destaca desperdícios, agiliza processos de trabalho e gera compreensão. O mapeamento de processos lhe permite comunicar visualmente os detalhes importantes de um processo, em vez de escrever instruções extensas.

Os fluxogramas e mapas de processos são usados para:

• Aumentar a compreensão sobre um processo
• Analisar como um processo pode ser melhorado
• Mostrar a outras pessoas como um processo é feito
• Melhorar a comunicação entre indivíduos envolvidos no mesmo processo
• Fornecer documentação para um processo
• Planejar projetos

Os mapas de processos podem economizar tempo e simplificar projetos porque eles:

• Criam e agilizam a concepção do projeto
• Oferecem uma comunicação visual eficaz de ideias, informações e dados
• Ajudam a solucionar problemas e a tomar decisões
• Identificam problemas e possíveis soluções
• Podem ser criados de forma rápida e econômica
• Mostram processos divididos em etapas e usam símbolos que são fáceis de seguir
• Mostram conexões e sequências detalhadas
• Mostram um processo inteiro do começo ao fim

Os mapas de processos lhe ajudam a entender as características importantes de um processo, permitindo que você produza dados úteis para usar na solução de problemas. Os mapas de processos permitem que você faça perguntas estratégicas importantes que ajudam a melhorar qualquer processo.

O mapeamento de processos tem a ver com comunicar seu processo a outras pessoas. Você pode gerar uma compreensão maior com os mapas de processos. Os tipos mais comuns de mapas de processos incluem:

• Mapa de Processo de Atividade

  : representa atividades de valor agregado e atividades sem valor agregado em um processo

• Mapa de Processo Detalhado

  : fornece uma visão muito mais detalhada de cada etapa do processo

• Mapa de Documentos

  : os documentos são as entradas e saídas em um processo

• Mapa de Processo de Alto Nível:

  representação de alto nível de um processo que envolve interações entre Fornecedor, Entrada, Processo, Saída, Cliente (SIPOC, na sigla em inglês)

• Mapa de Processo Renderizado

  : representa o estado atual e/ou futuro de processos para mostrar áreas de melhoria

• Mapa de Raias (ou Interfuncional)

  : separa as responsabilidades do subprocesso no processo

• Diagrama de Cadeia de Valor Agregado

  : caixas não conectadas que representam uma versão bem simplificada de um processo para gerar compreensão rápida

• Mapa de Fluxo de Valor

  : uma técnica de gestão enxuta (Lean) que analisa e melhora os processos necessários para fazer um produto ou prestar um serviço a um cliente.

• Diagrama de Fluxo de Trabalho

  : um processo de trabalho mostrado em formato de "fluxo"; não utiliza símbolos de linguagem de modelagem unificada (UML).

Nos negócios, um processo é um grupo de tarefas inter-relacionadas que acontecem como resultado de um evento. Essas tarefas produzem um resultado desejado para o cliente. O mapeamento de processos pode ser usado em muitas áreas de negócios: melhoria de processos corporativos, recriação de processos de negócios, reengenharia, treinamento, melhoria de qualidade, simulação, tecnologia da informação, medição de trabalho, documentação, análise de processos, criação de processos operacionais, integração de processos, aquisições, incorporações e venda de operações comerciais. O mapeamento de processos de negócios também pode ser útil para cumprir as regulamentações da indústria de manufatura e serviços, como a ISO 9000 (Organização Internacional de Normalização) ou ISO 9001.

O mapeamento de processos ficou mais simplificado graças ao software que oferece uma melhor compreensão sobre os processos. Os mapas de processos podem ser criados em programas comuns, como Microsoft Word, PowerPoint ou Excel, mas há outros programas mais personalizados para criar um mapa de processos. O mapeamento de processos tem a ver com comunicar o seu processo a outros para que você alcance seus objetivos de gestão. Saber como mapear um processo lhe ajudará a criar uma comunicação e compreensão mais fortes em sua organização.

Passo 1: identifique o problema

• Qual é o processo que precisa ser visualizado?
• Digite o título na parte superior do documento.

Passo 2: discuta todas as atividades envolvidas

• Neste momento, sequenciar as etapas não é importante, mas pode ajudá-lo a lembrar os passos necessários para o seu processo.
• Decida o nível de detalhes a incluir.
• Determine quem faz o quê e quando.

Passo 3: descubra os limites

• Onde ou quando é que o processo começa?
• Onde ou quando é que o processo termina?

Passo 4: determine e sequencie os passos

• É recomendável usar um verbo para iniciar a descrição.
• Você pode mostrar o fluxo geral ou cada ação ou decisão detalhada.

Passo 5: desenhe símbolos básicos de fluxogramas

Cada elemento em um mapa de processos é representado por um símbolo de fluxograma específico. O Lucidchart facilita criar e reorganizar formas, adicionar rótulos e comentários, e até mesmo usar um estilo personalizado em seu mapa de processos.

• Símbolos ovais mostram o início ou a interrupção de um processo.
• Retângulos mostram uma operação ou atividade que precisa ser realizada.
• As setas representam a direção do fluxo.
• Os losangos mostram o ponto onde uma decisão deve ser tomada. As setas que saem de um losango geralmente são rotuladas como Sim ou Não. Somente uma seta sai de uma caixa de atividade. Se você precisa de mais de uma, recomendamos usar um losango de decisão.
• Um paralelogramo mostra entradas ou saídas.

Passo 6: Finalizar o fluxograma do processo

• Revise o fluxograma com outras partes interessadas (membros de equipes, funcionários, supervisores, fornecedores, clientes etc.) para garantir que todos estejam de acordo.
• Certifique-se de que você incluiu informações importantes do gráfico, como título e data, que o tornará mais fácil para consultar.
• Perguntas úteis para fazer:
  • O processo está sendo executado como deveria?
  • Os membros da equipe seguirão o processo traçado?
  • Todos estão de acordo com o fluxo do mapa de processos?
  • Há algo redundante?
  • Tem passos faltando?

Mapas de processo fornecem informações valiosas sobre como as empresas ou organizações podem melhorar seus processos. Quando informações importantes são apresentadas visualmente, aumenta a compreensão e colaboração de qualquer projeto.