Werkdagen zijn meer dan een tijdblok van negen tot vijf, vooral als je een projectmanager bent. 

Elke minuut van een doorsnee dag wordt gekleurd door zijn deel van altijd veranderende en concurrerende prioriteiten en een immer groeiende lijst van af te maken opdrachten. Als je geen strategie klaar hebt staan, kan het lastig zijn de status van een project te beoordelen.

Daarom passen veel bedrijven de agile-methode toe op hun projectmanagementstrategieën.

Hoewel agile vaak geassocieerd wordt met softwareontwikkelingsteams, wordt de methode nu in veel branches met groot succes gebruikt. De Amerikaanse publieke radio-omroep NPR gebruikt agile bijvoorbeeld om nieuwe programmering te maken. John Deere ontwikkelt zijn nieuwste machines op basis van de agile-methode. En het eerbiedwaardige GE zegt de agile-methode te danken te hebben voor zijn transformatie van legendarisch concern naar 'digitaal industrieel bedrijf uit de 21e eeuw'.   

Hoewel organisaties de agile-processen in razend tempo omarmd hebben, moeten projectmanagers nog steeds rekening houden met de nadelen van de agile-methode. Zo kunnen ze actief naar manieren zoeken om deze valkuilen te vermijden of om een beter passende projectmanagementmethode kiezen.

Wat is agile?

De agile-methode is vooral bekend vanwege zijn afwijzing van bureaucratie ten gunste van kleine teams die snel en autonoom werken. Door face-to-face-interactie boven passieve communicatie te verkiezen, bracht het een revolutie teweeg.

Het begon allemaal in 2001 toen 17 technologen het Agile Manifesto opstelden als tegenhanger van de toen dominante watervalmethode, waarbij enorm veel documentatie nodig was voordat er kon worden begonnen met coderen. Hun vier centrale principes voor het ontwikkelen van betere software zijn:

• Mensen en interactie boven processen en tools
• Werkende software boven uitgebreide documentatie
• Samenwerken met de klant boven onderhandelen over contracten
• Reageren op verandering boven het volgen van een plan

Als je eenmaal in staat bent dieper te graven en zowel de voor- als nadelen van agile te bekijken, ben je gewapend met alle informatie die je nodig hebt om de beste methode voor je team te kiezen.

GERELATEERD: vergelijk agile met waterval, kanban en scrum als je andere projectmanagementmethodes overweegt.

De 3 belangrijkste nadelen van agile werken

Als je een agile-methode voor een hele organisatie probeert te implementeren, kun je gemakkelijk misstappen begaan. Tweewekelijkse iteraties en andere experimentele benaderingen om je productie te vergroten, kunnen creativiteit en enthousiasme inspireren, maar zijn niet zonder risico.

Hier zijn drie nadelen van agile waar alle projectmanagers uiteindelijk mee te maken krijgen.

1. Teams worden gemakkelijk afgeleid door een gebrek aan processen

De inherente vrijheid en onafhankelijkheid van de agile-methode kan verfrissend zijn. Vooral voor je softwareontwikkelaars (of andere ervaren teamleden) met meer zelfvertrouwen die het idee verwelkomen om aan de slag te gaan met minimale planning.

Maar door het 'see-as-you-go'-karakter van agile kunnen teams ook gemakkelijk afdwalen. Als je werkt zonder voldoende documentatie of zonder duidelijke visie van hoe je eindproduct of resultaat eruit ziet, is een verwaterde scope vaak onvermijdelijk.

Het kan ook een uitdaging zijn om vooruitgang te meten als er geen duidelijk einde in zicht is.

Deze problemen kunnen tot frustraties, overgeslagen taken en gemiste deadlines leiden.

Oplossing: vind manieren om groei te meten en deel de vooruitgang van je team.

Het kan zo simpel zijn als het opzetten van KPI's binnen je agile-methode of het optsellen van een productroadmap met je team. Tools voor project management kunnen jou en je team helpen een analytische basis te creëren om besluiten te nemen en daarbij met iedere volgende productintroductie meer inzicht en helderheid te verkrijgen.

Het opstellen van vereisten binnen je agile-kader helpt ook als je nieuwe leden aan je team toevoegt: je kunt ze van te voren inlichten over alle noodzakelijke details van het project en over hoe ze zich beter kunnen concentreren op de belangrijkste punten.

2. Langetermijnprojecten lijden onder levering in delen

Met de agile-methode kunnen teams en organisaties producten sneller op de markt brengen. De levering in delen zorgt voor snelle resultaten en korte doorlooptijden.

Maar dit is ook een van de nadelen van agile werken.

Vergeleken met andere methodes mist agile veel van de interne controle die minder ervaren ontwikkelaars en teamleden beschermt. Doordat agile geen formele ontwerpfase kent, kan projectontwikkeling op de lange termijn problematischer zijn.

En doordat agile gebaseerd is op het uitgangspunt dat teams niet altijd weten hoe hun eindresultaat eruit zal zien (of zelfs hoe het resultaat van een paar leveringscycli verder eruit zal zien), kan het ook moeilijker zijn om aan het begin van een project goed te voorspellen hoeveel geld, tijd en middelen het zal kosten.

Oplossing: bepaal de must-haves binnen elke sprint en handel ernaar.

Door de reikwijdte en prioriteiten van de agile-projecten van je organisatie in een vroeg stadium te bepalen, kunnen jij en je team beter beoordelen welke kansen je het beste kunt opvolgen.

Binnen de agile-methode kan iedere productiteratie zijn eigen kwaliteitsborgings- en testproces doorlopen. Als je het bijhouden van de agile-backlog van je project gedisciplineerd aanpakt, kun je de neiging beperken om de output op lukrake wijze te fragmenteren. Dit is de perfecte gelegenheid om je sprintplanningsstrategie te ontwikkelen.

Bedenk bij het terugkijken naar de vroege stadia van de agile-productontwikkelingscyclus dat flexibel blijven, bereid zijn om conflicten op te lossen en bij te sturen en openstaan voor veranderingen precies de dingen zijn die agile zo'n effectieve methode maken.

3. Het samenwerkingsniveau kan lastig te handhaven zijn

Het is de bedoeling dat agile mensen in hun kracht zet. Als het met succes wordt toegepast, kunnen projectteams zichzelf goed organiseren en functieoverschrijdend te werk gaan. Maar agile vereist eindeloze samenwerking, extra tijd en een grotere inzet.

Laten we die samenwerking wat nader bekijken. Om de nadelen van een agile-kader te vermijden, moeten teams zich toeleggen op het volgende:

• De beschikbaarheid van teamleden voor dagelijkse tests
• Aftekenen bij iedere fase zodat ontwikkelaars verder kunnen
• Gebruikers betrekken zodat het product aan de verwachtingen voldoet

Als het correct wordt toegepast, kan de agile-methode een interessant en transformerend systeem zijn. Maar om succes te kunnen boeken, vereist het een aanzienlijke inzet van iedereen die bij je project betrokken is, inclusief je klanten.

In het begin win je misschien tijd door een analyse van vereisten, ontwerpplanning en andere ontwikkelingsprocedures die buiten agile worden gebruikt te omzeilen. Maar zonder een lineaire tactiek voor het voltooien van fases is het van het grootste belang dat je team regelmatig bij elkaar komt om te bespreken en te evalueren wat er goed gaat (en wat er minder goed gaat).

Oplossing: maak een scrumboard voor je team

Een van de effectiefste manieren om de projectstatus voor iedere sprint bij te houden, is het scrumboard. Scrum boards bieden je team een visuele weergave van je huidige sprint, inclusief een lijst van lopende taken, een geprioriteerde backlog van productfuncties, en taken die geverifieerd of getest worden.

Met Lucidchart kun je in real time samen met teamleden aan je scrumboard werken en communiceren met apps zoals Jira en Microsoft Teams.

Vermijd de valkuilen van agile

Op het eerste gezicht biedt agile projectmanagers een veelbelovende methode om een snellere voltooiing van projecten en een efficiënter ontwikkelingsproces te stimuleren. Maar uiteindelijk werkt het dankzij jouw bereidheid je aan te passen, flexibel te zijn en samen te werken met anderen.

Een van de beste manieren om dit soort flexibiliteit en samenwerking te bevorderen, is door visuele weergaven van je workflow en projectmanagement te gebruiken. Of je nu een productroadmap of een scrumboard maakt, je zult zien dat het makkelijker is om iedereen op een lijn te houden met diagrammen en grafieken die agile van de benodigde structuur en duidelijkheid voorzien.