Dicas importantes para escrever o documento de declaração de escopo do projeto

A base de um projeto bem-sucedido é um documento de declaração de escopo do projeto bem escrito. A declaração de escopo descreve os problemas que o projeto está tentando resolver e os resultados necessários para agregar valor.

Quando bem feita, declaração de escopo do projeto direciona o projeto e mantém todos alinhados. No entanto, a documentação do escopo pode facilmente se tornar obscura e desorganizada, o que pode rapidamente tirar um projeto do caminho certo.

Para evitar desvios do projeto e garantir que sua equipe ofereça o valor certo, siga estas dicas para escrever um documento de declaração de escopo do projeto perfeito.

O que é uma declaração de escopo do projeto?

Um documento de declaração de escopo do projeto descreve a solução de negócios para um projeto (ou seja, o que um produto novo ou atualizado deve fazer), incluindo as necessidades e expectativas do usuário, a finalidade por trás dessa solução e quaisquer restrições de alto nível que possam afetar uma implementação bem-sucedida.

Essencialmente, esta declaração atua como diretriz para as partes interessadas tomarem decisões sobre prioridades, design e estrutura do projeto para garantir que ele permaneça alinhado com os objetivos gerais da empresa.  

Também representa um contrato básico entre o cliente e o fornecedor, detalhando as expectativas e os resultados para o projeto. A declaração de escopo define os padrões para determinar quando um projeto chegou a uma conclusão bem-sucedida.

Escopo do projeto x requisitos funcionais

Embora os termos sejam frequentemente usados como sinônimos, o escopo do projeto não é o mesmo que requisito funcional de um projeto. Os escopos dos projetos descrevem quais são os resultados necessários, mas não sugere como alcançá-los.

Essas informações (o “como”) devem ser documentadas nos requisitos funcionais de um projeto. Normalmente, elas são descritas na documentação de requisitos de software para projetos de desenvolvimento, mas algumas organizações incluem uma seção de requisitos funcionais no próprio documento de declaração de escopo do projeto. Esses requisitos funcionais detalham como um sistema deve operar para cumprir o escopo do projeto.  

O escopo do projeto é o meio para alcançar os objetivos da organização. Ele deve ser mais geral, fundamentado nos detalhes e escrito sob a perspectiva do cliente.

Em contrapartida, os requisitos funcionais são muito mais específicos e estreitamente focados e escritos sob a perspectiva do sistema. Os requisitos funcionais são os meios para oferecer uma solução eficaz que atenda ao escopo do projeto e às expectativas do cliente para esse projeto.

Embora a distinção seja sutil, é importante saber a diferença entre declaração de escopo do projeto e os requisitos funcionais para garantir a elicitação, documentação e implementação eficazes dos requisitos. Entender a diferença também ajuda a manter o projeto devidamente focado e alinhado para que sua equipe possa atender não só às necessidades do cliente, mas também aos objetivos da empresa no final do projeto.

Anatomia de uma boa declaração de escopo

A maioria das empresas segue um modelo para toda a documentação de escopo do projeto, o que é útil para manter o padrão de documentação em toda a organização.

A estrutura pode variar, mas uma declaração de escopo do projeto básica incluirá as seguintes seções e componentes:

• Visão geral do projeto (incluindo visão, objetivos e contexto)
• Fatores de sucesso
• Escopo do projeto
• Identificação das partes interessadas
• Requisitos de negócios
• Escopo da solução
• Restrições do projeto (como cronograma e orçamento)
• Medidas de controle de qualidade

Algumas equipes podem precisar incluir seções adicionais, dependendo das necessidades e da complexidade do projeto, como avaliação atual, mapa de processos futuros e necessidades de treinamento.

Além disso, dependendo do processo de documentação da organização, seções para requisitos funcionais e não funcionais também podem ser incluídas na declaração de escopo do projeto, em vez de serem colocadas em documentos de requisitos separados.

As 5 principais dicas para criar a declaração de escopo do projeto perfeita

Agora que você já sabe o que declaração de escopo do projeto deve ter, siga estas diretrizes para garantir a produção de um documento excepcional.

1. Pratique a elicitação efetiva de requisitos

Mesmo se você produzir um escopo do projeto impressionante, ele não será eficaz se nem todos os requisitos necessários estiverem identificados e documentados. Para garantir que seu documento do escopo esteja completo e coeso, você precisará aplicar métodos de elicitação adequados.

O livro Um Guia para o Corpo de Conhecimento de Análise de Negócios (mais comumente conhecido como Guia BABOK) lista nove métodos principais de elicitação:

• Brainstorming
• Análise de documentos
• Análise de interface
• Grupos focais
• Prototipagem
• Oficinas de requisitos
• Entrevistas
• Observação
• Pesquisas

Você pode usar todos os nove ou escolher alguns, mas certamente precisará incorporar várias abordagens para reunir um conjunto abrangente de requisitos.

Seja qual for o método usado, considere as seguintes dicas para melhorar seu processo de elicitação.

Reúna requisitos continuamente

Embora a maior parte da coleta de requisitos ocorra no início do ciclo de vida do projeto, o analista de negócios deve estar sempre aberto para identificar e documentar novos requisitos, conforme necessário. Pode ser tentador varrer novas informações para debaixo do tapete se você já progrediu além dos estágios iniciais do projeto. No entanto, o produto final será melhor se você tiver cumprido com todos os requisitos necessários, mesmo que eles tenham sido adicionados com o bonde andando.

Conheça suas partes interessadas

Crie um relacionamento com as partes interessadas e saiba como elas operam. Adapte seus métodos de elicitação ao estilo ou método preferido delas. Embora algumas pessoas se saiam melhor em entrevistas, outras podem preferir preparar respostas por escrito. Ao adaptar seus métodos à pessoa, você será mais eficiente e eficaz na coleta de requisitos.

Esteja sempre preparado

Vá para reuniões com as partes interessadas preparado com perguntas e até mesmo com respostas. As perguntas certas geralmente são suficientes para tocar o barco, mas, se a equipe estiver com dificuldade para encontrar uma resposta, proponha você mesmo uma alternativa. Oferecer opções pode fazer com que o grupo faça um brainstorming e pense sobre o problema de forma mais estratégica.  

2. Use uma linguagem clara e sem jargões

Os documentos de escopo geralmente são longos e com textos densos. Para evitar confusão ou má interpretações, use uma linguagem clara e sem jargões. Lembre-se de que várias partes interessadas usarão o documento, e nem todas terão uma mentalidade técnica. Ao manter sua linguagem clara, você garante que todos a entendam.

Quando precisar incluir jargões ou outros termos técnicos, certifique-se de adicioná-los a uma seção de glossário do projeto no documento. Essa seção pode ser uma referência útil para todos os termos incomuns encontrados ao longo do documento, para que ninguém entenda mal os requisitos.  

3. Faça pesquisas em projetos anteriores

Uma ótima maneira de iniciar seu processo de documentação é pesquisar projetos semelhantes que sua organização concluiu no passado.

Revise a documentação desses projetos e use os insights obtidos para ajudar você a identificar requisitos e outros pontos importantes a serem incluídos em sua própria declaração de escopo. Esses projetos também podem ajudar sua equipe a justificar certos requisitos com base em resultados passados bem-sucedidos.

4. Valide a documentação

Depois de terminar de escrever a declaração de escopo do projeto, peça a um especialista no assunto e às partes interessadas do projeto que a revisem. Este é o momento para que todos validem as informações e ofereçam feedback ou correções.

Essa etapa é crucial para a criação de uma declaração de escopo de sucesso. Sem isso, você corre o risco de deixar de fora requisitos importantes ou manter erros críticos que poderiam levar seu projeto para o caminho errado.

5. Inclua recursos visuais

Embora as declarações de escopo do projeto tendam a ser densas, com bastante texto, os recursos visuais desempenham um papel importante na apresentação e no esclarecimento de informações e em tornar o documento mais fácil de entender. Rompa as barreiras do texto com a exibição visual dos dados, usando, por exemplo, fluxos de processos e modelos de escopo.

Um dos diagramas mais comuns para um escopo do projeto é o diagrama de processo de negócios. Esse diagrama exibe um processo de fluxo de trabalho e como ele se relaciona com as necessidades de seus negócios. Dependendo da complexidade da documentação, você pode usar o diagrama do processo para apresentar processos de alto nível ou detalhar processos mais abrangentes e detalhados para várias seções de requisitos.

Use o Lucidchart para criar e compartilhar recursos visuais do processo e escopo de um projeto com facilidade. Nossa extensa biblioteca de formas e modelos prontos permite que você elabore rapidamente um diagrama de qualidade profissional apenas em uma fração do tempo que você normalmente gastaria.

O Lucidchart ainda permite que você vincule outros documentos e arquivos diretamente ao seu documento para que você tenha informações atualizadas em um só lugar. E com várias opções de compartilhamento, você pode manter as partes interessadas alinhadas durante todo o processo de documentação e desenvolvimento.

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