Como é a melhoria de processos na sua organização? É provável que você não tenha uma única solução para todos os obstáculos nos processos corporativos. Mesmo um bom tempo após um projeto de enorme orçamento ser implementado, nenhum sistema é perfeito e, embora uma iniciativa possa melhorar temporariamente como o trabalho é feito, talvez você precise alterá-lo novamente em algum momento.

O aprimoramento dos seus processos de negócios (BPI) e o crescimento da sua empresa não precisam ser complicados ou feitos de forma isolada. A metodologia Kaizen de melhoria contínua incentiva as organizações a jogar no longo prazo - devagar e sempre.

E o melhor? Qualquer pessoa, seja gerente do projeto ou um CEO, pode implementá-lo. Continue lendo para saber tudo sobre kaizen, uma palavra japonesa que significa “melhoria contínua”.

O que é a metodologia kaizen

Kaizen é uma filosofia de “fazer melhor todos os dias, com todo mundo e em todos os lugares”. Ele foca as melhorias pequenas e frequentes nos processos de trabalho existentes, geradas por todos os funcionários em todos os níveis da organização, não apenas por gerentes e executivos. Quando aplicado, ele melhora todas as funções da empresa, seja no marketing, nas finanças ou no armazenamento.

A filosofia Kaizen desafia a afirmação “é assim que fazemos as coisas”. Graças a micromudanças, ele departamentos isolados, egos e desperdícios, além de visar a processos eficientes e padronizados, principalmente nestas áreas:

• Qualidade: produtos, melhores práticas e processos corporativos.
• Custo: materiais, energia e recursos.
• Entrega: tempo de entrega e atividades sem valor agregado
• Gestão: treinamento, postura, fluxo e documentação
• Segurança: condições de trabalho

Você deve ter ouvido falar do termo Kaizen em referência a The Toyota Way - um famoso relato estudado nos cursos de negócios. Ou talvez em outras metodologias de melhoria contínua, como Six Sigma, Lean, Gestão de Qualidade Total ou 5S. Como a metodologia Kaizen envolve mais a mentalidade do que as ferramentas, ela pode (e talvez deva) ser implementada com outros métodos de BPI, como Six Sigma e 5S. Mas, por que implementá-la?

Por que implementar a metodologia Kaizen?

Com o tempo, pequenas melhorias incrementais podem gerar resultados relevantes — é um movimento de base nas BPI.

O Kaizen também promove condições para os funcionários se envolverem profundamente. Quando implementado com sucesso e clareza, o Kaizen atende a três necessidades essenciais dos funcionários:

• Vínculo: a um objetivo organizacional maior, ao trabalho e aos colegas de trabalho
• Criação: oportunidades para pensar e resolver problemas existentes com soluções criativas e práticas
• Controle: um senso de propriedade e awareness durante todo o processo

A metodologia Kaizen é uma maneira fácil de envolver os funcionários e desenvolver uma cultura de melhoria contínua. Parece óbvio, mas o envolvimento dos funcionários tem impacto direto nos processos e no sucesso da empresa. Quando você promove pequenos efeitos nos respectivos ambientes para organizar e capacitar todos os funcionários a participarem do panorama geral, eles permanecem por mais tempo na empresa e trabalham com mais inteligência.

É fácil integrar os funcionários com o Lucidchart - basta usar recurso de bate-papo para enviar diagramas de um processo e colaborar em tempo real; ou até mesmo comentar diretamente partes específicas de um documento.

Como colocar o Kaizen em prática

O Kaizen pode ser implementado em toda a empresa, em uma equipe ou até mesmo em âmbito pessoal. Alguns casos exigem uma orientação clara da mudança na liderança e na cultura da empresa.

Use a ideia da melhoria contínua do Kaizen para criar fluxogramas de processo e de implantação e, assim, enxergar os processos atuais e detectar, com mais facilidade, onde os desperdícios podem estar escondidos na empresa. Algo bem simples, como documentar visualmente os processos corporativos num diagrama Kaizen, pode ser uma melhoria que gera ainda mais percepções e mudanças valiosas.

Você pode, por exemplo, usar um mapa de fluxo de valor para detectar desperdício e tempo sem valor agregado na manufatura ou até mesmo num ambiente de DevOps.

Confira a seguir sete dicas úteis para começar e continuar com a metodologia Kaizen.

Questione as práticas atuais

Para crescer e melhorar a empresa, deve refletir sobre o que faz agora. Alguns processos complicados no estado em que se encontram são frágeis; porém é necessário ser crítico dos seus próprios processos para fazer mudanças impactantes e duradouras.

Pense pequeno

Em uma organização, a maioria das pessoas não é do alto escalão ou nem toma as principais decisões. Capacite todos, até mesmo indivíduos e equipes pequenas, a fazer mudanças nos próprios processos. Grandes ideias são ótimas, mas mesmo as pequenas podem ter um grande impacto no longo prazo - seja uma reunião de consolidação ou uma decisão que libera tempo para realizar mais trabalhos.

Incentive a participação num ambiente irrepreensível

Crie um ambiente no qual os funcionários não tenham medo de falar quando reconhecem um ponto fraco ou acham que há uma maneira melhor de fazer algo. Ao mesmo tempo, se uma ideia não funcionar como imaginado, a metodologia Kaizen sugere a iteração e a melhoria, em vez de sair culpando alguém. Inovação, afinal, é apenas uma palavra sofisticada para "tentativa e erro".

Não busque a perfeição

A metodologia Kaizen não existe para aperfeiçoar repentinamente sistemas ou processos, mas para melhorá-los. Pode-se até argumentar que a metodologia Kaizen sugere que a perfeição é inatingível - por melhor que as coisas estão indo, sempre há algo a melhorar, desde os recursos do produto até como você gerencia um projeto.

Reconheça o sucesso

Comemore seus êxitos na melhoria, grandes ou pequenos, mesmo que seja um elogio do Slack. Os funcionários que realmente desejam melhorar a empresa, produto ou experiência do cliente, são os mais investidos e os quais você deve manter.

Use o 5S e outras estratégias

O Kaizen tem a mentalidade de estar sempre atento às formas de melhorar um processo. Mas, na hora de implementar essas melhorias, você pode achar úteis outras metodologias de melhoria de processos, como Six Sigma ou 5s, que podem atuar como uma estrutura na tomada de decisão com base em dados. 

Escolha um modelo do Lucidchart de acordo com as necessidades do seu projeto

Ao conhecer seus processos, fica mais fácil detectar onde há espaço para refinamento, eliminação ou colaboração. Use a biblioteca de modelos do Lucidchart para começar, não importa se suas necessidades sejam enxergar os processos corporativos ou de vendas ou diagramas de rede.

Na hora de colocar as ideias em prática, utilize os eventos Kaizen: melhorias leves e estruturadas, nas quais o dono dos processos e as equipes determinam rapidamente a intensidade, a rapidez e a importância de cada projeto de melhoria. Esses eventos garantem que as melhorias sejam SMART (específicas, mensuráveis, possíveis, relevantes e oportunas).

As potenciais soluções devem ser implementadas e monitoradas estrategicamente com o ciclo Planejar, Fazer, Verificar e Agir (PDCA).

O ciclo PDCA é uma estrutura contínua para melhorar um processo ou produto, dividindo-o em etapas menores.

Você pode usar um diagrama de Kaizen para enxergar e:

• Planejar: identifique o problema ou a oportunidade de melhoria e desenvolva uma hipótese
• Fazer: teste a solução em pequena escala
• Verificar/estudar: meça e avalie os resultados quanto à eficácia
• Agir: se for bem-sucedido, implemente a solução. Pode ser necessário refinar, retestar ou iniciar um novo ciclo.

Do início ao fim, o Lucidchart oferece aos gerentes de projeto um mapa visual para monitorar metas e expectativas, além de orientar as equipes em todas as fases do PDCA. Ele é o melhor amigo do gerente de projeto: um processo visual e uma ferramenta intuitiva de diagramação que mantêm as equipes no caminho certo, esclarecem funções e garante que as equipes permaneçam investidas e informadas.

O Lucidchart é completo: você pode vincular e criar toda a sua documentação em um só lugar, com atualizações em tempo real e acesso instantâneo a documentos, tudo para tirar o máximo proveito do Kaizen enquanto coloca grandes ideias em prática.

Conheça seu processo