Stel dat je bedrijf de markt binnen je branche leidt. Het zou geen probleem zijn om op dezelfde manier verder te gaan. Blijkbaar gaat het prima. Waarom repareren als het niet kapot is? Deze benadering kan een tijdje werken, maar je loopt het risico zelfvoldaan te worden.

De geschiedenis zit vol met bedrijven die zelfvoldaan werden na het bereiken van succes. En dat gevoel leidt uiteindelijk tot een gebrek aan innovatie, een afwijzing van nieuwe technologie en een onvermogen om mee te groeien met de veranderende trends in de markt. Een stagnerend bedrijf zet alles op het spel, omdat klanten anders op zoek gaan naar andere manieren om aan hun behoeften te voldoen.

Succesvolle bedrijven begrijpen dat verandering en verbetering essentieel zijn voor bedrijfsgroei en marktaandeel. In dit artikel bespreken we hoe je met de lean methode de productiviteit kunt verbeteren, verspilling kunt verminderen en je klanten tevreden kunt houden.

Wat is de Lean methode?

De Lean methode, ook wel bekend als Lean manufacturing, Lean thinking of Lean Management, wordt gebruikt om waarde en kwaliteit te maximaliseren en verspilling te minimaliseren. 

Lean is gebouwd op klantgerichtheid, wat betekent dat de klant centraal staat in alles wat je doet. De behoeften en wensen van de klant sturen de besluitvorming, ontwikkeling, processen en activiteiten om een positieve klantervaring te garanderen.

De wortels van Lean liggen in Japan in de jaren '40 en '50 van de vorige eeuw, toen het land zich richtte op de wederopbouw van industrieën en het verbeteren van de economie na de Tweede Wereldoorlog. Een eerste filosofie die voortvloeide uit de collectieve inspanning was Kaizen, wat 'verandering ten goede' of 'voortdurende verbetering' betekent. Toyota Motor Corporation gebruikte de ideeën uit Kaizen om het Toyota Production System (TPS) te ontwikkelen, dat de nadruk legt op efficiëntie, kwaliteit, afvalvermindering en continue verbetering.

Het succes van TPS trok wereldwijd de aandacht van bedrijven die wilden leren hoe ze zelf ook voortdurend konden verbeteren, hun efficiëntie konden verhogen en goederen van hoge kwaliteit konden produceren terwijl de verspilling zo ver mogelijk verlaagd werd. 

TPS ledge zo de basis van de Lean methode. De onderzoekers James P. Womack en Daniel T. Jones introduceerden Lean in het begin van de jaren '90 van de vorige eeuw in hun boek 'The Machine That Changed the World', waarmee de Lean-principes buiten Japan populair werden.

Hoewel de Lean methode oorspronkelijk is ontwikkeld voor het optimaliseren van de efficiëntie in de productie, wordt deze ook gebruikt in andere industrieën zoals de gezondheidszorg, softwareontwikkeling, horeca en de bouw.

De pijlers van Lean 

De Lean methode bestaat uit een aantal principes, de pijlers van Lean, die bedrijven gebruiken om de implementatie van Lean-praktijken te vergemakkelijken.

Waarde

Omdat Lean-principes de klant centraal stellen, moet je eerst definiëren wat waardevol is voor je klanten. Dit betekent dat je identificeert voor welke functies, specificaties en resultaten de klant bereid is te betalen. Voeg geen 'coole' functies of attributen toe als je klant deze niet nodig heeft of wil hebben. Door vast te stellen wat er voor de klant van waarde is, verspil je geen tijd en middelen aan zaken die er niet toe doen.

Gebruik onze gratis waardepropositiesjabloon om ervoor te zorgen dat de producten die je ontwikkelt of produceert aansluiten op de behoeften van je klant.

Value stream mapping

Een value stream is de volgorde van processen, stappen en activiteiten die betrokken zijn bij het ontwikkelen en leveren van producten en diensten van waarde aan je klant.

Met een value stream diagram kun je de value stream visualiseren. Daarin identificeer en categoriseer je de stroom van alle informatie, materialen en processen die je input omzetten in producten of diensten. 

Met deze gratis sjabloon voor een value stream diagram kun je visualiseren en analyseren wat er tijdens het project moet gebeuren totdat het product aan de klant wordt geleverd.

Workflow

Het doel van deze pijler is om een soepele workflow te creëren die niet gevoelig is voor knelpunten of  onderbrekingen. Door een procesworkflowdiagram te maken, kun je gebieden identificeren die problemen kunnen veroorzaken en je workflow mogelijk belemmeren. Als je de probleemgebieden in een vroeg stadium identificeert, wordt het vinden van oplossingen eenvoudiger, zodat het werk doorgaat zoals verwacht.

Met een workflowdiagram kun je ook analyseren hoe goed de huidige processen werken, zodat je continu kunt zoeken naar manieren om ze te verbeteren.

Pull-systemen

Bij een pull-systeem wordt er gewerkt aan de vraag van de klant. Het werk wordt voltooid op basis van de werkelijke vraag in plaats van de verwachte vraag. Dit minimaliseert verspilling, want er worden alleen bronnen gebruikt wanneer dat nodig is, waardoor overproductie wordt beperkt.

Continue verbetering

Deze pijler legt de nadruk op het creëren van een cultuur van continue verbetering. Werknemers op alle niveaus worden aangemoedigd om de huidige processen te analyseren, verbeterpunten te identificeren en kleine incrementele wijzigingen door te voeren om de efficiëntie te verhogen. Hierdoor kun je de kwaliteit verbeteren en meer waarde leveren aan je klanten, terwijl je verspilling, inconsistenties en mogelijke defecten vermindert.

Respect voor mensen

Bedrijven moeten hun werknemers waarderen en respecteren. Als je je medewerkers betrekt bij de verbeteringsinspanningen van het bedrijf, kunnen ze kennis en vaardigheden delen. Als werknemers het gevoel hebben dat hun bijdragen belangrijk zijn, geeft hen dat een gevoel van verantwoordelijkheid bij de ontwikkeling van je producten en diensten. Dat verantwoordelijkheidsgevoel stimuleert samenwerking en teamwerk, bouwt vertrouwen op en zorgt voor een ondersteunende werkomgeving, wat ook kan helpen bij het behouden van werknemers.

Visueel beheer

Gebruik visuele samenwerkingstools zoals Lucidchart om je projecten beter inzichtelijk en transparant te maken. Het weergeven van grafieken, schema's, borden en diagrammen in een prominente ruimte geeft werknemers een overzicht van de huidige staat van het project. Als iedereen begrijpt welk werk er klaar is, wat er nu gedaan moet worden en wat er nog aankomt, blijft iedereen op dezelfde koers.

Een visuele weergave van je processen en workflows maakt het ook makkelijker om potentiële probleemgebieden te vinden, zodat je ze kunt oplossen voordat ze vertragingen veroorzaken.

Standaardisatie

Door het ontwikkelen en implementeren van standaardprocessen kun je best practices vaststellen, zodat de werk- en leveringsmethoden consistent zijn. Zodra je afwijkingen en obstakels hebt geïdentificeerd, kun je snel verbeteringen ontwikkelen en doorvoeren met weinig tot geen downtime.  

Lean in softwareontwikkeling

De concepten in de lean methode waren oorspronkelijk van toepassing op productie, maar een van de volgende industrieën die het gebruikte was softwareontwikkeling.

In de context van softwareontwikkeling is Lean hetzelfde als in de productie. De focus ligt op het efficiënt en effectief toevoegen van waarde aan softwareapplicaties die aan de behoeften van de klant voldoen. 

Dankzij Lean kunnen softwareontwikkelingsteams de efficiëntie verbeteren, kosten verlagen, verspilling uitsluiten, processen standaardiseren, de productiviteit verhogen en klanttevredenheid maximaliseren. Wanneer Lean wordt gecombineerd met Agile methodieken zoals Scrum, kunnen teams snel reageren en zich aanpassen aan veranderende eisen van de klant door incrementeel waarde toe te voegen in korte iteratieve cycli. 

Lean-tools

Er zijn verschillende hulpmiddelen die je kunt gebruiken om Lean-praktijken op je werkplek door te voeren. Deze tools zijn ontworpen om je te helpen:

• Focus op klantgerichte productontwikkeling
• Identificeer en elimineer verspilling
• Verhoog de efficiëntie
• Verhoog de totale waarde van je producten

We hebben honderden sjablonen om je op weg te helpen. We noemen hier een paar.

Affiniteitsdiagram

Met een affiniteitsdiagram kun je gegevens verzamelen en sorteren om vergelijkbare ideeën en informatie samen te voegen. Van daaruit kun je de gegevens analyseren en prioriteit geven aan de beste ideeën en oplossingen om twijfels van klanten aan te pakken en aan hun verwachtingen te voldoen.  

Kanban-bord

Het Japanse woord 'kanban' betekent 'teken' of 'reclamebord'. Een kanban bord is een visuele beheertool die je werk verdeelt in drie kolommen: items die je moet doen, items waar je mee bezig bent en voltooide items. 

Wanneer nieuwe taken of werkitems aan een project worden toegevoegd, worden ze op een kaartje geschreven en in de kolom 'Te doen' geplaatst. Wanneer een teamlid een item kiest om aan te werken, wordt de kaart verplaatst naar de kolom 'In uitvoering'. De kaart wordt naar de kolom 'Voltooid' verplaatst nadat het werkitem is voltooid.

Met Kanban borden kun je je workloadbalans beheren, de voortgang bijhouden en mogelijke knelpunten of verstoringen identificeren.

5S-dashboard

Met deze tool kun je je werkruimte organiseren om de efficiëntie te maximaliseren. Het 5S-dashboard bevat de volgende onderdelen:

• Sort (sorteren): identificeer onnodige items in je werkruimte en verwijder ze.
• Op volgorde zetten: organiseer de items die je nodig hebt zodat ze het gemakkelijkst toegankelijk zijn voor hun functie.
• Shine (opruimen): ruim je werkplek en tools regelmatig op.
• Standardize (standaardiseren): stel consistente en herhaalbare processen en procedures vast om de eerste drie gewoontes te behouden.
• Sustain (voortzetten): creëer een cultuur waarin werknemers consequent de 5S-principes volgen en naleven.