Nehmen wir an, Ihr Unternehmen ist marktführend in Ihrer Branche. Sie könnten einfach so weitermachen, wie Sie es bisher getan haben. Offensichtlich hat es soweit gut funktioniert – und was gut funktioniert, sollte man nicht ändern, oder? Dieser Ansatz läuft eine Zeit lang gut, aber es besteht das Risiko, sich auf seinen Lorbeeren auszuruhen.

Die Geschichte ist voll von Unternehmen, die zunächst erfolgreich waren und schließlich allzu selbstsicher wurden. Diese Selbstsicherheit führte zu mangelnder Innovation, zu einer zögerlichen Einführung neuer Technologien und zur Unfähigkeit, sich an veränderte Markttrends anzupassen. Wenn ein Unternehmen stagniert, besteht die Gefahr, dass es alles verliert – denn die Kundinnen und Kunden suchen dann nach anderen Möglichkeiten, ihre Bedürfnisse zu erfüllen.

Erfolgreiche Unternehmen wissen, dass Veränderungen und Verbesserungen für das Geschäftswachstum und die eigene Marktposition von entscheidender Bedeutung sind. In diesem Artikel besprechen wir, wie Sie mithilfe des Lean Managements die Produktivität steigern, Ressourcen sparen und Ihre Kundinnen und Kunden zufriedenstellen können.

Was ist Lean Management?

Lean Management, auch bekannt als Lean Manufacturing, Lean Thinking oder Lean Methode, wird verwendet, um den Mehrwert und die Qualität zu maximieren und gleichzeitig Ressourcen zu sparen. 

Das Lean Management konzentriert sich auf die Kundinnen und Kunden. Diese stehen bei allem, was Sie tun, im Mittelpunkt. Die Bedürfnisse und Wünsche der Kundinnen und Kunden bestimmen die Entscheidungsfindung, die Entwicklung, die Prozesse und den Betrieb, um ihnen ein positives Erlebnis zu bieten.

Die Wurzeln von Lean liegen im Japan der 1940er und 1950er Jahre, als sich das Land nach dem Zweiten Weltkrieg auf den Wiederaufbau von Industrien und die Verbesserung der Wirtschaft konzentrierte. Eine der ersten Philosophien, die aus den gemeinsamen Initiativen hervorging, war Kaizen, was „Veränderung zum Besseren“ oder „kontinuierliche Verbesserung“ bedeutet. Die Toyota Motor Corporation nutzte die Ideen von Kaizen, um das Toyota Production System (TPS) zu entwickeln, das sich auf Effizienz, Qualität, Ressourcenschonung und kontinuierliche Verbesserung konzentriert.

Der Erfolg von TPS erregte weltweit die Aufmerksamkeit von Unternehmen, die lernen wollten, wie sie sich kontinuierlich verbessern, die Effizienz steigern und qualitativ hochwertige Waren herstellen können, während gleichzeitig Ressourcen gespart werden. 

TPS bildete die Grundlage des Lean Managements.Forscher James P. Womack und Daniel T. Jones präsentierten die Lean-Methode Anfang der 1990er Jahre in ihrem Buch The Machine That Changed the World, was dazu beitrug, Lean Methoden auch außerhalb Japans zu verbreiten.

Das Lean Management wurde ursprünglich für die Optimierung der Effizienz in der Produktion entwickelt. Sie wurde aber auch in anderen Branchen wie dem Gesundheitswesen, der Softwareentwicklung, dem Gastgewerbe und dem Baugewerbe angewandt.

Lean Prinizipien 

Lean Management umfasst mehrere Prinzipien. Anhand dieser Prinzipien können Unternehmen die Implementierung von Lean Praktiken umsetzen.

Wert

Da sich Lean Management auf die Kundinnen und Kunden konzentrieren, müssen Sie selbst definieren, was für Ihre Kundinnen und Kunden wertvoll ist. Das bedeutet, die Funktionen, Merkmale und Ergebnisse zu identifizieren, für die die Kundinnen und Kunden bereit sind zu zahlen. Fügen Sie keine „Extra“-Features oder -Funktionen hinzu, wenn Ihre Kundinnen und Kunden diese nicht benötigen oder wollen. Indem Sie erkennen, was für Ihre Kundinnen und Kunden wertvoll ist, vermeiden Sie es, Zeit und Ressourcen für unwichtige Details zu verschwenden.

Verwenden Sie unsere kostenlose Vorlage für ein Wertversprechen, um sicherzustellen, dass die Produkte, die Sie entwickeln oder herstellen, den Bedürfnissen Ihrer Kundinnen und Kunden entsprechen.

Wertstromanalyse

Ein Wertstrom ist die Abfolge von Prozessen, Schritten und Aktivitäten, mit denen Sie Produkte und Dienstleistungen entwickeln und bereitstellen, die für Ihre Kundinnen und Kunden wertvoll sind.

Mit einer Wertstromanalyse können Sie den Wertstrom visualisieren. Das umfasst auch die Identifizierung und Kategorisierung aller Informationen, Materialien und Prozesse, die anschließend in Produkte oder Dienstleistungen umgesetzt werden. 

Diese kostenlose Wertstromanalysenvorlage kann Ihnen helfen, alle Schritte zu visualisieren und zu analysieren, die in einem Projekt erfolgen müssen, bis das Produkt an die Kundinnen und Kunden geliefert wird.

Workflow

Ziel dieses Prinzips ist es, einen reibungslosen Workflow zu schaffen, der nicht durch Engpässe oder Unterbrechungen gestört wird. Mit einem Prozess-Workflowdiagramm können Sie Bereiche identifizieren, die Probleme verursachen und Ihren Workflow behindern könnten. Das frühzeitige Erkennen von Problembereichen erleichtert die Lösungsfindung, sodass die Arbeit wie erwartet fortgesetzt werden kann.

Ein Workflow-Diagramm kann Ihnen auch dabei helfen, zu analysieren, wie gut aktuelle Prozesse funktionieren, damit Sie kontinuierlich nach Möglichkeiten suchen können, diese zu verbessern.

Pull-Systeme

In einem Pull-System wird die Arbeit an der Nachfrage der Kundinnen und Kunden ausgerichtet. Die Arbeit wird auf der Grundlage der tatsächlichen und nicht der erwarteten Nachfrage abgeschlossen. Dadurch werden Ressourcen geschont, indem diese nur bei Bedarf verwendet werden. So wird die Überproduktion begrenzt.

Kontinuierliche Verbesserung

Dieses Lean Prinzip konzentriert sich darauf, eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu schaffen. Mitarbeitende auf allen Ebenen werden ermutigt, aktuelle Prozesse zu analysieren, Bereiche zu identifizieren, in denen Verbesserungen vorgenommen werden können, und kleine inkrementelle Änderungen zu implementieren, um die Effizienz zu steigern. So können Sie die Qualität verbessern und Ihren Kundinnen und Kunden einen höheren Wert bieten, während Sie gleichzeitig Verschwendung, Unstimmigkeiten und mögliche Fehler reduzieren.

Respekt vor Menschen

Unternehmen müssen ihre Mitarbeitenden wertschätzen und respektieren. Wenn Sie Ihre Mitarbeitenden in die Optimierungsinitiativen des Unternehmens einbeziehen, können diese ihr Wissen und ihre Fähigkeiten einbringen. Wenn die Mitarbeitenden das Gefühl haben, dass ihre Beiträge wichtig sind, fühlen sie sich an der Entwicklung Ihrer Produkte und Dienstleistungen beteiligt. Dieses Gefühl der Eigenverantwortung fördert die Zusammenarbeit und das Teamwork, baut Vertrauen auf und schafft ein unterstützendes Arbeitsumfeld, das auch zur Bindung der Mitarbeitenden beitragen kann.

Visuelle Verwaltung

Verwenden Sie Tools zur visuellen Kollaboration wie Lucidchart, um Ihre Projekte transparenter zu gestalten. Indem Diagramme, Zeitpläne und Boards sichtbar angezeigt werden, erhalten Mitarbeitende einen Überblick über den aktuellen Stand des Projekts. Wenn Sie wissen, was bereits getan wurde, was gerade getan wird und was noch zu tun ist, sind alle auf dem gleichen Stand.

Eine visuelle Darstellung Ihrer Prozesse und Arbeitsabläufe erleichtert außerdem das Auffinden potenzieller Problembereiche, sodass Sie diese beheben können, bevor es zu Verzögerungen kommt.

Standardisierung

Die Entwicklung und Implementierung von Standardprozessen hilft Ihnen, Best Practices zu etablieren, damit Ihre Arbeits- und Bereitstellungsmethoden konsistent sind. Sobald Sie Abweichungen und Hindernisse identifiziert haben, können Sie schnell und mit wenig bis gar keiner Ausfallzeit Verbesserungen entwickeln und umsetzen.  

Lean Management in der Softwareentwicklung

Das Lean Management wurden ursprünglich für die Fertigung entwickelt, aber schon bald wurden sie auch in der Softwareentwicklung übernommen.

Im Kontext der Softwareentwicklung bedeutet „Lean“ dasselbe wie in der Fertigung. Der Schwerpunkt liegt auf der effizienten und effektiven Wertschöpfung bei Softwareanwendungen, die den Bedürfnissen der Kundinnen und Kunden entsprechen. 

Mit dem Lean Management können Softwareentwicklungsteams die Effizienz verbessern, Kosten senken, Ressourcen schonen, Prozesse standardisieren, die Produktivität erhöhen und die Zufriedenheit der Kundinnen und Kunden maximieren. In Kombination mit agilen Methoden wie Scrum können Teams mit Lean schnell auf sich ändernde Anforderungen seitens der Kundinnen und Kunden reagieren und sich anpassen, indem sie in kurzen, iterativen Zyklen schrittweise Mehrwert schaffen. 

Lean Methoden

Es gibt verschiedene Methoden, mit denen Sie das Lean Management an Ihrem Arbeitsplatz implementieren können. Diese methoden helfen Ihnen bei folgenden Aufgaben:

• Konzentration auf kundenorientierte Produktentwicklung
• Erkennen und Beheben von Ressourcenverschwendung
• Steigerung der Effizienz
• Steigerung des Gesamtwerts Ihrer Produkte

Wir haben Hunderte von Vorlagen, die Ihnen den Einstieg erleichtern. Hier ist eine Auswahl.

Affinitätsdiagramm

Ein Affinitätsdiagramm hilft Ihnen, Daten zu sammeln und zu sortieren, um ähnliche Ideen und Informationen zu konsolidieren. Von dort aus können Sie die Daten analysieren und die besten Ideen und Lösungen priorisieren, um auf die Anliegen Ihrer Kundinnen und Kunden einzugehen und ihre Erwartungen zu erfüllen.  

Kanban-Board

Das japanische Wort „Kanban“ bedeutet Schild oder Plakat. Ein Kanban Board ist ein visuelles Management-Tool, mit dem Sie Ihre Arbeit in drei Spalten aufteilen: „Zu erledigen“, „Wird erledigt“ und „Erledigt“. 

Wenn neue Aufgaben oder Arbeitspunkte zu einem Projekt hinzugefügt werden, werden sie auf eine Karte geschrieben und in der Spalte „Zu erledigen“ platziert. Wenn ein Teammitglied einen Punkt auswählt, an dem es arbeiten möchte, wird diese Karte in die Spalte „Wird erledigt“ verschoben. Nach Abschluss des Punktes wird die Karte in die Spalte „Erledigt“ verschoben.

Kanban-Boards helfen Ihnen, Ihre Workload-Balance zu verwalten, den Fortschritt zu verfolgen und potenzielle Engpässe oder Unterbrechungen zu identifizieren.

5S-Dashboard

Dieses Tool hilft Ihnen, Ihren Arbeitsbereich zu organisieren und so die Effizienz zu maximieren. Das 5S-Dashboard enthält die folgenden Abschnitte:

• Sortieren: Identifizieren und Entfernen Sie unnötige Elemente in Ihrem Arbeitsbereich.
• Ordnen: Ordnen Sie die erforderlichen Gegenstände so an, dass sie möglichst einfach erreichbar sind, wenn sie gebraucht werden.
• Polieren: Machen Sie Ihren Arbeitsbereich und Ihre Tools regelmäßig sauber.
• Standardisieren: Etablieren Sie konsistente und wiederholbare Prozesse und Verfahren, um die ersten drei Praktiken durchgehend beizubehalten.
• Nachhaltig machen: Schaffen Sie eine Kultur, in der die Mitarbeiter die 5S-Prinzipien konsequent befolgen und einhalten.