Herstructurering heeft de eenvoud van de reorganisatie van een klein land (maar dan met de zorgen of er wel genoeg hapjes zijn). Het is dan ook niet gek dat het reorganisatieproces erg verkeerd kan gaan zonder zorgvuldige planning. Sterker nog, het is niet ongewoon voor het hoger management om het gehele bedrijf op papier te reorganiseren met enkel plichtmatige input van HR, een aankondiging doet over de reorganisatie in een bedrijfsbrede meeting of e-mail en dan, als er paniek en verwarring ontstaat, verward en verontwaardigd reageert op de reacties van hun werknemers. 

Een reorganisatie proces moet worden aangegaan met gevoeligheid, strategie en vooruitziendheid. Als je van plan bent het werkleven en de processen van een hele onderneming op de schop te nemen, dan is planning en communicatie de sleutel tot succes. 

Wat is reorganisatie?

Reorganisatie is een term uit het bedrijfsmanagement dat in algemene zin verwijst naar een bedrijf dat bezig is met een van de volgende dingen:

• Het veranderen van de organisatiestructuur, wat kan inhouden dat ondergeschikten verschuiven naar een andere manager, middelen verplaatsen naar andere bedrijfsonderdelen, etc.
• Het veranderen van de financiële structuur, wat kan inhouden dat activa worden verkocht, schulden worden geherfinancierd tegen een lagere rente of zelfs het aanvragen van faillissement

In het kader van dit artikel richten we ons op de herstructurering van de organisatie.

Waarom reorganiseren bedrijven?

Er zijn veel redenen voor een reorganisatie. De belangrijkste redenen voor een reorganisatie kunnen zijn:

• Er is een defect. Als je organisatie zijn KPI's niet weet te halen, als je processen of werknemers inefficiënt zijn geworden of als er essentiële taken zijn die door geen enkele functie worden gedekt, dan kan het tijd zijn om een reorganisatie te overwegen.
• Je bedrijf is gefuseerd met een andere organisatie of heeft een andere organisatie overgenomen.
• Een werknemer met een sleutelpositie is vertrokken, waardoor de organisatiestructuur ter discussie kan worden gesteld.
• Je wilt plaats maken voor een nieuwe kans, zoals het lanceren van een nieuw product of het veroveren van een nieuwe markt.
• De behoeften van je klantenbestand zijn veranderd.
• De organisatie is gegroeid of slankt af.
• Managers hebben te veel direct ondergeschikten.

Zo nu en dan kiezen bedrijven alleen voor een afdelingsherstructurering, wat betekent dat alleen een specifieke afdeling getroffen wordt door een reorganisatie. 

Als dat gebeurt, heeft het bedrijf problemen of inefficiënties geïdentificeerd binnen slechts één afdeling, maar omdat een bedrijf sterke onderlinge verbanden heeft, zullen daardoor vaak ook andere afdelingen worden getroffen. Hoewel het zeer zeker gemakkelijker is om een afdeling te reorganiseren, is het niet ongewoon voor een bedrijf om de gehele bedrijfsstructuur in één klap te hervormen. 

Een bedrijf of afdeling herstructureren

Welke redenen je ook hebt voor het veranderen van je organisatiestructuur, overweeg deze stappen toe te voegen aan je reorganisatie proces.

1. Begin met je bedrijfsstrategie

Het eerste component van strategie voor reorganisatie is ontdekken waarom het hoger management überhaupt wil reorganiseren. Als je de nieuwe richting die het bedrijf inslaat niet begrijpt of het probleem dat het bedrijf hoopt op te lossen niet kunt definiëren, is er niets om het reorganisatieproces mee te leiden en is op geen enkele manier het succes ervan te meten.

De bedrijfsstrategie biedt je de doelen of criteria waaraan je moet voldoen met dit reorganisatieplan. Als een dergelijk plan al praktisch is.

Als de bedrijfsstrategie van je bedrijf nog niet is uitgehard, neem dan een stap terug en loop eerst door het strategische planningsproces heen.

2. Identificeer sterktes en zwaktes in de huidige organisatiestructuur

Met de strategie in het achterhoofd moet je bekijken waar je huidige organisatiestructuur er niet in slaagt bedrijfsdoelen te halen en waar wel. Als je dat nog niet gedaan hebt, maak een organigram om een beter perspectief te krijgen op de huidige bedrijfsstructuur.

Het verzamelen van feedback moet een onderdeel zijn van dit evaluatieproces van de organisatiestructuur. Er zijn te veel bedrijven die reorganisatie plannen zonder de mensen die getroffen worden bij herstructureringsplannen voor zowel afdelingen als het bedrijf in ogenschouw te nemen. Je werknemers hebben vaak waardevolle inzichten in wat niet werkt en wat je zou moeten blijven doen. Het is aan jou om die inzichten te verzamelen en ze in je hele reorganisatie proces mee te nemen. 

Dat is echter makkelijker gezegd dan gedaan. Als je werknemers niet het gevoel hebben dat zorgen en ideeën serieus worden genomen en echt anoniem zijn, zullen ze terughoudend zijn in het geven van feedback met betrekking tot een herstructurering. Het is aan jou om voor een veilige omgeving te zorgen waarin werknemers het idee hebben dat hun meningen worden gewaardeerd. Wellicht kun je een anonieme enquête houden om te vragen wat ze zouden veranderen en hoe ze een reorganisatie zouden aanvliegen.

Het is ook belangrijk om naar de belangrijkste stakeholders in het reorganisatie planning proces te luisteren en zwaar te leunen op HR. Als je in HR zit, vergeet dan niet de nuances van herstructurering te communiceren die speciale goedkeuring en overweging vereisen. Vakbondsovereenkomsten, arbeidscontracten, werkaanpassingen, etc., hebben allemaal input van de betrokken partijen nodig. 

Zorg ervoor dat je de voordelen of winst van een potentiële herstructurering afweegt tegen de risico's, zoals werknemers die vertrekken wegens organisatorische verandering. Als het probleem niet wordt opgelost door herstructurering, waag je dan niet aan de reorganisatie. Het is verspilde energie en een potentieel verlies voor je bedrijf.

3. Overweeg je opties en ontwerp een nieuwe structuur 

Nadat het probleem met de huidige organisatiestructuur van het bedrijf is vastgesteld, feedback van werknemers en de belangrijkste stakeholders is verzameld en alle bestaande functies in ogenschouw zijn genomen, is het tijd om een nieuw organisatiemodel te creëren. 

Houd in het achterhoofd dat dit model voor herstructurering slechts een eerste ontwerp is. Het zal en moet nog veranderen voordat het wordt geïmplementeerd. Deze nieuwe organisatiestructuur moet bevatten:

• De verticale en horizontale lijnen van autoriteit
• Een indicatie van wie formele besluiten gaat nemen binnen de afdelingen
• Eigenschappen van werknemers, waaronder vaardigheden en ervaring
• De definitie en verdeling van functies in de hele organisatie en de relaties tussen deze functies

Overweeg de voor- en nadelen van verschillende soorten organisatiestructuren: hiërarchisch, horizontaal, matrix, etc.

Terwijl je alle opties voor het reorganisatieproces doorneemt, is de beste manier om de lay-out en onderlinge afhankelijkheden van je nieuwe structuur te zien met een organigram. Lucidchart beschikt over verschillende organigram sjablonen en je kunt zelfs werknemersgegevens importeren uit BambooHR, Google Sheets, Excel of een CSV-bestand om automatisch een organigram te maken dat je makkelijk kunt aanpassen.

Waag je niet aan een reorganisatie van je bedrijf zonder visuele ondersteuning om de te nemen stappen aan je werknemers uit te leggen en alle partijen met de neuzen dezelfde kant op te houden.

4. Communiceer de reorganisatie

Zodra je de verschillende opties in je reorganisatieplan tegen elkaar hebt afgewogen en je de beste weg vooruit hebt vastgesteld, is het tijd om de reorganisatie bij de rest van het bedrijf aan te kondigen.

Laat het bericht over de verandering niet onverwachts aankomen bij je werknemers. Maak van communicatie en transparantie de hoogste prioriteit tijdens je hele reorganisatieproces. Nogmaals, een organigram kan helpen helderheid te scheppen in deze situatie, zeker in combinatie met details over de verantwoordelijkheden van elke rol. Je moet misschien apart communiceren met de managers of mensen met een ondergeschikte om ervoor te zorgen dat ze vragen kunnen beantwoorden en kunnen helpen met de uitvoering.

Op dit punt kunnen je werknemers mogelijk feedback leveren op de voorgestelde bedrijfsreorganisatie. Als HR professional of manager is dit de tijd om vol lof te spreken over hoeveel aandacht is gestoken in het reorganisatieplan en de voordelen die het iedereen gaat opleveren. Juich vragen toe. Per slot van rekening kun je een reorganisatieproces alleen van het begin tot het eind met succes uitvoeren als alle betrokkenen meewerken.

5. Lanceer je herstructurering en pas aan indien nodig

Eindelijk is daar het moment waarop je de herstructurering van het bedrijf of de afdeling gaat uitvoeren. Denk eraan dat verandering moeilijk kan zijn. Geef werknemers wat tijd om zich aan de herstructurering te accommoderen om accuraat de effecten ervan te kunnen meten. Denk terug aan je bedrijfsstrategie en breng veranderingen aan als je met de nieuwe organisatiestructuur je ultieme doelen nog niet bereikt.

Heb je hulp nodig om werknemers de verandering te laten accepteren? Bekijk deze verandermanagement modellen , zodat je ze kunt voorbereiden.

Begin nu met het plannen van je reorganisatie

Als leider moet je houding ten opzichte van de reorganisatiestrategie de toon aangeven voor hoe deze wordt ontvangen door je werknemers en collega's. Als je enthousiast bent over de herstructurering, zie je dat enthousiasme terug bij iedereen die betrokken is tijdens het hele reorganisatieproces. Als je somber bent kunt je verwachten dat degenen die worden getroffen wantrouwend en misschien zelfs vijandig zullen reageren. 

Het komt erop neer dat een herstructurering voor iedereen een nieuwe start kan betekenen; het kan een bedrijf nieuw leven inblazen, nieuwe impulsen geven aan werknemers en een grotere carrièregroei mogelijk maken. Maar planning en communicatie zijn het belangrijkste: begin vroeg met je reorganisatieproces, zorg dat iedereen erbij betrokken is en blijf georganiseerd door middel van een organigram dat je bedrijf naar een betere, efficiëntere organisatiestructuur kan leiden.