"Sem mudança, algo dorme dentro de nós e raramente desperta. Os que dormem devem acordar.” Essas palavras, proferidas pelo duque Leto Atreides no filme Duna, de 1984, nos dizem que, para ter sucesso, é necessária uma mudança.

Para que a sua empresa cresça, você deve abraçar a mudança. Porém, você precisa garantir que essa mudança faça sentido, ajude você a atingir seus objetivos e seja adotada por todos os funcionários.

No fim dos anos 70, Thomas J. Peters e Robert H. Waterman, da empresa de consultoria McKinsey, desenvolveram o que é conhecido como modelo 7s de McKinsey. Esse modelo é uma estrutura que avalia sete elementos cruciais que precisam ser alterados ou alinhados para sua empresa ter sucesso.

Neste artigo, discutiremos a estrutura 7s de McKinsey e mostraremos como usar esse modelo. Também daremos ideias sobre como deixar o modelo dos 7s acessível a todos os envolvidos, visando a uma colaboração eficaz.   

Os sete elementos do modelo 7s de McKinsey

A premissa básica da gestão 7s é que são sete os elementos internos de uma organização que precisam ser alinhados para que ela seja bem-sucedida. Esses sete elementos são categorizados como “rígidos” ou “suaves”.

Elementos rígidos

Os elementos rígidos são tangíveis, fáceis de identificar e mais fáceis para a gestão influenciar imediatamente. Alguns exemplos são declarações de estratégia, planos corporativos, organogramas e outros documentos.

• Estratégia: o plano da empresa para aumentar a vantagem competitiva
• Estrutura: como a empresa está organizada e quem responde a quem
• Sistemas: procedimentos, processos e práticas da equipe que caracterizam como o trabalho é feito

Elementos suaves

Esses elementos são mais difíceis de descrever, pois as capacidades da equipe, os valores corporativos e a cultura estão sempre se desenvolvendo e mudando.

• Valores compartilhados: os valores fundamentais que se refletem na cultura corporativa e na ética de trabalho de cada um
• Estilo: padrões comportamentais típicos de grupos como gerentes e outros profissionais
• Equipe: os funcionários da empresa e as aptidões gerais deles
• Habilidades: as principais competências e aptidões distintas da organização

O diagrama do modelo representa a interdependência de todos os sete elementos. Valores compartilhados são colocados no meio do modelo para enfatizar que são cruciais ao desenvolvimento de todos os outros elementos críticos. As ideias por trás da razão de ser da organização influenciarão os outros seis elementos.

Use um modelo do Lucidchart para criar na web um modelo dos 7s de gestão de mudanças, a ser usado com outras pessoas à medida que você realinha metas e aborda as mudanças organizacionais.

Como se usa o modelo 7s de McKinsey?

A interdependência na estrutura do desenvolvimento dessa estratégia significa que, se um elemento mudar, você terá que abordar os outros seis elementos para analisar como a mudança os afeta e determinar como cada um precisa mudar para manter as metas organizacionais alinhadas.

Alguns usos comerciais da estrutura de McKinsey são:

• Determinar como a empresa atingirá as metas
• Catapultar a produtividade e o desempenho
• Colocar em prática uma estratégia proposta
• Facilitar as complexidades do alinhamento dos departamentos e processos durante uma fusão ou aquisição
• Analisar os efeitos das mudanças organizacionais dentro da empresa
• Implementar políticas para melhorar as habilidades e as competências dos funcionários

O modelo 7s pode ser usado quando o design organizacional e a eficácia estão em questão. Com ele, todas as partes interessadas trabalham para chegar a um acordo quando houver opiniões divergentes sobre como os sete elementos devem ser alinhados.

Siga as etapas a seguir na hora de implementar essa ferramenta.

Etapa 1: identifique áreas a serem alinhadas

Analise cada um dos sete elementos para determinar se eles estão efetivamente alinhados entre si. Por exemplo: se você projetou uma estratégia que depende da apresentação rápida do produto, mas usa uma estrutura de matriz com relacionamentos conflitantes, que impede um ambiente de trabalho ágil, há um conflito que requer a mudança na estratégia ou na estrutura.

Para realizar uma análise 7s, responda a estas perguntas:

Estratégia

• Qual é o objetivo da sua empresa?
• Como os recursos serão usados para atingir esse objetivo?
• O que sua empresa tem de especial?
• Como você se adapta às mudanças nas condições do mercado?

Estrutura

• Como a empresa é organizada?
• Como as decisões são tomadas?
• Como os funcionários se alinham à estratégia da empresa?
• Como as informações são compartilhadas?

Sistemas

• Quais sistemas financeiros estão em vigor na aquisição dos recursos?
• Quais são os sistemas usados no recrutamento, na promoção e na avaliação de desempenho?
• Quais processos, procedimentos e práticas estão em vigor para realizar o trabalho?

Valores compartilhados

• Quais são os valores sobre os quais a organização foi construída?
• Como os valores se revelam na rotina?

Estilo

• Qual é o estilo de liderança?
• Como os funcionários respondem à gestão?
• Os funcionários trabalham de forma competitiva, colaborativa, ou cooperativa?
• Há equipes ou grupos isolados?

Corpo docente

• A quantidade atual de funcionários basta para atingir as metas?
• Há necessidades de pessoal?
• Há lacunas nos recursos ou nas aptidões necessárias?

Capacidades

• Quais habilidades os funcionários têm para oferecer produtos e serviços essenciais?
• As habilidades atuais dos funcionários bastam?
• O que a organização faz bem?
• Como as habilidades são monitoradas, avaliadas e aprimoradas?

Após responder a essas perguntas, analise os dados e procure alinhamento, consistência, conflitos, lacunas, pontos fortes e pontos fracos.

Etapa 2: determine o design organizacional ideal para você

Ao determinar o design organizacional mais eficaz para você, fica muito mais fácil definir metas e criar planos de ação. Para achar o design ideal, recomendamos observar a concorrência e outros departamentos da sua empresa para ver o que funciona para eles.

Use o Lucidchart para criar um documento que ajude a aprimorar o design mais eficiente para você. Os documentos do Lucidchart são criados na web e podem ser acessados de qualquer lugar a qualquer momento, permitindo uma verdadeira colaboração entre as equipes.

Etapa 3: decida o que precisa mudar

Nesta etapa, você deve criar um plano de ação que detalhe as áreas a serem realinhadas e as etapas necessárias para chegar a esses realinhamentos. Por exemplo: se o estilo de gestão de alguns gerentes não estiver alinhado com os valores da empresa, você deverá decidir quais mudanças precisam ser feitas: excluir um nível da gestão? Reorganizar hierarquias? Ou simplesmente influenciar os gerentes a mudarem o estilo para que as operações funcionem de forma mais eficiente?

Usando dados coletados de alterações organizacionais anteriores e analisando como os concorrentes implementaram mudanças de sucesso no passado, crie um fluxograma para descrever visualmente seu processo de mudança. O fluxograma deve incluir uma representação dos procedimentos e dos processos atuais, e como você deseja que eles sejam no futuro. 

Com um fluxograma facilmente acessível, você e sua equipe analisam pontos fortes e fracos e colaboram à medida que propõem mudanças futuras. Ao permitir a colaboração em tempo real, o Lucidchart aumenta a adesão dos funcionários e da liderança.

Etapa 4: implemente as mudanças

Após decidir as mudanças a serem feitas e ter a adesão completa de todos os envolvidos, você precisará implementar as mudanças. Somente as mudanças implementadas corretamente terão impacto positivo na empresa. Encontre pessoas na sua organização, ou contrate consultores com experiência na implementação de mudanças.

Quando muitas mudanças precisam ser feitas, pode ser uma boa ideia implementá-las gradualmente para que a organização não se sobrecarregue. Para isso, você deve usar o Lucidchart para mapear visualmente um plano de implementação.

Etapa 5: analise os sete elementos na estrutura de desenvolvimento da sua estratégia

Por ser dinâmico, o modelo 7s de McKinsey deve mudar com frequência à medida que você procura formas de ser mais eficiente e ampliar a empresa. Retorne ao modelo com frequência para revisar os elementos e realinhar conforme necessário. Como mudar um elemento sempre afeta os outros elementos do modelo, é muito importante revisar e se adaptar continuamente para não estagnar e perder participação de mercado.

À medida que a empresa cresce, por exemplo, pode ser necessário expandir para outras regiões do país ou do mundo. Use o modelo 7s de McKinsey para determinar como esses locais serão alinhados com suas metas e seus valores. Essas regiões serão locais de marketing, de fabricação, de desenvolvimento ou de vendas?

Conforme você trabalha em diferentes situações e propostas de alteração, use o Lucidchart para criar os gráficos e diagramas visuais necessários, de forma que as pessoas na sua organização avaliem e absorvam rapidamente as novas informações.

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