Símbolos, tipos y consejos para los diagramas de flujo de datos

Los negocios se crean sobre sistemas y procesos... una compañía no podría funcionar sin ellos. Desde los principales métodos de enriquecimiento a la manera en la que el equipo interactúa con los clientes, prácticamente todo lo que hace un negocio implica un sistema de algún tipo. Y, cuando se trata de sistemas y procesos, la eficiencia es todo. En algunos casos, incluso recortar uno o dos minutos puede generar importantes ahorros. Hay incontables maneras para analizar y mejorar la eficiencia, pero una que se destaca es a través de los diagramas de flujo de datos. 

Ya sea que estés mejorando un proceso existente o implementando un proceso nuevo, un diagrama de flujo de datos (DFD) facilitará la tarea. No obstante, si nunca creaste un DFD, empezar a usarlos puede ser intimidatorio. Hay mucho que absorber: distintos niveles de diagramas, símbolos y notación, sin mencionar la creación real del diagrama... navegar todo esto exigirá más que solo mirar unos cuantos ejemplos. Si no tienes experiencia con los diagramas de flujo de datos, esta guía te ayudará a empezar.

Qué es un diagrama de flujo de datos

Un diagrama de flujo de datos muestra la forma en la que fluye la información en un proceso o sistema. Incluye entradas y salidas de datos, tiendas de datos y los distintos subprocesos que atraviesan los datos. Los DFD se crean con símbolos y notación estandarizados para describir las distintas entidades y sus relaciones. 

Los diagramas de flujo de datos representan de manera gráfica sistemas y procesos que sería difícil describir con parrafadas. Puedes usar estos diagramas para mapear un sistema existente y mejorarlo o para planificar la implementación de un sistema nuevo. Visualizar cada elemento facilita identificar las ineficiencias y producir el mejor sistema posible. 

Lee toda nuestra Introducción a los diagramas de flujo de datos para informarte mejor sobre las mejores prácticas para crear DFD.

Diagramas de flujo de datos físicos y lógicos

Antes de crear efectivamente tu diagrama de flujo de datos, deberás determinar si un DFD físico o lógico se adapta mejor a tus necesidades. Si no tienes experiencia con los diagramas de flujo de datos, no te preocupes: la distinción es bastante sencilla.

Los diagramas de flujo de datos lógicos se concentran en qué sucede en un flujo de información en particular: qué información se transmite, qué entidades reciben la información, que procesos generales ocurren, etcétera. Los procesos descritos en un DFD lógico son actividades del negocio: un DFD lógico no profundiza en los aspectos técnicos de un proceso o sistema. Los empleados no técnicos deberían poder comprender estos diagramas.

Los diagramas de flujo de datos físicos se concentran en cómo suceden las cosas en un flujo de información. Estos diagramas especifican el software, el hardware, los archivos y las personas involucradas en un flujo de información. Un diagrama de flujo de datos físico detallado puede facilitar el desarrollo del código necesario para implementar un sistema de datos. 

Tanto los diagramas de flujo de datos físicos como lógicos pueden describir el mismo flujo de información. Coordinados, brindan más detalles que cualquiera de los diagramas por sí solo. Cuando estés decidiendo cuál usar, ten presente que tal vez necesites ambos. 

Mira esta guía sobre los DFD físico y lógico para informarte mejor

Niveles de DFD

Los diagramas de flujo de datos también se categorizan por niveles. Empezando por el más básico, el nivel 0, los DFD son cada vez más complejos a medida que aumenta el nivel. Cuando construyas tu propio diagrama de flujo de datos, deberás decidir a qué nivel corresponderá tu diagrama. 

Los DFD de nivel 0, también conocidos como diagramas de contexto, son los diagramas de flujo de datos más básicos. Ofrecen una vista amplia que es fácil de digerir pero que ofrece pocos detalles. Los diagramas de flujo de datos de nivel 0 muestran un solo nodo del proceso y sus conexiones con las entidades externas. 

Los DFD de nivel 1 siguen ofreciendo un panorama general, pero aportan más detalles que un diagrama de contexto. En un diagrama de flujo de datos de nivel 1, el nodo de proceso único del diagrama de contexto se desglosa en subprocesos. Como se agregan estos procesos, el diagrama necesitará otros flujos de datos y otras tiendas de datos para vincularlos entre sí. 

Los DFD de nivel +2 simplemente desglosan los procesos en subprocesos más detallados. En teoría, los DFD podrían ir más allá del nivel 3, pero pocas veces lo hacen. Los diagramas de flujo de datos de nivel 3 son suficientemente detallados y, por lo general, no tiene sentido desglosarlos en mayor medida. 

Símbolos y notación de los diagramas de flujo de datos

Según la metodología (Gane y Sarson vs. Yourdon y Coad), los símbolos de los DFD varían levemente. No obstante, las ideas fundamentales son las mismas. Hay cuatro elementos básicos de los diagramas de flujo de datos: procesos, tiendas de datos, entidades externas y flujos de datos. La imagen que sigue muestra las figuras uniformes para ambas metodologías.

Si no sabes cómo usar cada símbolo, lee nuestra guía de símbolos de los DFD.

Cómo crear un diagrama de flujo de datos

Ahora que ya tienes un conocimiento básico sobre los diagramas de flujo de datos y cómo se clasifican, estás listo para crear tu propio DFD. El proceso se puede reducir a 5 pasos:

1. Identifica las principales entradas y salidas de tu sistema 

Prácticamente todos los procesos o sistemas comienzan con una entrada de una entidad externa y terminan con la salida de datos a otra entidad o base de datos. Identificar estas entradas y salidas te ofrece una visión macro de tu sistema; muestra las tareas más amplias que el sistema debe lograr. El resto de tu DFD se construirá sobre estos elementos, así que es fundamental conocerlos desde el principio.

2. Crea un diagrama de contexto

Cuando hayas identificado las principales entradas y salidas, crear un diagrama de contexto es sencillo. Dibuja un único nodo de proceso y conéctalo con las entidades externas relacionadas con él. Este nodo representa el proceso más general que atraviesa la información para ir de la entrada a la salida. 

El ejemplo que sigue muestra cómo fluye la información entre las distintas entidades a través de una comunidad en línea. Los datos fluyen hacia y desde entidades externas, y representan tanto la entrada como la salid. El nodo central, o "comunidad en línea", es el proceso general. 

3. Amplía el diagrama de contexto en un DFD de nivel 1

El nodo de proceso único de tu diagrama de contexto no brinda demasiada información: debes desglosarlo en subprocesos. En tu diagrama de flujo de datos de nivel 1, debes incluir varios nodos de procesos, las principales bases de datos y todas las entidades externas. Recorre el flujo de información: ¿dónde comienza la información y qué debe suceder antes de cada tienda de datos?

4. Amplíalo a un DFD de nivel +2

Para incrementar el detalle de tu diagrama de flujo de datos, sigue el mismo proceso que en el paso 3. Los procesos de tu DFD de nivel 1 pueden desglosarse en subprocesos más específicos. Nuevamente, cerciórate de añadir todas las tiendas y flujos de datos que sean necesarios. En este punto, deberías tener un desglose bastante detallado de tu sistema. Para avanzar más allá de un diagrama de flujo de datos de nivel 2, solo debes repetir este proceso. Detente cuando hayas alcanzado un nivel satisfactorio de detalle.

5. Confirma la precisión de tu diagrama definitivo

Una vez que tu diagrama esté completamente dibujado, recórrelo. Presta mucha atención al flujo de información: ¿tiene sentido? ¿Se incluyeron todas las tiendas de datos necesarias? Si observan tu diagrama final, otras partes deberían poder comprender cómo funciona tu sistema. Antes de presentar tu diagrama final, verifica con tus compañeros de trabajo que tu diagrama sea comprensible.

Cómo compartir tu diagrama de flujo de datos

El siguiente paso después de crear tu DFD es compartirlo. No lo creaste solo para ti: ya sean los integrantes de tu equipo, tu jefe o los interesados, es muy probable que otras personas necesiten verlo. Si usas Lucidchart para crear un diagrama de flujo de datos, tendrás varias opciones para compartirlo a tu disposición. Puedes enviar los diagramas directamente desde Lucidchart dándole al destinatario acceso al documento de Lucidchart. Según el rol del destinatario, puedes darle permiso para editar o enviarle el diagrama como de solo lectura. La amplia variedad de extensiones de Lucidchart permite compartir los diagramas entre distintas plataformas, incluidas Google Workspace y Slack.