Hoe ziet procesverbetering eruit in jouw organisatie? Waarschijnlijk heb je niet een enkele oplossing voor alle obstakels in je bedrijfsprocessen. Ook al heb je maanden gedaan over de implementatie van je projecten en veel geld uitgegeven, dan nog is geen enkel systeem perfect. En hoewel gerichte initiatieven een tijdelijke verbetering kunnen opleveren, is de kans groot dat uiteindelijk toch opnieuw aanpassingen nodig zijn.

Je hoeft groei en verbeteringen van bedrijfsprocessen ('business process improvements' of BPI's) niet geïsoleerd of erg ingewikkeld te maken. Met de kaizen-methode voor continue verbetering ga je voor de lange termijn, langzaam maar gestaag.

En het mooiste? Iedereen kan het implementeren, van projectmanager tot CEO.

Wat is kaizen precies?

Kaizen is een Japans woord dat zoveel betekent als 'voortdurende verbetering'. Het is een filosofie van 'het elke dag beter doen, met iedereen en overal'. De focus ligt op kleine, frequente verbeteringen aan bestaande werkprocessen, gegenereerd door alle medewerkers op alle niveaus in een organisatie, en dus niet alleen door managers en leidinggevenden. De methode kan elke afdeling van een bedrijf verbeteren, van marketing tot boekhouding en het magazijn.

De kaizen-filosofie zet vraagtekens bij het argument dat 'we de dingen nu eenmaal zo doen'. De methode streeft met microveranderingen naar efficiënte, gestandaardiseerde processen en het elimineren van silo's, ego's en verspilling, vooral op de volgende gebieden:

• Kwaliteit: producten, best practices en bedrijfsprocessen
• Kosten: materialen, energie en middelen
• Levering: levertijd en activiteiten zonder toegevoegde waarde
• Management: training, attitudes, stromen en documentatie
• Veiligheid: arbeidsomstandigheden

Je hebt de term kaizen misschien al gehoord in verband met de Toyota Way, een populair verhaal op bedrijfsopleidingen. Of misschien in combinatie met andere methoden voor continue verbetering, zoals Six Sigma, Lean, Total Quality Management en 5S. De kaizen-methode is eerder een mentaliteit dan een toolbox, dus het kan (en zou waarschijnlijk moeten) worden geïmplementeerd naast andere BPI-methodes zoals Six Sigma en 5S. Maar waarom zou je het überhaupt implementeren?

Waarom zou je de kaizen-methode implementeren?

Kleine, incrementele verbeteringen kunnen in de loop van de tijd significante resultaten opleveren. Feitelijk is het een BPI-beweging van onderaf.

Kaizen bevordert ook omstandigheden die de betrokkenheid van medewerkers sterk vergroten. Als kaizen duidelijk en succesvol geïmplementeerd wordt, voldoet het aan drie essentiële behoeften van medewerkers:

• Verbondenheid: zich verbonden voelen met een groter organisatiedoel, met hun werk en met hun collega's
• Creativiteit: kansen om mee te denken en bestaande problemen op te lossen met creatieve maar praktische oplossingen
• Controle: een gevoel van eigenaarschap en bewustzijn gedurende het hele proces

De kaizen-methode is een gemakkelijke manier om de betrokkenheid van je medewerkers te vergroten en een cultuur van continue verbetering te ontwikkelen. Het lijkt vanzelfsprekend, maar medewerkersbetrokkenheid heeft een directe impact op de processen en het succes van je bedrijf. Als je al je medewerkers in staat stelt om door middel van kleine effecten op hun lokale omgeving bij te dragen aan het grote geheel, zullen ze langer blijven en slimmer werken.

Met Lucidchart kun je je medewerkers gemakkelijk die mogelijkheden bieden door je procesdiagrammen te delen en in real time samen te werken via de chatfunctie of zelfs door direct te reageren op specifieke delen van je document.

Kaizen en Lean: Wat is het verschil?

Lean staat voor alle methode die zijn ontwikkeld om processen te verbeteren, efficiënter te werken en verspilling tegen te gaan. Het gaat bij deze methoden veelal om het creëren van flexibele werkprocessen die constant verbeterd kunnen worden en waarbij de klant altijd centraal staat. Kaizen is zo'n methode binnen de overkoepelende Lean strategieën.

Bij Kaizen ligt de nadruk op het constant verbeteren van alle facetten binnen een organisatie. Organisaties die volgens de Kaizen methode te werk gaan richten al hun processen zo in dat ze constant verbeterd kunnen worden. Een bekend voorbeeld van een bedrijf wat Kaizen methode toepast is Toyota. Bij Toyota worden constant verbeteringen toegepast om zo uiteindelijk tot een optimaal efficiënt proces te komen. 

Kaizen in de praktijk brengen

Je kunt kaizen in je hele bedrijf, binnen teams of zelfs individueel implementeren. In sommige gevallen kan duidelijke sturing door leidinggevenden en een verandering in de bedrijfscultuur nodig zijn.

Gebruik het principe van continue verbetering van kaizen om proces- en implementatiestroomdiagrammen te maken, je huidige processen te visualiseren en gemakkelijker mogelijke verspilling in je bedrijf te detecteren. Zoiets simpels als de stap zetten om je bedrijfsprocessen visueel te documenteren met een kaizen-diagram kan een verbetering zijn die kan leiden tot andere waardevolle inzichten en veranderingen.

Zo kun je een value stream map gebruiken om verspilling en tijd zonder toegevoegde waarde in de productie of zelfs in een DevOps-omgeving op te sporen.

Kaizen tips

Hier zijn zeven handige tips om aan de slag te gaan en door te gaan met de kaizen-methode.

Zet vraagtekens bij huidige praktijken

Als je je bedrijf wilt laten groeien en verbeteren, moet je nadenken over wat je momenteel doet. Vraagtekens zetten bij bestaande processen kan heikel zijn, maar je moet je eigen processen kritisch bekijken om impactvolle, blijvende veranderingen te kunnen doorvoeren.

Denk klein

De meeste mensen in een organisatie zijn geen topmanagers of machtige beslissers. Stel iedereen, zelfs individuele medewerkers en kleine teams, in staat om hun eigen processen te veranderen. Grootse ideeën zijn prima, maar ook kleine ideeën kunnen op de lange termijn grote effecten hebben, zoals het beperken van vergaderingen waardoor meer tijd overblijft om meer werk gedaan te krijgen.

Stimuleer participatie in een omgeving zonder wijzende vingers

Creëer een omgeving waarin werknemers niet bang zijn om hun mond open te doen als ze een zwak punt ontdekken of denken dat er een betere manier is om iets te doen. En als een idee niet uitpakt zoals ze zich dat voorgesteld hadden, raadt de kaizen-methode aan om het stapsgewijs te verbeteren en niet met een beschuldigende vinger te wijzen. Innovatie is tenslotte een mooi woord voor vallen en opstaan.

Streef niet naar perfectie

Doel van de kaizen-methode is niet om systemen of processen in een klap te perfectioneren, maar om ze te verbeteren. Je zou zelfs kunnen zeggen dat kaizen suggereert dat perfectie onbereikbaar is. Want hoe goed het ook gaat, er is altijd ruimte voor verbeteringen, van productfuncties tot de manier waarop je projecten beheert.

Erken succes

Vier je verbeteringen, hoe groot of klein ook, ook al is het maar met een Slack-shoutout of een high five. Als je medewerkers hebt die echt willen helpen om je bedrijf, product of klantervaring te verbeteren, dan zijn dat de medewerkers die echt betrokken zijn. Die mensen wil je behouden.

Gebruik 5S en andere strategieën

De kaizen-methode is een mindset om altijd op zoek te zijn naar manieren om te verbeteren. Maar voor het implementeren van die verbeteringen kan het nuttig zijn om gebruik te maken van andere methoden voor procesverbetering zoals Six Sigma of 5S, die als raamwerk kunnen dienen voor besluitvorming op basis van gegevens.  

Kies een Lucidchart-sjabloon die past bij de eisen van je project

Als je je processen kent, is het gemakkelijker om ruimte voor verfijning, afslanking of samenwerking te detecteren. De sjablonenbibliotheek van Lucidchart kan je op weg helpen, bijvoorbeeld bij het visualiseren van bedrijfs- en verkoopprocessen of het maken van netwerkdiagrammen.

Gebruik voor het uitvoeren van je ideeën kaizen-events: kleine, gestructureerde verbeteringen waarbij proceseigenaren en teams snel de intensiteit, de urgentie en het belang van elk verbeterproject bepalen. Events zorgen ervoor dat verbeteringen SMART (specifiek, meetbaar, haalbaar, realistisch en tijdgebonden) zijn.

Potentiële oplossingen moeten strategisch geïmplementeerd en gecontroleerd worden via een PDCA-cyclus (plannen, doen, controleren en actualiseren).

De PDCA is een continue cyclus en framework om processen of producten te verbeteren door ze op te delen in kleinere stappen.

Je kunt een kaizen-diagram gebruiken om de volgende stappen te visualiseren en uit te voeren:

• Plannen: identificeer het probleem of de mogelijkheid voor verbetering en ontwikkel een hypothese
• Doen: test je oplossing op kleine schaal
• Controleren/onderzoeken: meet en evalueer de resultaten op effectiviteit
• Actualiseren: indien succesvol, implementeer de oplossing. Mogelijk moet je de cyclus verfijnen, opnieuw testen of een nieuwe cyclus starten.

Lucidchart kan projectmanagers een visueel overzicht bieden van begin tot eind om doelen en verwachtingen te bewaken en teams door elke fase van PDCA te leiden. Dit is de perfecte, intuïtieve tool voor projectmanagers om procesdiagrammen te maken en daarmee teams op koers te houden, rollen te verduidelijken en teams betrokken en geïnformeerd te houden.

Lucidchart is een totaaloplossing. Daarmee kun je al je documentatie op een enkele plek samenstellen en koppelen, met realtime updates en directe toegang tot documenten. Zo haal je alles uit kaizen om geweldige ideeën in de praktijk te brengen.

Ken je proces