Qué es un diagrama de carriles

Un diagrama de carriles es un tipo de diagrama de flujo que delimita quién hace qué en un proceso. Usando la metáfora de los carriles en una piscina, un diagrama de carriles proporciona claridad y responsabilidad al colocar los pasos de un proceso dentro de los "carriles" horizontales o verticales de un empleado, grupo de trabajo o departamento en particular. Muestra conexiones, comunicación y transferencias entre estos carriles y puede servir para resaltar derroche, redundancia e ineficiencia en un proceso.

A este tipo de diagrama también se lo conoce como diagrama de Rummler-Brache o diagrama multidisciplinario (a los carriles en ocasiones se les llama bandas funcionales). Los carriles se usan como un valioso elemento en el Modelo y Notación de Procesos de Negocio (BPMN y BPMN 2.0); en su contraparte de diseño de software, Lenguaje Unificado de Modelado (UML); y en los diagramas de flujo de procesos (PFDs). Los símbolos estándar usados en todos estos tipos de diagramas, en combinación con los carriles, pueden ofrecer una representación visual de fácil lectura de las responsabilidades en un proceso.

En la década de 1940, empezó a aparecer una variación de los incipientes diagramas de flujo de procesos llamados diagramas de procesos multicolumnas. Se usaban para definir procesos que involucraban a más de una unidad o departamento, similares en propósito si no en apariencia a los diagramas de carriles actuales.

En 1990, Geary Rummler y Alan Brache publicaron su libro Improving Processes (Mejorando los procesos) en el que destacaron los diagramas de carriles . En la actualidad, en ocasiones se les llama diagramas Rummler-Brache por los autores. En Microsoft Office Visio, se los llama diagramas multidisciplinarios. En ingeniería computacional, el término de carriles también aparece en el lenguaje de definición de procesos JBoss. Esta historia muestra los esfuerzos por resolver un constante problema de negocios sobre la claridad y responsabilidad en los procesos, lo que condujo a los usos bien establecidos de la actualidad.

En las organizaciones de la actualidad con múltiples departamentos o grupos de trabajo, esta forma de crear diagramas puede ayudar de diversas formas:

• Puede ayudar a asegurar que se conozca mutuamente lo que hace cada cual en una organización. Los diagramas de carriles y los carriles usados en otros tipos de diagramas destacan qué pasos de un proceso o subprocesos están asignados a un actor en particular de la organización.
• Al detallar esto en un diagrama, podrás destacar las redundancias entre diferentes carriles e identificar cuellos de botella, derroche y otras ineficiencias. En ocasiones esto revela pasos duplicados o innecesarios en un proceso, tales como diferentes departamentos que realizan la misma tarea. También puede identificar demoras en el proceso o limitaciones de capacidad en un carril en particular de modo que se puedan abordar y resolver. Esto puede incrementar el rendimiento y la calidad, y reducir trabajo y costos innecesarios.
• Podrás usar un segundo diagrama de carriles para modelar una mejor forma de estructurar el proceso o de justificar circunstancias de cambio, tales como cambios de personal o cambios de tecnología.
• De forma similar a otros diagramas, los diagramas de carriles pueden comunicar en términos más claros de lo que podría hacerlo una descripción narrativa.
• Los diagramas de carriles se pueden formalizar como una manera de integrar procesos entre equipos o departamentos, dando lugar a procesos más claros de manera regular.

Con el uso de símbolos estándar de cualquier tipo de diagrama de flujo de procesos que se esté creando, los carriles introducen líneas paralelas, ya sea verticales u horizontales, que agrupan los pasos del proceso por actor, tal como empleado, grupo de trabajo, departamento o incluso un sistema informático. Cada carril está etiquetado según el actor en cuestión. En ocasiones, aunque no siempre, son más prácticos los carriles horizontales ya que las pantallas de las computadoras de escritorio son más anchas que altas. Los pasos del proceso se detallan dentro de sus respectivos carriles y también se muestran las interconexiones de los pasos entre carriles. Esto muestra la forma en que los diferentes actores interactúan para mantener un proceso en marcha de forma eficiente.

En BPMN 2.0, los carriles de las piscinas son uno de los cuatro tipos de elementos de los Diagramas de Procesos de Negocios. Una piscina representa a los principales participantes de un proceso. Puede haber otra piscina en otra compañía o departamento, pero igual estar involucrada en el proceso. Los carriles dentro de una piscina muestran las actividades y los flujos para un determinado rol o participante, definiendo quién es responsable de qué partes del proceso. Los otros tres tipos de elementos son:

1. Objetos de flujo

   : eventos, actividades y portales

2. Objetos de conexión

   : flujo de secuencia, flujo de mensaje y asociación

3. Artefactos

   : objeto de datos, grupo y anotación

Puedes conocer más acerca de los símbolos de BPMN aquí.

1. Determina tu objetivo

   y qué proceso o procesos se deben estudiar para lograr ese objetivo. Piensa qué nivel de detalle se requiere para tener una comprensión adecuada para que sea efectivo.

2. Desglosa el trabajo

   en piezas manejables, pero asegúrate de estar estudiando un proceso completo para que puedas verlo de forma efectiva y posiblemente mejorarlo. Identifica claramente los límites del proceso que se debe estudiar.

3. Identifica los carriles

   , los que podrían ser empleados, grupos de trabajo o departamentos.

4. En el caso de un proceso existente, investiga los pasos de dicho proceso

   , tanto el "quién" como el "qué", para que se los pueda dividir en sus respectivos carriles. Define las interconexiones, comunicaciones y transferencias entre los carriles. Documenta el proceso tal cual, pero podrías estar en la búsqueda de posibles vacíos, redundancia o duplicación evidente, cuellos de botella y otras ineficiencias. Considera que en ocasiones la redundancia se integra deliberadamente a un proceso para fines de seguridad o calidad. Podrías tomar notas, y trazar un diagrama a mano o usar papeles autoadhesivos, que puedes luego refinar con un software para creación de diagramas.

5. En el caso de un proceso nuevo que se esté creando

   , define los pasos del proceso que incrementarían la eficiencia y calidad y/o reducirían demoras y costos.

6. Nota especial

   : en el caso de un proceso complicado que se esté documentando con Diagramas de Flujo de Procesos (PFDs), Business Process Model Notation 2.0 (BPMN 2.0) u otros tipos de diagramas, un equipo con experiencia en estos métodos podría realizar esta investigación y usar los carriles como un elemento de los mismos.

1. Enumera los participantes

   en el lado izquierdo para crear carriles horizontales, ya sea dibujándolos a mano o usando un software para la creación de diagramas. Si después te das cuenta que sería más práctico tener carriles verticales, puedes rehacerlos (o girarlos) en la parte superior.

2. Usa símbolos estándar para representar los pasos del proceso

   de forma secuencial en sus respectivos carriles.

3. Confirma tu diagrama

   con los participantes del proceso y realiza los ajustes necesarios.

4. Ahora se puede usar el diagrama

   para comunicar un proceso estandarizado para fines de calidad y entrenamiento, para clarificar responsabilidades y rendición de cuentas y para revelar ineficiencias y vacíos.

5. Se puede trazar un nuevo diagrama

   para modelar un proceso nuevo y mostrar nuevas responsabilidades, permitiendo a los analistas y participantes estudiar los pros y contras y refinar aún más el proceso.

Lucidchart te permite crear diagramas de carriles profesionales mediante un software intuitivo fácil de usar. Para crear un carril, simplemente dibuja un contenedor antes de empezar a dibujar tu flujo de proceso. Etiqueta cada columna del contenedor con una persona o equipo que esté involucrado en el proceso. Luego cuando dibujes el flujo del proceso, une cada acción con la persona o equipo que la realiza. Inicia tu período de prueba para experimentar cómo Lucidchart facilita la creación de diagramas de carriles profesionales.