Data flow diagram: regels, symbolen en tips

Bedrijven steunen op systemen en processen—een bedrijf kan niet zonder. Van het leiden van ondersteunende methoden tot de manier waarop een team contact heeft met de klant, nagenoeg alles dat een bedrijf doet, omvat een bepaald systeem. En als het aankomt op systemen en processen, draait alles om efficiëntie. In sommige gevallen kan het besparen van enkele minuten al tot enorme besparingen leiden. Er zijn talloze manieren om te analyseren en de efficiëntie te verbeteren, maar een manier die eruit springt is via dataflowdiagrammen. 

Data flow diagrams (DFDs) visually map your process or system, so you can uncover opportunities to improve efficiency and performance

Data flow diagrammen (DFDs) visualiseren je processen of systemen, zodat je kansen kunt ontdekken om efficiëntie en prestaties te verbeteren. Of je een bestaand proces verbetert of een nieuwe implementeert, een dataflowdiagram maakt de taak eenvoudiger. Als je echter nog nooit een DFD hebt gemaakt, kan het intimiderend zijn om aan de slag te gaan. Er is veel om over na te denken: verschillende niveaus van diagrammen, symbolen en notaties, en dan hebben we het nog niet gehad over het daadwerkelijk maken van het diagram—om dit alles te begrijpen zal meer nodig zijn dan het bekijken van een paar voorbeelden. Als dataflowdiagrammen nieuw voor je zijn, zal deze gids je helpen om aan de slag te gaan. We leggen uit wat een data flow diagram is en behandelen de symbolen en regels die horen bij effectieve data flow diagram.

Wat is een data flow diagram?

Een dataflowdiagram toont de manier waarop informatie door een proces of systeem stroomt. Het omvat de in- en output van gegevens, de opslag van gegevens, en de verschillende subprocessen die de gegevens doorlopen. DFD's worden gemaakt met standaardsymbolen en -notaties om verscheidene entiteiten en hun relaties te beschrijven. 

Dataflowdiagrammen geven systemen en processen visueel weer die moeilijk te beschrijven zijn in alleen woorden. Je kunt deze diagrammen gebruiken om een bestaand systeem in kaart te brengen en het te verbeteren, of om een nieuw systeem te bedenken voor implementatie. Door elk onderdeel te visualiseren, is het eenvoudiger om inefficiënties vast te stellen en het best mogelijke systeem te produceren. 

Lees ons volledige overzicht van dataflowdiagrammen voor meer informatie over best practices bij het maken van DFD's.

Fysieke en logische dataflowdiagrammen

Voordat je je dataflowdiagram daadwerkelijk aanmaakt, moet je bepalen of een fysieke of logische DFD het beste aansluit bij jouw behoeften. Als dataflowdiagrammen nieuw voor je zijn, geen zorgen—het onderscheid is vrij eenvoudig.

Logische dataflowdiagrammen richten zich op wat er gebeurt in een bepaalde informatiestroom: welke informatie wordt er verzonden, welke entiteiten ontvangen die info, welke algemene processen vinden er plaats enzovoort. De processen die in een logische DFD worden beschreven, zijn bedrijfsactiviteiten—een logische DFD duikt niet in de technische aspecten van een proces of systeem, zoals hoe het proces is ontwikkeld en geïmplementeerd. Je hoeft dus niet details zoals configuratie of technologie voor het opslaan van data toe te voegen. Niet-technische medewerkers moeten dit soort diagrammen kunnen begrijpen, daardoor zijn logische dataflowdiagrammen een uitstekende tool om te communiceren met stakeholders van een project.

Fysieke dataflowdiagrammen richten zich op hoe dingen gebeuren in een informatiestroom. Deze diagrammen specificeren de software, hardware, bestanden en de mensen die betrokken zijn bij een informatiestroom. Een gedetailleerd fysiek dataflowdiagram kan de ontwikkeling van de code verzorgen die nodig is voor implementatie van een datasysteem. 

Zowel fysieke als logische dataflowdiagrammen kunnen dezelfde informatiestroom beschrijven. Ook bieden deze meer informatie dan diagrammen onafhankelijk van elkaar zouden doen. Als je beslist welke je gaat gebruiken, hou er dan rekening mee dat je misschien beide nodig hebt. 

Lees deze gids met fysieke en logische DFD's voor meer informatie.

Niveaus DFD diagrammen

Dataflowdiagrammen zijn tevens ingedeeld op niveau. Vanaf het basisniveau, niveau 0, worden DFD's steeds complexer naarmate het niveau stijgt. Als je je eigen dataflowdiagram maakt, zul je moeten beslissen welk niveau je diagram zal hebben. 

DFD's van niveau 0, ook wel bekend als contextdiagrammen, zijn de eenvoudigste dataflowdiagrammen. Deze bieden een totaaloverzicht dat goed te begrijpen is, maar vaak weinig details bevat. Dataflowdiagrammen met niveau 0 laten één enkel procesknooppunt zien en de verbanden met externe entiteiten. Het voorbeeld hieronder illustreert het hotel reserveringsproces met de stroom van informatie tussen beheerder en gasten.  

DFD's van niveau 1 zijn nog steeds erg algemeen, maar duiken meer in de details dan een contextdiagram. In een dataflowdiagram van niveau 1 wordt het enkele procesknooppunt van het contextdiagram onderverdeeld in subprocessen. Naarmate deze processen worden toegevoegd, heeft het diagram aanvullende dataflows en gegevensopslag nodig om naar elkaar te kunnen verwijzen. In het hotel reserveringsvoorbeeld, kan dit bestaan uit het toevoegen van de keuze voor een kamer en aanvraagprocessen naar het reserveringssysteem als ook dataopslag.

DFD's van niveau 2+ verdelen processen in nog meer gedetailleerde subprocessen. In de theorie kunnen DFD's verder gaan dan niveau 3, maar dat is zelden het geval. Dataflowdiagrammen van niveau 3 zijn zo gedetailleerd dat het doorgaans niet logisch is om ze nog verder uit te splitsen. 

Het level 2 diagram hieronder duikt verder in het hotel reserveringsproces door ook gedetaileerdere processen toe te voegen zoals het afbreken van het bevestigingsproces en daaropvolgende datastromen.

Symbolen en notaties dataflowdiagrammen

Afhankelijk van de methode (Gane en Sarson vs. Yourdon en Coad), wijken DFD-symbolen enigszins af. De basisideeën blijven echter hetzelfde. Een dataflowdiagram bestaat uit vier basisonderdelen: processen, gegevensopslag, externe entiteiten en dataflows. Op de onderstaande afbeelding staan de standaardvormen voor beide methodes.

Lees onze gids met DFD-symbolen als je niet zeker weet hoe je elk symbool kunt gebruiken.

Een dataflowdiagram maken

Nu je wat achtergrondinformatie hebt over dataflowdiagrammen en hoe deze worden ingedeeld, ben je klaar om je eigen DFD te maken. Het proces kan worden onderverdeeld in 5 stappen:

1. Belangrijke input en output van je systeem vaststellen 

Nagenoeg elk proces of systeem begint met een input van een externe entiteit en eindigt met de output van data naar een andere entiteit of database. Het vaststellen van dergelijke input en output geeft een totaaloverzicht van je systeem—het toont de grootste taken die het systeem zou moeten uitvoeren. De rest van je DFD is gebouwd op deze elementen, dus het is van groot belang om deze al in een vroeg stadium te kennen.

2. Maak een contextdiagram

Zodra je de belangrijkste input en output hebt bepaald, is het eenvoudig om een contextdiagram op te stellen. Teken één enkel procesknooppunt en verbind het met bijbehorende externe entiteiten. Dit knooppunt vertegenwoordigt het meest algemene proces waarbij informatie van input naar output doorloopt. 

In het onderstaande data flow diagram voorbeeld staat hoe informatie tussen verscheidene entiteiten loopt via een online community. Data stroomt naar en van de externe entiteiten en vertegenwoordigt zowel input als output. Het hoofdknooppunt, de “online community,” is het algemene proces. 

3. Breid het contextdiagram uit tot DFD-niveau 1

Het enkele procesknooppunt van je contextdiagram geeft niet veel informatie—je moet deze in subprocessen onderverdelen. In je dataflowdiagram niveau 1, dien je meerdere procesknooppunten, grote databases en alle externe entiteiten op te nemen. Doorloop de informatiestroom: waar begint de informatie en wat moet ermee gebeuren voor elke gegevensopslag?

4. Breid uit naar een niveau 2+ DFD

Om de details van je dataflowdiagram te verbeteren, volg je hetzelfde proces als in stap 3. De processen in je DFD niveau 1 kun je onderverdelen in specifieke subprocessen. Zorg er wederom voor dat eventuele nodige gegevensopslagplaatsen en flows zijn toegevoegd—op dit moment zou je een vrij gedetailleerde onderverdeling van je systeem moeten hebben. Om verder te gaan dan een niveau 2 dataflowdiagram, herhaal je dit proces. Stop zodra je voldoende details hebt.

5. Bevestig de nauwkeurigheid van je definitieve diagram

Doorloop je diagram als je denkt helemaal klaar te zijn. Let in het bijzonder op de informatiestroom: is het logisch? Zijn alle nodige gegevensopslagplaatsen aanwezig? Door je definitieve diagram te bekijken, zouden andere partijen de manier moeten begrijpen waarop je systeem functioneert. Voordat je je definitieve diagram presenteert, controleer je samen met je collega's of je diagram duidelijk is.

Je dataflow diagram delen

Nadat je DFD klaar is, moet je het nog delen. Je hoeft het niet voor jezelf te houden—of het nu je teamleden, je baas of belanghebbenden zijn, de kans is groot dat iemand anders het zal zien. Als je de Lucidchart diagram tool gebruikt om een dataflow diagram te maken, beschik je over talloze mogelijkheden om het te delen. Lucidchart data flow diagrammen kunnen direct binnen Lucidchart worden verstuurd, waardoor de ontvanger toegang krijgt tot het Lucidchart-document. Afhankelijk van de rol van de ontvanger, kun je diegene toestemming geven om het diagram te verzenden als alleen-lezen of te bewerken. De uitgebreide integraties van Lucidchart zorgen ervoor dat het diagram kan worden gedeeld op vele andere platforms, waaronder Google Workspace en Slack.