Digamos que sua empresa lidere o mercado no setor em que atua. Você poderia continuar fazendo o que estava fazendo. Sua estratégia está dando certo e em time que está ganhando não se mexe, não é? Essa abordagem pode funcionar por algum tempo, mas você corre o risco de se tornar complacente.

Há várias empresas que se tornaram complacentes após alcançarem o sucesso. E a complacência acabou levando à falta de inovação, ao fracasso em adotar novas tecnologias e à incapacidade de se adaptar às mudanças nas tendências do mercado. Quando uma empresa fica estagnada, corre o risco de perder tudo à medida que os clientes procuram outras maneiras de atender às necessidades.

Empresas bem-sucedidas entendem que mudanças e melhorias são essenciais para o crescimento dos negócios e para a participação no mercado. Neste artigo, discutiremos como a metodologia Lean pode ajudar a melhorar a produtividade, eliminar o desperdício e manter os clientes satisfeitos.

O que é a metologia Lean?

A metodologia Lean, também conhecida como manufatura enxuta, Lean thinking ou gestão Lean, é usada para maximizar o valor e a qualidade, minimizando o desperdício. 

A metodologia Lean concentra o foco no cliente, o que significa que ele está no centro de tudo o que você faz. O cliente precisa e quer impulsionar a tomada de decisões, o desenvolvimento, os processos e as operações para garantir uma experiência positiva ao cliente.

As raízes do método Lean podem ser traçadas às décadas de 40 e 50 no Japão, quando o país se encontrava na reconstrução de indústrias e na melhoria da economia após a Segunda Guerra Mundial. Uma das primeiras filosofias a surgir do esforço coletivo foi a Kaizen, que significa "mudança para melhor" ou "melhoria contínua". A Toyota Motor Corporation usou as ideias Kaizen para desenvolver o Toyotismo, um sistema de produção que enfatiza a eficiência, a qualidade, a redução de resíduos e a melhoria contínua.

O sucesso do Toyotismo chamou a atenção global de empresas que queriam aprender como poderiam melhorar continuamente, aumentar a eficiência e produzir bens de alta qualidade, acabando com o desperdício. 

O Toyotismo formou a base da metodologia Lean. Os pesquisadores James P. Womack e Daniel T. Jones apresentaram o método Lean no início dos anos 1990 no livro A Máquina Que Mudou o Mundo, que ajudou a popularizar os princípios do Lean fora do Japão.

Apesar de o método Lean ter sido originalmente desenvolvido para otimizar a eficiência na fabricação, ele tem sido aplicado a outros setores, como saúde, desenvolvimento de software, hospitalidade, construção e muito mais.

Pilares da metodologia Lean 

A metodologia Lean inclui vários princípios, também chamados de pilares do Lean, que as organizações usam para guiar a implementação das práticas de Lean.

Valor

Como os princípios da metodologia Lean se concentram no cliente, você deve definir o que é importante para os seus clientes. Isso significa identificar os recursos, atributos e resultados pelos quais os clientes estão dispostos a pagar. Não inclua recursos ou funcionalidades “legais de ter” se seus clientes não precisarem ou não quiserem. Ao identificar o que é de valor para o cliente, você acaba com o desperdício de tempo e recursos em coisas que não importam.

Use gratuitamente nosso modelo de proposta de valor para garantir que os produtos que você desenvolve ou fabrica atendam às necessidades dos seus clientes.

Mapeamento de fluxo de valor

Um fluxo de valor é a sequência de processos, etapas e atividades envolvidas no desenvolvimento e na entrega de produtos e serviços de valor para os clientes.

Um mapa de fluxo de valor permite que você visualize o fluxo de valor. Isso envolve a identificação e a categorização do fluxo de todas as informações, materiais e processos que transformam os seus insumos em produtos ou serviços. 

Este modelo de mapa de fluxo de valor gratuito pode ajudar a visualizar e analisar os eventos que devem acontecer em um projeto até que o produto seja entregue ao cliente.

Fluxo de trabalho

O objetivo deste pilar da metodologia Lean é criar um fluxo de trabalho suave que não será interrompido por gargalos ou  interrupções. Criar um diagrama de processos do fluxo de trabalho pode ajudar a identificar áreas que podem causar problemas e impedir o fluxo de trabalho. Identificar áreas problemáticas logo no início facilita a busca de soluções para que o trabalho continue conforme o esperado.

Um diagrama de fluxo de trabalho também pode ajudar a analisar o funcionamento dos processos atuais para que você possa procurar continuamente maneiras de melhorá-los.

Sistemas de puxada (ou pull)

Em um sistema de puxada, o trabalho está alinhado com a demanda do cliente. O trabalho é concluído com base na demanda real em vez da demanda prevista. Isso minimiza o desperdício, garantindo que os recursos sejam usados apenas quando necessário, limitando a produção excessiva.

Melhoria contínua

Esse pilar da metodologia Lean enfatiza a criação de uma cultura de melhoria contínua. Os funcionários de todos os níveis são incentivados a analisar os processos atuais, identificar áreas de aprimoramento e implementar pequenas mudanças incrementais para aumentar a eficiência. Isso o ajudará a melhorar a qualidade e a fornecer mais valor aos seus clientes, ao mesmo tempo em que você reduz o desperdício, as inconsistências e os possíveis defeitos.

Respeito pelas pessoas

As empresas precisam avaliar e respeitar os funcionários. Envolver os funcionários nos esforços de melhoria da empresa os capacita a compartilhar conhecimento e habilidade. Quando os funcionários sentem que as contribuições são importantes, isso lhes dá um senso de responsabilidade no desenvolvimento dos produtos e serviços. Esse senso de responsabilidade incentiva a colaboração e o trabalho em equipe, cria confiança e estabelece um ambiente de trabalho de suporte, que também pode ajudar nos esforços de retenção de funcionários.

Gerenciamento visual

Use ferramentas de colaboração visual como o Lucidchart para tornar os projetos mais visíveis e transparentes. A exibição de gráficos, programações, quadros e diagramas em um espaço proeminente oferece aos funcionários uma visão geral do estado atual do projeto. Compreender qual trabalho já foi feito, o que está sendo feito agora e o que ainda precisa ser feito mantém todos em sintonia.

Uma representação visual dos processos e fluxos de trabalho também facilita a localização de possíveis áreas problemáticas para que você possa corrigi-las antes que causem atrasos.

Padronização

Desenvolver e implementar processos padrão ajuda a estabelecer as melhores práticas, para que seus métodos de trabalho e entrega sejam consistentes. Depois de identificar desvios e obstáculos, você pode desenvolver e implementar de forma rápida as melhorias com pouco tempo de inatividade.  

A metodologia Lean no desenvolvimento de software

A metodologia Lean originalmente se aplicavam à manufatura, mas o desenvolvimento de software foi uma das indústrias a adotá-la.

No contexto do desenvolvimento de software, a metodologia Lean é o mesmo que na fabricação. O foco é agregar valor a aplicativos que atendam às necessidades do cliente, e fazê-lo de maneira eficaz. 

A metodologia Lean permite que as equipes de desenvolvimento de software melhorem a eficiência, reduzam custos, eliminem desperdícios, padronizem processos, aumentem a produtividade e maximizem a satisfação do cliente. Quando combinado com metodologias ágeis como o Scrum, a Lean permite que as equipes respondam de forma rápida e se adaptem às mudanças nas necessidades dos clientes, adicionando valor incrementalmente em ciclos iterativos curtos. 

Ferramentas de Lean

Existem várias ferramentas que você pode usar para ajudar a implementar práticas da metodologia Lean no local de trabalho. Essas ferramentas foram feitas para ajudar a:

• Concentrar-se no desenvolvimento de produtos centrados no cliente
• Identificar e eliminar desperdício
• Aumentar a eficiência
• Aumentar o valor geral dos seus produtos

Temos centenas de modelos prontos para você começar a usar. Veja alguns abaixo.

Diagrama de afinidades

Um diagrama de afinidades ajuda a reunir e classificar dados para consolidar ideias e informações semelhantes. A partir daí, você pode analisar os dados e priorizar as melhores ideias e soluções para abordar as preocupações dos clientes e atender às expectativas deles.  

Quadro Kanban

Em japonês, a palavra “kanban” significa placa ou outdoor. Um mural Kanban é uma ferramenta de gerenciamento visual que divide o trabalho em três colunas: tarefas que ainda precisam ser feitas, tarefas em andamento e tarefas concluídas. 

À medida que novas tarefas ou itens de trabalho são adicionados a um projeto, eles são escritos em um cartão e colocados na coluna "Afazeres". Quando um membro da equipe escolhe um item para trabalhar, o cartão é movido para a coluna "Em andamento". O cartão é movido para a coluna "Concluído" depois de concluir o item de trabalho.

Os murais Kanban ajudam a gerenciar o equilíbrio da carga de trabalho, acompanhar o progresso e identificar possíveis gargalos ou interrupções.

Painel 5S

Esta ferramenta é usada para ajudar a organizar seu trabalho para maximizar a eficiência. O painel 5S inclui as seguintes seções:

• Utilização (Seiri): identifique itens desnecessários no espaço de trabalho e remova-os.
• Organização (Seiton): organize os itens necessários onde eles são mais facilmente acessíveis conforme a função.
• Limpeza (Seisō): limpe o espaço de trabalho e as ferramentas regularmente.
• Padronização (Seiketsu): estabeleça processos e procedimentos consistentes e reproduzíveis para manter as três primeiras práticas.
• Disciplina (Shitsuke): criar uma cultura em que os funcionários sigam e se adequem consistentemente aos princípios do 5S.