Los días laborales son más que bloques de tiempo de 9 a 5, especialmente si eres administrador de proyectos. 

Cada minuto de un día cualquiera está conformado por prioridades contrapuestas y que cambian constantemente, así como una lista cada vez más larga de tareas en curso que deben concluirse. Si no implementas una estrategia, podría ser difícil obtener información sobre el estado de un proyecto.

Por tal motivo, muchas empresas han implementado la metodología ágil en sus estrategias de administración de proyectos.

Aunque este concepto por lo general se relaciona con los equipos de desarrollo de software, la metodología ágil se ha empleado con un gran éxito en muchas industrias. Por ejemplo, NPR usa la metodología ágil para crear nuevas programaciones. La empresa John Deere desarrolla su última maquinaria con base en la metodología ágil. Y la venerable empresa GE atribuye a la metodología ágil su transformación de un conglomerado legendario a una “empresa industrial digital del siglo XXI”.   

A pesar de la rapidez con la cual las empresas han adoptado los procesos ágiles, los administradores de proyectos deben tener en cuenta las desventajas de la metodología ágil, ya sea para buscar de manera activa cómo evitar estas dificultades o para elegir una metodología más adecuada para la administración de proyectos.

¿Qué es la metodología ágil?

La metodología ágil es conocida por su oposición a la burocracia, ya que favorece a los pequeños equipos autónomos que trabajan rápido. La gran novedad de esta metodología es que antepone las interacciones cara a cara a la comunicación pasiva.

Todo comenzó en 2001 cuando 17 tecnólogos redactaron el Manifiesto por el Desarrollo Ágil de Software para contrarrestar la dominante metodología de cascada que requería la documentación masiva antes de comenzar cualquier codificación. Sus cuatro principios fundamentales para desarrollar un mejor software son:

• Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas
• Software que funcione sobre documentación integral
• Colaboración con el cliente sobre negociación contractual
• Respuesta ante el cambio sobre seguir un plan

Una vez que puedas indagar más y analizar tanto las ventajas y desventajas de la metodología ágil, tendrás toda la información que necesitas para seleccionar la mejor metodología para tu equipo.

RELACIONADO: si estás considerando otras metodologías de administración de proyectos, compara ágil, cascada, Kanban y Scrum.

Desventajas clave de la metodología ágil 

Cuando intentas adoptar una metodología ágil para toda una empresa, es muy fácil que haya errores. Adoptar iteraciones de dos semanas y otros enfoques experimentales para aumentar la producción podría generar creatividad y entusiasmo, pero no está libre de riesgos.

 

Estas son de las tres desventajas de la metodología ágil que enfrentan todos los administradores de proyectos.

1. Los equipos se desvían fácilmente por la falta de procesos

La libertad e independencia inherentes de la metodología ágil pueden ser un cambio agradable, sobre todo para los desarrolladores de software más seguros de sí mismos (o cualquier otro integrante de tu equipo con amplia experiencia), a quienes les agrada mucho la idea de avanzar con una planeación mínima.

Sin embargo, la naturaleza misma de la metodología ágil de planear sobre la marcha también permite que los equipos se desvíen fácilmente. A menudo, cuando se procede sin documentación suficiente o sin una visión clara de cómo será el producto o resultado final, es inevitable que se presenten cambios imprevistos al alcance de los proyectos.

Además, medir el avance puede ser un desafío ya que no hay un fin específico.

Estas inquietudes pueden generar frustración, omisión de actividades o incumplimiento con las fechas límite.

Solución: encontrar la manera de medir el crecimiento y compartir el avance de tu equipo

Esto podría ser tan sencillo como establecer indicadores clave de desempeño en tu metodología ágil o crear una hoja de ruta del producto con tu equipo. Las herramientas para la administración de proyectos pueden ayudarte a ti y a tu equipo a crear una base analítica para la toma de decisiones y, a la vez, entender mejor y tener más información y claridad sobre cada lanzamiento posterior del producto.

Incorporar requisitos a tu marco ágil también te ayudará a incorporar nuevos integrantes a tu equipo, ya que les permite saber, desde el principio, la información necesaria del proyecto y cómo enfocar su atención en lo más importante.

2. Los proyectos a largo plazo están sujetos a una entrega incremental

Con la metodología ágil, los equipos y empresas pueden llevar productos al mercado más rápido. El estilo de entrega incremental favorece las ganancias y entregas rápidas.

Sin embargo, esto también es una de las desventajas del modelo ágil.

En comparación con otras metodologías, la metodología ágil carece de muchos de los pesos y contrapesos que protegen a los desarrolladores e integrantes del equipo con menos experiencia. Dado que la metodología ágil no tiene una etapa formal de diseño, el desarrollo a largo plazo del proyecto podría ser más problemático.

Además, dado que la metodología ágil está basada en la premisa de que los equipos no siempre saben cómo será su resultado final (y, en ese caso, tampoco los siguientes ciclos de entrega), calcular el costo, el tiempo o los recursos que se necesitarán al principio del proyecto también es más difícil.

Solución: clasificar los elementos indispensables dentro de cada sprint y actuar según sea necesario

Al determinar el alcance y clasificar los proyectos ágiles de tu organización en orden de prioridad desde el principio, tú y tu equipo pueden estar en una mejor posición para evaluar las oportunidades que más vale la pena buscar.

En la metodología ágil, cada iteración de producto puede someterse a su propio proceso de aseguramiento de la calidad y de prueba. Al adoptar un enfoque disciplinado para mantener el backlog ágil de tu proyecto, puede mitigarse la tendencia a producir fragmentos al azar. Esta es la oportunidad perfecta para desarrollar tu estrategia para planear un sprint.

Al analizar las etapas del ciclo de vida de desarrollo de software ágil, recuerda que lo que hace que la implementación de la metodología ágil sea tan eficaz radica en mantenerte flexible, lista para detectar conflictos o corregir errores en el transcurso del proyecto y estar abierta a cambios.

3. Podría ser difícil mantener el nivel de colaboración

La metodología ágil pretende ser un proceso de empoderamiento. Cuando se ejecuta de manera exitosa, los equipos del proyecto se vuelven expertos en organización y en ser multidisciplinarios. Sin embargo, la metodología ágil requiere de una colaboración interminable, tiempo adicional y un mayor compromiso.

Vamos a analizar la colaboración. Para evitar las desventajas de un marco ágil, los equipos deben comprometerse con lo siguiente:

• La disponibilidad de los integrantes del equipo para realizar pruebas diarias
• La aprobación en cada etapa del proyecto para permitir que los desarrolladores avancen
• La participación del usuario para garantizar que los productos cumplan con sus expectativas

Si se hace correctamente, la metodología ágil puede ser un sistema atractivo y transformador. No obstante, su éxito depende de que todos los involucrados en el proyecto, incluidos los clientes, se comprometan por completo.

Evitar el análisis de requisitos, planeación del diseño y otros procedimientos de desarrollo que se encuentran en las metodologías más tradicionales, además del método ágil, podrían liberar tiempo en un inicio. Pero, a falta de tácticas lineales de conclusión de fase, es fundamental llevar a cabo reuniones con el equipo de manera periódica para analizar y evaluar lo que está funcionando y lo que no.

Solución: utilizar un tablero de scrum para alinear a tu equipo

Una de las maneras más efectivas de dar seguimiento al estado del proyecto antes de cada sprint es mediante un tablero de scrum. Los tableros de scrum le dan a tu equipo una representación visual de tu sprint actual, incluida una lista de tareas en curso, una lista del backlog de características del producto en orden de prioridad y cualquier actividad que esté en proceso de verificación o prueba.

Con Lucidchart, puedes colaborar en tu tablero de scrum en tiempo real con los integrantes del equipo e interactuar con aplicaciones, como Jira y Microsoft Teams.

Evitar los posibles inconvenientes de la metodología ágil

A primera vista, la metodología ágil promete a los administradores de proyectos fomentar la conclusión rápida de proyectos y un proceso de desarrollo más eficiente. Pero, en última instancia, es tu disposición a adaptarte, ser flexible y colaborar con otros que harán que funcione.

Una de las mejores maneras de fomentar este tipo de flexibilidad y colaboración es incorporar representaciones visuales a tu flujo de trabajo y administración de proyectos. Ya sea que elabores un mapa de ruta de producto o un tablero de scrum, te resultará más fácil mantener a todos en el mismo canal con diagramas y gráficas que brindan la estructura y claridad que tanto necesita la metodología ágil.