Qué es la creación de mapas de procesos

El propósito de un mapa de procesos es mejorar la eficiencia de las organizaciones y los negocios. Los mapas de procesos brindan información valiosa sobre un proceso, ayudan a los equipos a realizar lluvias de ideas para mejorar procesos, aumentan la comunicación y ofrecen documentación de procesos. Los mapas de procesos identificarán cuellos de botella, repeticiones y demoras. Ayudan a definir los límites del proceso, quién es el líder y quién es responsable del proceso y las mediciones de eficacia o métricas del proceso.

Uno de los propósitos de los mapas de procesos es aumentar la comprensión de un proceso. El siguiente diagrama de flujo es un buen ejemplo del uso de mapas de procesos para entender y optimizar un proceso. En este diagrama, el proceso detalla cómo cocinar pastas. Aunque este es un ejemplo de un mapa de proceso muy simplificado, muchos sectores de un negocio emplean diagramas similares para comprender procesos y mejorar la eficiencia de los mismos, tales como el sector de operaciones, finanzas, la cadena de suministro, ventas, marketing y contabilidad.

Los mapas de procesos detectan desperdicios, agilizan los procesos de trabajo y ayudan a la comprensión. Los mapas de procesos te permiten comunicar visualmente los detalles importantes de un proceso en lugar de tener que escribir extensas instrucciones.

Los mapas de procesos y diagramas de flujo se usan para:

• Aumentar la comprensión de un proceso.
• Analizar cómo se puede mejorar un proceso.
• Mostrar a otros cómo se realiza un proceso.
• Mejorar la comunicación entre los individuos que participan en el mismo proceso.
• Brindar documentación de procesos.
• Planificar proyectos.

Los mapas de procesos pueden ahorrar tiempo y simplificar proyectos porque:

• Crean y agilizan el diseño del proyecto.
• Ofrecen una comunicación visual efectiva de ideas, información y datos.
• Ayudan a resolver problemas y tomar decisiones.
• Identifican problemas y posibles soluciones.
• Se pueden crear rápidamente y son asequibles.
• Muestran procesos divididos en pasos y usan símbolos que son sencillos de seguir.
• Muestran secuencias y conexiones detalladas.
• Muestran un proceso completo de principio a fin.

Los mapas de procesos te ayudan a comprender las características importantes de un proceso, permitiéndote crear datos útiles para la solución de problemas. Los mapas de procesos te permiten formular estratégicamente preguntas importantes que ayudan a mejorar cualquier proceso.

El objetivo de los mapas de procesos es comunicar tu proceso a otros. Puedes desarrollar una mejor comprensión con los mapas de procesos. Los tipos de mapas de procesos más comunes incluyen:

• Mapa de proceso de actividades:

  representa las actividades que agregan valor y las que no agregan valor en un proceso.

• Mapa de proceso detallado:

  ofrece una mirada mucho más detallada de cada paso del proceso.

• Mapa de documentos:

  los documentos son las entradas y salidas de un proceso.

• Mapa de proceso de alto nivel:

  la representación de alto nivel de un proceso que involucra las interacciones entre proveedor, entradas, procesos, salidas y clientes (SIPOC).

• Mapa de proceso representado:

  muestra el estado actual o futuro de los procesos con el fin de mostrar áreas donde se deben mejorar los procesos.

• Mapa de carriles (o multidisciplinario):

  separa las responsabilidades del subproceso en el proceso.

• Diagrama de cadena de valor añadido:

  son recuadros desconectados entre sí que representan una versión muy simplificada de un proceso para lograr una comprensión rápida.

• Mapa de flujo de valor:

  una técnica de gestión Lean que analiza y mejora los procesos necesarios para crear un producto o brindar un servicio a un cliente.

• Diagrama de flujo de trabajo:

  un proceso de trabajo mostrado en un formato de "flujo". No usa símbolos de lenguaje unificado de modelado (UML).

Los elementos clave de los mapas de procesos incluyen acciones, pasos de actividades, puntos de decisión, funciones, entradas o salidas, personas involucradas, cuantificación del proceso y tiempo necesario. Los símbolos básicos se usan en un mapa de procesos para describir elementos fundamentales del proceso. Cada elemento del proceso se representa con un símbolo específico, como una flecha, círculo, diamante, recuadro, óvalo y rectángulo. Estos símbolos provienen del Lenguaje Unificado de Modelado o UML, que es un estándar internacional para el trazado de mapas de procesos.

En un negocio, un proceso es un grupo de tareas interrelacionadas que suceden como consecuencia de un evento. Estas tareas producen un resultado deseado para el cliente. Los mapas de procesos se pueden usar en muchas áreas de negocio: mejora de procesos de negocio, rediseño de procesos de negocio, reingeniería, capacitación, mejora de calidad, simulación, tecnología de la información, cuantificación del trabajo, documentación, análisis de procesos, diseño de proceso operativo, integración de procesos, adquisiciones, fusiones y operaciones comerciales de ventas. Los mapas de procesos de negocios también pueden ser útiles para cumplir con las normas de la industria del servicio y la manufactura, dos de las más comunes son ISO 9000 (Organización Internacional de Normalización) o ISO 9001.

Los mapas de procesos se han simplificado porque el software brinda una mejor comprensión de los procesos. Los mapas de procesos se pueden crear en programas comunes como Microsoft Word, PowerPoint o Excel, pero existen otros programas más orientados a la creación de mapas de procesos. El objetivo de los mapas de procesos es comunicar tu proceso a otros para que puedas lograr tus objetivos como líder del proceso. Saber cómo crear un mapa de proceso te ayudará a generar una mejor comprensión y comunicación en tu organización.

Paso 1: Identifica el problema

• ¿Cuál es el proceso que se debe visualizar?
• Escribe su nombre en la parte superior del documento.

Paso 2: Realiza una lluvia de ideas de las actividades involucradas

• En este punto, ordenar los pasos no es importante, pero puede ayudarte a recordar los pasos necesarios para tu proceso.
• Decide qué nivel de detalle deseas incluir.
• Define quién hace qué y cuándo se hace.

Paso 3: Establece los límites

• ¿Dónde o cuándo comienza el proceso?
• ¿Dónde o cuándo se detiene el proceso?

Paso 4: Define y ordena los pasos

• Es útil usar un verbo para comenzar la descripción.
• Puedes mostrar el flujo general o cada decisión o acción detallada.

Paso 5: Dibuja símbolos básicos de diagramas de flujo

Cada elemento en un mapa de procesos está representado por un símbolo específico de diagramas de flujo. Lucidchart hace que sea sencillo crear y reorganizar figuras, agregar etiquetas y comentarios, e incluso usar estilos personalizados en tu mapa de procesos.

• Los óvalos muestran el principio o el final de un proceso.
• Los rectángulos muestran una operación o actividad que debe llevarse a cabo.
• Las flechas representan el flujo de dirección.
• Los diamantes muestran un punto donde se debe tomar una decisión. Las flechas que se desprenden de los diamantes, por lo general, tienen la etiqueta "Sí" o "No". Solo sale una flecha del recuadro de una actividad. Si es necesario agregar más, probablemente debas usar un diamante de decisión.
• Un paralelogramo muestra entradas o salidas.

Paso 6: Finalizar el diagrama de flujo del proceso

• Revisa el diagrama de flujo con los otros interesados (miembros del equipo, empleados, supervisores, proveedores, clientes, etc.) para que todos estén de acuerdo.
• Asegúrate de haber incluido información gráfica importante, como un título y una fecha, para que sea fácil tener una referencia.
• Preguntas útiles:
  • ¿El proceso se está ejecutando como debería?
  • ¿Seguirán los miembros del equipo el proceso descrito?
  • ¿Todos están de acuerdo con el flujo del mapa de procesos?
  • ¿Hay algo que sea redundante?
  • ¿Hay algún paso que falte?

Los mapas de procesos ofrecen información útil y valiosa sobre cómo un negocio o una organización puede mejorar los procesos. Cuando se presenta información importante de forma visual, la colaboración y la comprensión aumentan en cualquier proyecto.