Il est aussi simple de restructurer une entreprise que de réorganiser un petit pays (mais avec plus d’inquiétudes quant à l’approvisionnement en collations). Il n’est donc pas étonnant que, sans une planification adéquate, le processus puisse mal tourner. En réalité, il n’est pas rare que la direction prépare un plan de réorganisation de l’ensemble de l’entreprise sans solliciter les RH, qu’elle annonce la nouvelle structure lors d’une réunion générale ou par e-mail, puis, lorsque la panique et la confusion s’installent, qu’elle se désole et s’indigne de la réaction de ses employés.

La réorganisation d’une entreprise exige de la sensibilité, de la stratégie et de la prévoyance. Vous envisagez de bouleverser la vie professionnelle et les processus de toute une organisation : vous devez planifier votre action et communiquer pour réussir.

Qu’est-ce que la restructuration d’entreprise ?

La restructuration est un terme de gestion d’entreprise qui fait référence, de manière générale, à l’une des mesures suivantes :

• Un changement de structure organisationnelle, ce qui peut impliquer de transférer la responsabilité d’une équipe d’un manager à un autre, de réaffecter des ressources à d’autres secteurs de l’entreprise, etc.
• Un changement de structure financière, qui peut impliquer la vente d’actifs, le refinancement de la dette à des taux d’intérêt plus bas ou même le dépôt de bilan

Pour les besoins de cet article, nous allons nous concentrer sur la restructuration organisationnelle.

Pourquoi les entreprises procèdent-elles à une restructuration ?

Il existe de nombreuses raisons de réorganiser une entreprise. Parmi les principales, nous pouvons citer :

• Quelque chose ne fonctionne pas. Si votre organisation n’atteint pas ses indicateurs clés de performance, si vos processus ou vos employés sont devenus inefficaces, ou si certaines tâches essentielles ne sont couvertes par aucun poste, il est peut-être temps d’envisager une restructuration de l’entreprise.
• Votre entreprise a fusionné avec une autre organisation ou l’a acquise.
• Un employé occupant un poste clé est parti, ce qui offre l’occasion de réexaminer la structure organisationnelle.
• Vous voulez vous attaquer à une nouvelle opportunité, comme le lancement d’un produit ou la conquête d’un marché.
• Les besoins de votre clientèle ont changé.
• L’organisation s’est développée ou s’apprête à réduire ses effectifs.
• Les responsables supervisent un trop grand nombre de collaborateurs.

Parfois, les entreprises choisissent de procéder simplement à la restructuration d’un service, ce qui signifie que seul un service spécifique sera affecté par une réorganisation.

Ce type de stratégie est lié à l’identification de problèmes ou d’inefficacités au sein d’un seul service. Toutefois, en raison des liens étroits qui existent au sein d’une organisation, ce qui affecte un service affecte souvent les autres. Bien qu’il soit certainement plus facile de réorganiser un seul service, il n’est pas rare qu’une entreprise remanie toute sa structure par la même occasion.

Comment restructurer une entreprise ou un service

Quelles que soient les raisons qui vous poussent à modifier la structure organisationnelle de votre entreprise, pensez à ajouter ces étapes à votre processus de réorganisation.

1. Commencer par votre business strategy

La première étape du processus de réorganisation d’une entreprise consiste à déterminer pourquoi la direction souhaite procéder à cette réforme. Si vous ne comprenez pas la nouvelle orientation de l’entreprise ou si vous ne définissez pas le problème que celle-ci espère résoudre, vous n’aurez aucun moyen de guider le processus de réorganisation ni de mesurer son succès.

Une business strategy vous fournira les objectifs ou les critères que vous devrez respecter dans le cadre du plan de réorganisation de votre entreprise, si tant est qu’un tel plan soit réalisable.

Si votre entreprise n’a pas encore défini de stratégie, commencez par suivre le processus de planification stratégique.

2. Identifier les forces et les faiblesses de votre structure organisationnelle actuelle

En gardant votre stratégie à l’esprit, vous devez déterminer dans quels domaines votre structure organisationnelle actuelle ne permet pas d’atteindre les objectifs de l’entreprise et ceux où elle est efficace. Si vous ne l’avez pas encore fait, créez un organigramme afin d’avoir une vue d’ensemble de la structure actuelle de votre entreprise.

Une partie de ce processus d’évaluation de la structure organisationnelle doit consister à recueillir des commentaires. De trop nombreuses entreprises planifient leur réorganisation sans prendre en considération les collaborateurs qui seront affectés par la restructuration des services et de l’entreprise. Vos employés ont souvent des idées précieuses sur ce qui ne fonctionne pas et sur les points que vous devriez continuer à appliquer. C’est à vous de recueillir ces suggestions et de les inclure dans le processus de réorganisation de votre entreprise.

Mais tout cela est plus facile à dire qu’à faire. S’ils n’ont pas le sentiment que leurs remarques et leurs idées sont prises au sérieux et qu’elles sont réellement anonymes, vos employés rechigneront à dévoiler le moindre avis concernant une restructuration de l’entreprise. Il vous appartient de générer un environnement de confiance qui donnera à vos collaborateurs la certitude que leurs idées sont prises en compte. Vous pouvez par exemple envoyer un sondage anonyme pour leur demander ce qu’ils changeraient et comment ils envisageraient de réorganiser l’entreprise.

Il est également important de prêter attention aux principales parties prenantes lors du processus de planification de la réorganisation et de vous appuyer fortement sur les RH. Si vous travaillez dans les ressources humaines, veillez à souligner les particularités de la restructuration de l’entreprise qui nécessitent une approbation et une attention particulières. Les accords syndicaux, les contrats de travail, les aménagements, etc. nécessiteront tous la contribution des parties concernées.

Veillez à bien peser les avantages ou les bénéfices d’une éventuelle restructuration par rapport aux risques, notamment le départ d’employés en raison du changement organisationnel. Si le problème ne peut être résolu par une restructuration, abandonnez l’idée. Cela représenterait un effort inutile et des pertes potentielles pour votre entreprise.

3. Passer en revue vos options et concevoir une nouvelle structure

Après avoir déterminé les difficultés de votre structure actuelle, recueilli les commentaires des employés et des principales parties prenantes, et pris en compte tous les postes existants, il est temps de créer un nouveau modèle d’organisation.

Rappelez-vous que ce modèle nouvellement restructuré n’est qu’une première ébauche : il sera et devra être modifié avant sa mise en œuvre. Cette nouvelle structure organisationnelle doit inclure :

• Les lignes d’autorité verticales et horizontales
• Une mention indiquant qui prendra les décisions officielles au sein des services
• Les attributs des employés, notamment leurs compétences et leur expérience
• La définition et la répartition des rôles dans l’organisation, ainsi que les liens qui les unissent

Examinez les avantages et les inconvénients des différents types de structures organisationnelles : hiérarchique, horizontale, matricielle, etc.

Lorsque vous étudiez les options disponibles pour la réorganisation de votre entreprise, la meilleure façon de visualiser la structure et les relations d’interdépendance de votre nouveau modèle est de créer un organigramme. Lucidchart propose de nombreux exemples d’organigrammes, et vous pouvez également importer les données sur vos employés depuis BambooHR, Google Sheets, Excel ou un fichier CSV afin de générer automatiquement un visuel que vous pourrez facilement personnaliser.

Ne tentez pas de réorganiser votre entreprise sans disposer d’un support visuel permettant de clarifier votre plan d’action auprès des employés et de communiquer les mêmes informations à toutes les parties prenantes.

4. Annoncer la réorganisation

Une fois que vous avez examiné les différentes options de réorganisation et déterminé la meilleure voie à suivre, il est temps d’annoncer la transformation au reste de l’entreprise.

N’imposez pas le changement à vos employés du jour au lendemain. Faites de la communication et de la transparence votre priorité absolue tout au long du processus de réorganisation. Là encore, un organigramme peut aider à clarifier la situation, surtout s’il est accompagné de détails sur les responsabilités de chaque rôle. Vous aurez peut-être besoin de communiquer individuellement avec les managers ou tout collaborateur encadrant une équipe pour vous assurer qu’ils seront capables de répondre aux questions et de faciliter la mise en œuvre.

À cette étape, vos employés peuvent donner leur avis sur la réorganisation envisagée. En tant que responsable RH ou manager, c’est le moment de vanter la minutie dont a fait l’objet le plan de réorganisation et les avantages qu’il apportera à tous. Soyez ouvert aux questions : après tout, la réussite d’un processus de réorganisation d’entreprise implique la coopération de toutes les parties concernées.

5. Lancer la restructuration de votre entreprise et l’ajuster si nécessaire

Le moment est enfin venu de procéder à la restructuration de votre entreprise ou service. Rappelez-vous que le changement peut être difficile : donnez aux employés un certain temps pour s’adapter afin de bien en mesurer les effets. Repensez à votre business stratégie et procédez à des ajustements si votre nouvelle structure organisationnelle ne vous permet toujours pas d’atteindre vos objectifs prioritaires.

Vous avez besoin d’aide pour faire accepter le changement à vos employés ? Essayez ces modèles de gestion du changement.

Commencez à planifier la réorganisation de votre entreprise dès maintenant

En tant que dirigeant, votre attitude à l’égard de votre stratégie de réorganisation d’entreprise est déterminante pour l’accueil qui lui sera réservé par vos employés et vos collègues. Si vous vous réjouissez à l’idée de la restructuration, cet enthousiasme se répercutera sur toutes les parties concernées tout au long du processus de réorganisation. Si vous prenez un air morose, attendez-vous à ce que vos collaborateurs soient méfiants, voire hostiles.

En fin de compte, la restructuration d’une entreprise peut être un nouveau départ pour tout le monde ; elle peut revitaliser une entreprise, redynamiser les employés et permettre un meilleur développement de carrière. Mais la planification et la communication sont essentielles : lancez le processus de réorganisation d’entreprise dès le début, faites participer toutes les parties et restez organisé en créant un organigramme qui vous guidera vers une structure plus performante et plus efficace.