Was ist ein Prozessmodell?

Ein Prozessmodell ist ein Planungs- und Management-Tool, mit dem sich Arbeitsabläufe visuell darstellen lassen. Prozessmodelle zeigen eine Abfolge von Ereignissen, die in einem Endergebnis resultieren. Ein Prozessmodell wird häufig als Geschäftsprozessdiagramm oder Prozessdiagramm bezeichnet.

Prozessmodelle helfen Organisationen und Unternehmen dabei, ihre geschäftlichen Abläufe effizienter zu gestalten. Sie liefern Einblick in einen Prozess, helfen Teams dabei, Ideen für die Optimierung von Prozessen zusammenzutragen, fördern die Kommunikation und ermöglichen die Prozessdokumentation. Durch Prozessmodelle werden Engpässe, unnötige Wiederholungen und Verzögerungen erkannt. Sie helfen dabei, Prozessgrenzen festzulegen, die Verantwortlichkeiten in einem Prozess festzulegen und Kennzahlen sowie die Effektivität von Prozessen zu ermitteln. 

Prozessmodelle sollen vor allem einen besseren Einblick in einen Prozess bieten. Das folgende Flussdiagramm ist ein gutes Beispiel für den Einsatz eines Prozessmodells, um einen Prozess zu verstehen und zu optimieren. In diesem Fall ist der Prozess das Kochen von Nudeln. Auch wenn es nur ein vereinfachtes Beispiel für ein Prozessmodell ist, verwenden viele Unternehmen ähnliche Diagramme, um Prozesse zu verstehen und ihre Effizienz zu optimieren, z. B. im Hinblick auf Betriebsabläufe, Finanzen, die Lieferkette, den Vertrieb, das Marketing und die Buchhaltung.

Mit Prozessmodellen können Sie Ressourcenverschwendungen erkennen, Arbeitsabläufe straffen und Einblick in geschäftliche Prozesse erhalten. Außerdem lassen sich mit Prozessmodellen die wichtigsten Details visuell erklären, ohne dass Sie lange und umfangreiche Texte verfassen müssen.

Flussdiagramme und Prozessmodelle werden für folgende Zwecke eingesetzt:

• Um einen detaillierten Einblick in einen Prozess zu geben
• Zur Analyse, um Verbesserungspotenzial in einem Prozess aufzudecken
• Um anderen zu erklären, wie ein Prozess abläuft
• Um die Kommunikation zwischen Personen zu verbessern, die an einem Prozess beteiligt sind
• Um Prozesse zu dokumentieren
• Um Projekte zu planen

Prozessmodelle können Zeit sparen und Projekte vereinfachen, weil sie:

• Das Projektdesign unterstützen und beschleunigen
• Eine effektive Möglichkeit bieten, um Ideen, Informationen und Daten visuell zu erläutern
• Bei der Problemlösung und Entscheidungsfindung helfen
• Probleme und mögliche Lösungen aufdecken
• Schnell und effizient erstellt werden können
• Die einzelnen Schritte eines Prozesses aufschlüsseln und einfache Symbole verwenden
• Detaillierte Verbindungen und Abfolgen zeigen
• Einen gesamten Prozess von Anfang bis Ende darstellen

Mithilfe von Prozessmodellen können Sie sehen, welche Elemente in einem Prozess wirklich wichtig sind. So lassen sich nützliche Daten für die Problemlösung finden. Außerdem können Sie mit Prozessmodellen strategisch wichtige Fragen stellen, die Ihnen bei der Optimierung eines jeden Prozesses helfen.

Prozessmodelle dienen dazu, Ihren Prozess für andere darzustellen. Mit Prozessmodellen können Sie Ihren Prozess besser erklären. Zu den gängigsten Prozessmodellen gehören:

• Aktivitätsprozessmodelle

  : Stellen wertschöpfende und nicht-wertschöpfende Aktivitäten in einem Prozess dar

• Detaillierte Prozessmodelle

  : Liefern einen viel detaillierteren Einblick in jeden Schritt des Prozesses

• Dokumentenstruktur

  : Dokumente sind die Ein- und Ausgänge in einem Prozess

• SIPOC-Diagramme

  : Bieten einen Überblick über einen Prozess mit Interaktionen zwischen Zulieferer, Eingang, Prozess, Ergebnis und Kunden

• Gerendertes Prozessmodell

  : Zeigt den aktuellen Status und/oder den zukünftigen Status von Prozessen, um Bereiche mit Verbesserungspotenzial aufzudecken

• Verantwortungsbereichsdiagramme (oder funktionsübergreifende Diagramme)

  : Betrachten die einzelnen Verantwortlichkeiten für untergeordnete Prozesse in einem Prozess

• Wertschöpfungskettendiagramme

  : Nicht miteinander verbundene Kästen, die eine sehr vereinfachte Version eines Prozesses zur schnellen Erläuterung darstellen

• Wertstromanalysen

  : Eine Methode aus dem LEAN-Management, mit der sich Prozesse analysieren und verbessern lassen, die benötigt werden, um ein Produkt herzustellen oder einem Kunden einen Service anzubieten.

• Workflow-Diagramm

  : Ein Arbeitsablauf, der in Form eines Flusses dargestellt wird und keine Symbole aus der Unified Modeling Language (UML) verwendet.

Im geschäftlichen Bereich ist ein Prozess eine Gruppe aus miteinander verknüpften Aufgaben, die infolge eines Ereignisses auftreten. Diese Aufgaben produzieren ein gewünschtes Ergebnis für den Kunden. Prozessmodelle kommen in vielen Geschäftsbereichen zum Einsatz: Verbesserung von Geschäftsprozessen, Neugestaltung von Geschäftsprozessen, Neuentwicklung, Schulung, Qualitätsoptimierung, Simulation, Informationstechnologie, Leistungsmessung, Dokumentation, Prozessanalyse, Design von Betriebsprozessen, Prozessintegration, Übernahmen, Zusammenschlüsse und Verkauf von Geschäftsbereichen. Geschäftsprozessmodelle sind außerdem hilfreich, um Hersteller- und Servicebranchenstandards einzuhalten, wie zum Beispiel die gängige ISO 9000 oder die ISO 9001 (Internationale Organisation für Normung).

Die Erstellung von Prozessmodellen ist mittlerweile weitaus unkomplizierter als früher, da einschlägige Software-Lösungen zur Prozessmodellierung einen viel besseren Einblick in Prozesse bieten. Prozessmodelle lassen sich grundsätzlich mit gängigen Programmen wie Microsoft Word, PowerPoint oder Excel erstellen. Allerdings gibt es andere Programme, die besser auf die Erstellung von Prozessmodellen ausgerichtet sind. Bei der Erstellung von Prozessmodellen dreht sich alles um die Kommunikation Ihres Prozesses anderen gegenüber, sodass Sie Ihre Management-Ziele erreichen. Wenn Sie wissen, wie Sie einen Prozess darstellen, optimieren Sie die Kommunikation und das Verständnis in Ihrem Unternehmen.

Schritt 1: Identifizieren Sie das Problem

• ​ Welchen Prozess möchten Sie visuell darstellen?
• Geben Sie dessen Bezeichnung oben im Dokument an.

Schritt 2: Bestimmen Sie sämtliche relevanten Aktivitäten

• Es ist eine gute Idee, sich die einzelnen Schritte des Prozesses zu merken, obwohl Sie sich zunächst keine Gedanken über die Reihenfolge machen müssen.
• Überlegen Sie, wie viel Detail Sie benötigen.
• Legen Sie fest, wer wann welche Aufgaben erledigt.

Schritt 3: Setzen Sie Grenzen

• ​Wo oder wann beginnt der Prozess?
• Wo oder wann endet der Prozess?

Schritt 4: Bestimmen und sequenzieren Sie die Schritte

• ​Es ist eine gute Idee, die Beschreibung mit einem Verb zu beginnen.
• Sie können entweder den allgemeinen Ablauf, jede Handlung im Detail oder jede einzelne Entscheidung darstellen.

Schritt 5: Zeichnen Sie grundlegende Flussdiagramm-Symbole ein

Jedes Element in einem Prozessmodell wird durch ein spezifisches Symbol für Flussdiagramme dargestellt. Mit Lucidchart ist es leichter als je zuvor, Formen zu erstellen und anzuordnen, Beschriftungen und Kommentare hinzuzufügen und Ihren Prozessmodellen ein individuelles Design zu verpassen.

• Ovale stehen für den Start- oder Endpunkt eines Prozesses
• Rechtecke repräsentieren einen erforderlichen Vorgang bzw. eine erforderliche Aktivität.
• Pfeile geben die Flussrichtung an.
• Diamantformen stehen für einen Punkt, an dem eine Entscheidung getroffen werden muss. Pfeile, die in Verbindung mit einer Diamantform stehen, weisen in der Regel die Beschriftung „Ja“ oder „Nein“ auf. Von Aktivitätsfeldern kann immer nur ein Pfeil ausgehen. Falls Sie mehr als einen Pfeil benötigen, sollten Sie stattdessen einen Entscheidungsdiamanten verwenden.
• Parallelogramme stehen für Inputs oder Outputs.

Schritt 6: Schließen Sie das Prozessflussdiagramm ab

• Gehen Sie das Flussdiagramm mit anderen Interessenvertretern (Teammitgliedern, Mitarbeitern, Vorgesetzten, Lieferanten, Kunden usw.) durch, um sicherzustellen, dass alle damit einverstanden sind.
• Vergewissern Sie sich, dass Ihr Diagramm über wichtige Informationen wie Titel und Datum verfügt, die später als Referenzpunkt dienen können.
• Nützliche Fragen, die Sie stellen können:
  • Wird der Prozess ordnungsgemäß durchgeführt?
  • Wird der dokumentierte Prozess in Zukunft von Teammitgliedern befolgt?
  • Stimmen alle dem Aufbau und Fluss des Prozessmodells zu?
  • Wurden irgendwelche überflüssigen Schritte oder Aspekte dokumentiert?
  • Fehlen irgendwelche Schritte?

Prozessmodelle liefern wertvolle Einblicke in die Funktionsweise von Unternehmensprozessen und decken in diesem Zusammenhang eventuelle Schwachstellen mit Verbesserungsbedarf auf. Wichtige Informationen, die visuell dargestellt werden, sind nicht nur leichter zu verstehen, sondern erleichtern auch die Zusammenarbeit an Projekten.