O que é um fluxograma funcional?

Um fluxograma funcional é um tipo de fluxograma que determina quem faz o que em um processo.  Utilizando a metáfora de raias de uma piscina (swimlanes, em inglês), um fluxograma funcional oferece clareza e responsabilidades ao posicionar etapas do processo dentro das “raias” horizontais ou verticais de um determinado funcionário, grupo de trabalho ou departamento. O diagrama mostra as conexões, comunicação e entregas entre estas raias, e pode servir para destacar desperdício, redundância e ineficiência em um processo.

Este tipo de diagrama é conhecido também como um diagrama Rummler-Brache, ou um diagrama multifuncional (raias às vezes são chamadas de faixas funcionais). Fluxograma funcionais são considerados importantíssimos no Modelo de processos de negócios e notação (BPMN e BPMN 2.0); na Linguagem de modelagem unificada (UML), seu software de design homólogo; e diagramas de fluxo de processos (PFDs). Símbolos padrão utilizados em todos estes tipos de diagramas, junto com fluxogramas funcionais, oferecem uma representação visual de leitura fácil das responsabilidades em um processo.

Na década de 1940, houve a primeira aparição de uma variação inicial de gráficos de fluxo de processo, chamados gráficos de processo multicoluna. Eram usados ​​para detalhar processos envolvendo mais de uma área ou departamento, similar em objetivo e aparência aos fluxogramas funcionais atuais.

Geary Rummler	Alan Brache

Em 1990, Geary Rummler e Alan Brache publicaram seu livro Improving Processes (Melhorando os processos, em tradução livre), destacando os fluxogramas funcionais. Por vezes, estes diagramas são chamados de diagramas Rummler-Brache, em homenagem aos autores. No Microsoft Office Visio, são chamados de diagramas multifuncionais. Na engenharia da computação, o termo swimlane (raia) também aparece na linguagem de definição de processo JBoss (Process Definition Language). Este histórico revela os esforços para solucionar um problema contínuo de negócios, a clareza e as responsabilidades do processo, resultando nos usos bem estabelecidos dos diagramas atualmente.

Em empresas com diversos grupos de trabalho ou departamentos, essas diagramações podem ajudar de várias maneiras:

• Podem ajudar a garantir que todos os envolvidos saibam o que ocorre na empresa. Fluxogramas funcionais, e faixas funcionais usadas ​​em outros tipos de diagramas, destacam quais etapas do processo ou subprocessos são atribuídos a um determinado ator na organização.
• Ao utilizar um diagrama detalhado, você pode apontar redundâncias entre raias diferentes e identificar gargalos, desperdícios e outras ineficiências. Por vezes aparecem passos duplicados ou desnecessários em um processo, tais como diferentes áreas executando uma mesma tarefa. Também podem aparecer atrasos de processos ou restrições de capacidade dentro de uma determinada raia, para que possam ser abordados e resolvidos. O resultado é um aumento de desempenho e qualidade e redução de trabalho e custos desnecessários.
• Você pode usar um segundo fluxograma funcional para modelar uma melhor maneira de estruturar o processo ou para acomodar circunstâncias variáveis, tais como mudanças de pessoal ou de tecnologia.
• Fluxogramas funcionais comunicam com maior clareza que descrições narrativas.
• Fluxogramas funcionais podem ser usados para integrar processos entre equipes ou áreas, resultando em processos mais claros e contínuos.

Utilizando símbolos padrão do fluxograma de processos que esteja sendo produzido, fluxogramas funcionais introduzem faixas paralelas, verticais ou horizontais agrupando as etapas do processo por ator, p. ex., funcionário, grupo de trabalho ou até mesmo um sistema de informação. Cada faixa é marcada por esse ator. Às vezes, mas não sempre, faixas horizontais são mais práticas, uma vez que telas de computadores de mesa são mais largas do que altas. As etapas do processo são detalhadas no âmbito de suas respectivas faixas, demonstrando também a interligação das etapas entre as faixas. Isso mostra como os diferentes atores interagem para manter um processo operando de forma eficiente.

No BPMN 2.0, piscinas/raias (faixas funcionais) são um de quatro tipos de elementos de diagramas de processo de negócios. Uma piscina representa os principais participantes em um processo. Uma determinada piscina pode estar em uma empresa ou área diferente, mas ainda envolvida no processo. As raias dentro de uma piscina mostram as atividades e os fluxos para um determinado papel ou participante, definindo quem é responsável pelas diferentes partes do processo. Os três outros tipos de elementos são:

1. Objetos de fluxogramas

   : eventos, atividades e portais

2. Conectando objetos

   : fluxos de sequência, fluxos de mensagem e associações.

3. Artefatos

   : objeto de dados, grupo, anotação

Saiba mais sobre símbolos BPMN aqui .

1. Determine sua meta

   e qual processo, ou quais processos, devem ser estudados para atingir a meta. Pense sobre a quantidade de detalhes necessários para se ter conhecimento suficiente para gerar eficácia.

2. Divida o trabalho

   em partes gerenciáveis, mas certifique-se de que esteja estudando um processo completo para que você possa visualizá-lo por inteiro e possivelmente melhorá-lo. Identifique claramente os limites do processo a ser estudado.

3. Identifique as raias

   , que podem ser funcionários, grupos de trabalho ou departamentos.

4. Para um processo existente, pesquise as etapas do processo

   , tanto quem, quanto o que está envolvido, para que possam ser divididos em suas respectivas faixas. Detalhe as interconexões, comunicações e entregas entre as faixas. Documente o processo como ele é, mas esteja atento a lacunas, redundâncias, duplicações, gargalos e outras ineficiências. Observe que, por vezes, a redundância é propositadamente instalada em um processo para fins de segurança ou qualidade. Você pode fazer anotações, um diagrama desenhado à mão ou escrever post-its, que posteriormente poderá ajustar com diagramações do software.

5. Para um novo processo em fase de elaboração

   , descreva as etapas do processo que aumentariam a eficiência e qualidade e/ou reduziriam atrasos e custos.

6. Observação especial

   : para um processo sendo documentado com diagramas de fluxo de processos (PFDs), Notação de modelagem de processos de negócio 2.0 (BPMN 2.0) ou outros tipos de diagramas, é recomendável que a pesquisa seja executada por uma equipe com experiência nesses métodos, e que também utilizem raias como elemento de elaboração.

1. Liste os participantes

   na esquerda para criar raias horizontais, seja desenhando à mão ou usando um software de diagramação. Se, posteriormente, decidir que seria prático usar raias verticais, você pode refazê-las (ou girá-las) na parte superior.

2. Use símbolos padrões para descrever os passos do processo

   de forma sequencial em suas respectivas raias.

3. Confirme seu diagrama

   com os participantes envolvidos no processo, e realize os ajustes necessários.

4. O diagrama pode agora ser utilizado

   para comunicar um processo padronizado para fins de qualidade e treinamento; identificar responsabilidades e obrigações; e revelar ineficiências e lacunas.

5. Um novo diagrama pode ser desenhado

   para modelar um novo processo e mostrar novas responsabilidades, permitindo que analistas e participantes possam estudar os prós e contras, aprimorando ainda mais o processo.

Com o Lucidchart, o software intuitivo e fácil de usar, você pode criar fluxogramas funcionais de aparência profissional. Para criar um, simplesmente crie uma caixa antes de começar a desenhar o seu fluxo do processo. Rotule cada coluna na caixa com o nome de uma pessoa ou equipe envolvida no processo. Quando for desenhar o fluxo do processo, combine cada ação com a pessoa ou equipe que o realiza. Veja como é fácil criar fluxogramas funcionais profissionais com o Lucidchart usufruindo de um teste gratuito.