Se você for um(a) gerente de projetos, seu expediente de trabalho dura mais que o normal. 

Cada minuto de um dia típico de trabalho é repleto de prioridades dinâmicas e conflitantes, além de uma longa lista de tarefas que precisam ser concluídas. Sem uma estratégia bem definida, fica difícil determinar o andamento e status de um projeto.

Por esse motivo, muitas empresas implementaram a metodologia Ágil em suas estratégias de gestão de projetos.

Antigamente, a metodologia Ágil era usada majoritariamente por equipes de desenvolvimento de software. Hoje, ela é aplicada com muito sucesso em inúmeros setores. Por exemplo, a emissora de comunicação social NPR usa o Ágil para criar novas programações, a John Deere usa a metodologia para desenvolver seus maquinários e a GE implementou o Ágil para transformar e modernizar a empresa de um conglomerado clássico para uma “organização industrial digital do século XXI”.   

Mesmo com a rapidez com que as empresas adotaram os processos Ágil, gerentes de projetos precisam entender as desvantagens da metodologia para evitar armadilhas ou para optar por uma estratégia de gestão de projetos mais adequada.

O que é a metodologia Ágil?

A metodologia Ágil é conhecida por reduzir as burocracias para equipes pequenas que trabalham de forma rápida e independente. Ao incentivar interações presenciais, e não uma comunicação passiva, a metodologia revolucionou o mercado.

Tudo começou em 2001, quando 17 tecnólogos elaboraram o Manifesto Ágil para combater a metodologia cascata, predominante na época e que exigia inúmeros documentos antes que qualquer código pudesse ser criado. Os quatro princípios-chave para o desenvolvimento de software são:

• Indivíduos e interações são mais importantes que processos e ferramentas
• Software funcional é mais importante que ter inúmeros documentos
• A colaboração com o cliente é mais importante que a negociação de contratos
• Responder a mudanças e adaptar-se a elas é mais importante que seguir um plano

Depois de analisar e conhecer a fundo as vantagens e desvantagens do Ágil, você terá todas as informações necessárias para escolher a melhor metodologia para sua equipe.

RELACIONADO: compare o Ágil x Cascata x Kanban x Scrum se estiver considerando utilizar outras metodologias de gestão de projetos.

As principais desvantagens do Ágil 

Ao adotar um método Ágil em toda a empresa, alguns erros podem ocorrem. Realizar iterações de duas semanas de duração, além de outras abordagens experimentais para aumentar a produção ajuda a incentivar a criatividade e o entusiasmo — no entanto, existem alguns riscos nisso.

 

Veja três desvantagens da metodologia Ágil que todo gerente de projetos precisa conhecer.

1. As equipes se dispersam com facilidade devido à falta de processos

A liberdade e independência inerentes às metodologia Ágil são ótimas e inspiradoras. Principalmente para os desenvolvedores de software (e membros de sua equipe) mais experientes, e que aceitam a ideia de dar continuidade a projetos contendo um planejamento mínimo.

No entanto, a natureza do "vamos ver no que vai dar" do Ágil também abre espaço para as equipes se dispersarem com facilidade. Muitas vezes, ao seguir em frente sem documentos suficientes ou sem uma visão clara de como será o produto ou resultado final, o "scope creep" (alteração descontrolada do escopo de um projeto) se torna algo inevitável.

Sem um fim definido à vista, mensurar o progresso também se torna um desafio

e pode gerar frustrações, tarefas inacabadas e prazos perdidos.

A solução: encontrar formas de mensurar o crescimento e compartilhar o progresso de sua equipe

Pode ser tão simples quanto definir KPIs (indicadores-chave de desempenho) dentro de sua metodologia Ágil, ou criar um roadmap de produto com sua equipe. Ferramentas de gestão de projetos podem ajudar você e sua equipe a criar uma base analítica para a tomada de decisões e, ao mesmo tempo, obter mais informações e entendimentos sobre cada lançamento de produto subsequente.

Estabelecer requisitos dentro de sua estrutura Ágil também ajuda na integração de novos membros à equipe, repassando-lhes informações necessárias antecipadamente e ensinando como focar a atenção nos aspectos mais importantes do projeto.

2. Entregas incrementais prejudicam projetos de longo prazo

A metodologia Ágil ajuda equipes e empresas a lançar produtos no mercado mais rapidamente, e seu estilo de realizar entregas incrementais favorece conquistas e respostas rápidas.

No entanto, é também uma das desvantagens do modelo Ágil.

Comparado a outras metodologias, o Ágil não oferece um sistema de freios e contrapesos que proteja desenvolvedores e colegas de equipe menos experientes. Como não há uma fase formal de design no Ágil, o desenvolvimento de projetos de longo prazo pode ser um pouco problemático.

E como o Ágil é baseado na premissa de que as equipes nem sempre saberão como serão os resultados finais (tampouco os próximos ciclos de entrega), é difícil prever com precisão o custo, tempo ou os recursos necessários no início de um projeto.

A solução: determine a prioridade dos itens obrigatórios em cada sprint e trabalhe neles de acordo

Ao definir o escopo e priorizar os projetos Ágil de sua empresa desde o início, você e sua equipe estarão mais bem preparados para avaliar quais oportunidades devem ser exploradas primeiro.

Na metodologia Ágil, toda iteração de produto pode passar por seu próprio processo de testes e garantia de qualidade. Ao adotar uma abordagem disciplinada para manter o backlog Ágil do projeto, você conseguirá reduzir a tendência de fragmentar resultados aleatoriamente, e é uma ótima oportunidade para desenvolver sua estratégia de planejamento sprint.

Ao rever as fases do ciclo de vida de desenvolvimento Ágil de software, lembre-se de que a eficácia da metodologia é baseada em uma flexibilidade de eliminar conflitos, corrigir percursos e adotar mudanças.

3. É difícil manter uma constância de colaboração de alto nível

A metodologia Ágil foi criada para ser um processo capacitador. Se ela for implementada corretamente, as equipes de projetos conseguirão atingir a auto-organização e a multifuncionalidade com mais facilidade. No entanto, para tal, o Ágil exige uma colaboração constante e uma grande dedicação de tempo e comprometimento.

Vamos falar um pouco mais sobre a colaboração. Para evitar as desvantagens da estrutura Ágil, as equipes devem se comprometer com o seguinte:

• A disponibilidade dos membros da equipe para realizar testes diariamente
• Assinar e aprovar todas as fases para os desenvolvedores poderem dar continuidade ao trabalho
• Envolvimento do usuário para garantir que os produtos atendam às expectativas

Se implementada corretamente, a metodologia Ágil se torna um sistema envolvente e transformador. Entretanto, ela exige um grande comprometimento de todos os envolvidos em seu projeto, incluindo os clientes.

Não ter que fazer análises de requisitos, planejamento de projetos e outros procedimentos de desenvolvimento encontrados em metodologias tradicionais pode, inicialmente, lhe ajudar a economizar tempo. Mas, sem as táticas lineares de conclusão de fases dessas metodologias, é fundamental que você consiga reunir sua equipe regularmente para conversar e avaliar tudo que está (e não está) funcionando.

A solução: use um quadro Scrum para alinhar sua equipe

Uma das formas mais eficientes de rastrear o status do projeto antes de cada sprint é usar um quadro Scrum. Quadros Scrum oferecem representações visuais do seu sprint atual, incluindo uma lista de tarefas em andamento, a priorização do backlog de recursos do produto e tarefas que estão sendo verificadas ou testadas.

O Lucidchart permite colaborar no quadro Scrum em tempo real com seus colegas de equipe, e integrar aplicativos como Jira e Microsoft Teams.

Como evitar as armadilhas do Ágil

À primeira vista, o Ágil oferece aos gerentes de projetos uma ótima metodologia para concluir projetos com mais rapidez, e um processo de desenvolvimento mais eficiente. Entretanto, a eficácia da metodologia depende de sua disposição de se adaptar, ser flexível e colaborar com outras pessoas.

Uma das melhores maneiras de desenvolver essa flexibilidade e colaboração é incorporar representações visuais do seu fluxo de trabalho e gestão de projetos. Seja criando um roadmap de produto ou um quadro Scrum, é mais fácil alinhar todos os envolvidos por meio de diagramas e gráficos que oferecem a estrutura e clareza necessárias para o Ágil.