Los mejores consejos para escribir un documento de requisitos comerciales perfecto

La base de un proyecto exitoso es un documento de requisitos comerciales (BRD, por sus siglas en inglés) bien escrito. El BRD describe problemas que un proyecto pretende resolver y los resultados necesarios para entregar valor.

Cuando se hace bien, el BRD dirige el proyecto y mantiene a todos en sintonía. Sin embargo, la documentación de requisitos puede volverse poco clara y desorganizada, lo que puede hacer que un proyecto no llegue a destino.

Para evitar que el proyecto avance demasiado lento y garantizar que tu equipo proporcione el valor adecuado, sigue estos consejos para escribir un documento de requisitos comerciales perfecto.

¿Qué es un documento de requisitos comerciales?

Un documento de requisitos comerciales describe la solución comercial de un proyecto (es decir, lo que un producto nuevo o actualizado debería hacer), incluidas las necesidades y expectativas del usuario, el propósito que hay detrás de esa solución y cualquier limitación de alto nivel que pueda afectar una implementación exitosa.

Esencialmente, un BRD actúa como guía para que las partes interesadas tomen decisiones con respecto a las prioridades, el diseño y la estructura del proyecto, con el fin de garantizar que permanezca alineado con los objetivos generales de la empresa.  

También representa un contrato básico entre el cliente y el proveedor, que describe las expectativas y los entregables del proyecto. El BRD establece los estándares para determinar cuándo un proyecto ha logrado una finalización exitosa.

Requisitos comerciales frente a requisitos funcionales

Aunque los términos a menudo se utilizan indistintamente, los requisitos comerciales no son los mismos que los requisitos funcionales de un proyecto. Los requisitos comerciales describen cuáles son los entregables necesarios, pero no cómo lograrlos.

Esa información (el "cómo") debe documentarse en los requisitos funcionales de un proyecto. Por lo general, para proyectos de desarrollo, se describen en la documentación de requisitos de software, pero algunas organizaciones incluyen una sección de requisitos funcionales en su BRD. Esos requisitos funcionales detallan cómo debe operar un sistema para cumplir con los requisitos comerciales.  

Los requisitos comerciales son el medio para cumplir con los objetivos de la organización. Deben ser de alto nivel y orientados a los detalles y estar escritos desde la perspectiva del cliente.

Por el contrario, los requisitos funcionales son mucho más específicos, y están enfocados y escritos desde la perspectiva del sistema. Los requisitos funcionales son el medio para ofrecer una solución eficaz que cumpla con los requisitos comerciales y las expectativas del cliente para el proyecto.

Aunque la distinción es sutil, es importante conocer la diferencia entre los requisitos comerciales y los funcionales para garantizar que se definan, documenten e implementen requisitos efectivos. Comprender la diferencia también ayuda a mantener el proyecto correctamente enfocado y alineado, para que tu equipo pueda, al final del proyecto, cumplir tanto las necesidades del usuario como los objetivos comerciales.

Anatomía de un buen BRD

La mayoría de las empresas siguen una plantilla para toda la documentación de requisitos de un proyecto. Esto es útil para tener una documentación estándar.

La estructura puede variar, pero un BRD básico incluirá las siguientes secciones y componentes:

• Resumen del proyecto (que incluya visión, objetivos y contexto)
• Factores de éxito
• Alcance del proyecto
• Identificación de las partes interesadas
• Requisitos comerciales
• Alcance de la solución
• Limitaciones del proyecto (como los plazos y el presupuesto)
• Medidas de control de calidad

Algunos equipos pueden necesitar incluir secciones adicionales, según las características y la complejidad del proyecto, como una evaluación actual, un mapa de procesos a futuro y las necesidades de capacitación.

Además, según el proceso de documentación de la organización, las secciones para los requisitos funcionales y no funcionales también pueden incluirse en un BRD en lugar de en documentos de requisitos por separado.

Los 5 mejores consejos para escribir un BRD perfecto

Ahora que tienes una idea de lo que debe abarcar un documento de requisitos comerciales, puedes seguir estas pautas para asegurarte de escribir uno excepcional.

1. Lograr una definición efectiva de requisitos

Incluso si escribes un BRD impresionante, no será efectivo si no has identificado y documentado todos los requisitos necesarios. Para asegurarte de que tu BRD sea completo y cohesivo, deberás aplicar los métodos de obtención adecuados.

La Guía sobre los fundamentos del conocimiento del análisis de negocio (más comúnmente conocida como guía BABOK) enumera nueve métodos de obtención primarios:

• Lluvia de ideas
• Análisis de documentos
• Análisis de interfaz
• Focus groups
• Creación de prototipos
• Talleres para definir requisitos
• Entrevistas
• Observación
• Encuestas

Puedes usar los nueve o seleccionar algunos, pero, sin lugar a dudas, tendrás que incorporar múltiples enfoques para reunir un conjunto completo de requisitos.

Independientemente de los métodos que utilices, ten en cuenta los siguientes consejos para mejorar tu proceso de obtención.

Recopila requisitos continuamente

Aunque la mayoría de los requisitos se recopilan al principio del ciclo de vida del proyecto, el analista de negocios siempre debe estar atento a identificar y documentar nuevos requisitos, según sea necesario. Puede ser tentador esconder nueva información debajo de la alfombra si ya has superado las etapas iniciales del proyecto. Sin embargo, el producto final será mejor si has recopilado todos los requisitos necesarios, incluso si se han añadido más adelante.

Conoce a las partes interesadas

Construye una buena relación con las partes interesadas y aprende cómo operan. Adapta tus métodos de obtención a su estilo o método preferido. Mientras algunas personas se sienten mejor en las entrevistas, otras prefieren preparar respuestas escritas. Al adaptar tus métodos a la persona, serás más eficiente y eficaz en la recopilación de requisitos.

Está siempre preparado

Ve a las reuniones con las partes interesadas preparado con preguntas e, incluso, respuestas. Las preguntas correctas a menudo son suficientes para hacer rodar la pelota, pero si el equipo está luchando por encontrar una respuesta, propón una tú mismo. Ofrecer opciones puede llevar a que el grupo haga una lluvia de ideas y piense en el problema de manera más estratégica.  

2. Usar un lenguaje claro, sin jerga

Los documentos de requisitos suelen ser largos y con mucho texto. Para evitar confusiones o malas interpretaciones, usa un lenguaje claro, sin jerga. Ten en cuenta que varias partes interesadas usarán este documento y no todas tendrán conocimientos técnicos. Al mantener un lenguaje claro, te aseguras de que todos puedan entenderlo.

Cuando necesites incluir jerga u otros términos técnicos, asegúrate de enumerarlos en una sección que contenga un diccionario del proyecto en el documento. Esa sección puede servir como una referencia útil de todos los términos poco comunes que se encuentran en todo el documento, de modo que nadie malinterprete los requisitos.  

3. Investigar proyectos anteriores

Una excelente manera de impulsar tu proceso de documentación es investigar proyectos similares que tu organización haya hecho en el pasado.

Revisa la documentación de esos proyectos y usa esos conocimientos para identificar los requisitos y otros puntos clave que puedes incluir en tu propio BRD. Esos proyectos también pueden ayudar a tu equipo a justificar ciertos requisitos, basándose en resultados anteriores exitosos.

4. Validar la documentación

Una vez que hayas terminado de escribir el documento de requisitos, haz que un experto en la materia y las partes interesadas del proyecto lo revisen. Este es el momento para que todos validen la información y hagan comentarios o correcciones.

Este paso es crucial para crear un BRD exitoso. Si no, corres el riesgo de perder requisitos clave o de dejar errores críticos que podrían hacer que tu proyecto no llegue a destino.

5. Incluir elementos visuales

Aunque los BRD tienden a tener mucho texto de por sí, los elementos visuales desempeñan un papel importante en la presentación y la clarificación de la información y en hacer que el documento sea más ameno para el usuario. Interrumpe los bloques de texto con visualizaciones de datos, como flujos de procesos y modelos de alcance.

Uno de los diagramas más comunes para un BRD es el diagrama de procesos de negocios. En este diagrama se visualiza un flujo de trabajo y cómo este se relaciona con los requisitos comerciales. Dependiendo lo compleja que sea tu documentación, puedes usar el diagrama de procesos para presentar procesos de alto nivel o profundizar en procesos más completos y detallados para secciones de requisitos múltiples.

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