Comprendre et créer des diagrammes de flux de données

Les entreprises reposent sur des systèmes et des processus : elles ne pourraient pas fonctionner sans eux. Qu’il s’agisse de méthodes de lead nurturing ou de la manière dont une équipe interagit avec les clients, la plupart des opérations d’une entreprise s’appuient une forme de système. Et, lorsqu’il est question de systèmes et de processus, l’efficacité est primordiale. Dans certains cas, le fait de gagner ne serait-ce qu’une minute ou deux peut permettre de réaliser des économies considérables. Il existe un grand nombre de façons d’analyser et d’améliorer l’efficacité, mais la plus intéressante consiste à utiliser des diagrammes de flux de données. 

Les diagrammes de flux de données (DFD) cartographient visuellement votre processus ou votre système, afin que vous puissiez découvrir des opportunités pour améliorer votre efficacité et vos performances. Que vous cherchiez à améliorer un processus existant ou à en mettre un nouveau en place, un diagramme de flux de données vous facilitera la tâche. Cependant, si vous n’avez jamais créé de DFD auparavant, cela peut paraître intimidant. Il y a beaucoup d’éléments à assimiler : les différents niveaux des diagrammes, les symboles et la notation, sans parler de la création proprement dite du diagramme. Consulter quelques exemples ne suffira pas, vous devrez plonger davantage dans le sujet. Si vous êtes novice en la matière, ce guide vous aidera à vous lancer.

Qu'est-ce qu'un diagramme de flux de données ?

Un diagramme de flux de données représente la manière dont les informations circulent dans un processus ou un système. Ces éléments comprennent les entrées et les sorties de données, les dépôts de données et les différents sous-processus par lesquels transitent les données. Les DFD sont élaborés à l’aide de symboles et de notations standardisés pour décrire les différentes entités et leurs associations. 

Les diagrammes de flux de données illustrent visuellement des systèmes et des processus qu’il serait difficile de décrire avec seulement des mots. Vous pouvez utiliser ces diagrammes pour cartographier un processus existant et l’améliorer ou pour planifier la mise en œuvre d’un nouveau système. Visualiser chaque élément vous permettra d’identifier facilement les sources d’inefficacité et de produire le meilleur système possible. 

Lisez notre présentation complète des diagrammes de flux de données pour découvrir les bonnes pratiques en matière de création de DFD.

Diagrammes de flux de données logiques et physiques

Avant de créer votre diagramme de flux de données, vous devez déterminer quel type de DFD, physique ou logique, correspond le mieux à vos besoins. Si vous êtes novice en la matière, rassurez-vous, la distinction est assez simple.

Les diagrammes de flux de données logiques se concentrent sur ce qui se passe dans un flux d’informations particulière : quelles informations sont transmises, quelles entités reçoivent ces informations, quels processus généraux entrent en jeu, etc. Les processus décrits dans un DFD logique sont des activités commerciales - un DFD logique ne se penche pas sur les aspects techniques d'un processus ou d'un système, tels que la manière dont le processus est construit et est mis en œuvre. Vous n'avez donc pas besoin d'inclure des détails tels que la configuration ou la manière dont vous de stocker vos données. Les employés non techniques doivent être capables de comprendre ces diagrammes, faisant des DFD logiques un excellent outil de communication avec les différentes parties prenantes du projet.

Les diagrammes de flux de données physiques se concentrent sur la façon dont les choses se passent dans un flux d’informations. Ces diagrammes précisent les logiciels, le matériel, les fichiers et les personnes impliqués dans un flux d’informations. Dans sa forme détaillée, un diagramme de flux de données physique permet de faciliter le développement du code nécessaire à la mise en œuvre d’un système de données. 

Les diagrammes de flux de données physiques et logiques peuvent tous deux décrire le même flux d’informations. Utilisés de manière coordonnée, ils fournissent plus de détails que lorsqu’ils sont employés séparément. Lorsque vous choisissez le type de diagramme le plus approprié, gardez à l’esprit que vous pourriez avoir besoin des deux. 

Consultez ce guide des DFD physiques et logiques pour plus d’informations.

Niveaux des diagrammes de flux de données

Les diagrammes de flux de données sont également classés par niveau. En commençant par le plus basique, le niveau 0, les DFD deviennent de plus en plus complexes à mesure que le niveau augmente. Lorsque vous construisez votre propre diagramme de flux de données, vous devez décider du niveau auquel il se situe.

Les DFD de niveau 0, également appelés diagrammes de contexte, sont les diagrammes de flux de données les plus basiques. Ils fournissent une vue d’ensemble facile à comprendre, mais contiennent peu de détails. Les diagrammes de flux de données de niveau 0 représentent un seul nœud de processus et ses connexions à des entités externes. Par exemple, dans l'exemple ci-dessous, illustre le processus de réservation d'hôtel avec le flux d'informations entre l'administrateur et les clients.

Les DFD de niveau 1 offrent également une vue d’ensemble, mais ils sont plus détaillés qu’un diagramme de contexte. Dans un DFD de niveau 1, le nœud de processus unique du diagramme de contexte est décomposé en sous-processus. Au fur et à mesure que ces processus sont ajoutés, le diagramme devra comporter des flux de données et des dépôts de données supplémentaires pour les relier entre eux. Dans l'exemple de réservation d'hôtel, cela peut inclure l'ajout des processus de sélection et de demande de chambre au système de réservation, ainsi que des magasins de données.

Les DFD de niveau 2 et plus décomposent simplement les processus en sous-processus plus détaillés. En théorie, les DFD peuvent dépasser le niveau 3, mais ils le font rarement. Les diagrammes de flux de données de niveau 3 sont suffisamment détaillés pour qu’il ne soit généralement pas utile de les affiner davantage. 

Le diagramme de niveau 2 ci-dessous développe le processus de réservation d'hôtel pour inclure des processus plus granulaires, tels que les processus d'annulation et de confirmation et les flux de données connectés qui en découlent..

Symboles et notations des diagrammes de flux de données

Selon la méthodologie utilisée (Gane et Sarson ou Yourdon et Coad), les symboles de DFD diffèrent légèrement. Cependant, les concepts de base restent les mêmes. Un diagramme de flux de données comporte quatre éléments fondamentaux : les processus, les dépôts de données, les entités externes et les flux de données. L’image ci-dessous présente les formes standard des deux méthodologies.

Si vous n’êtes pas sûr de savoir comment utiliser les symboles, lisez notre guide des symboles DFD.

Comment créer un diagramme de flux de données

Maintenant que vous avez quelques notions de base sur les diagrammes de flux de données et leur catégorisation, vous pouvez élaborer votre propre DFD. Le processus peut être décomposé en 5 étapes :

1. Identifier les principales entrées et sorties de votre système

Presque tous les processus ou systèmes commencent par une entrée provenant d’une entité externe et se terminent par la sortie de données vers une autre entité ou base de données. L’identification de ces entrées et sorties donne une vue globale de votre système : elle indique les tâches les plus générales que le celui-ci doit accomplir. Le reste de votre DFD sera construit à partir de ces éléments, il est donc indispensable de les connaître dès le début.

2. Construire un diagramme de contexte

Une fois que vous avez identifié les principales entrées et sorties, vous pouvez facilement créer un diagramme de contexte. Dessinez un nœud de processus unique et reliez-le à des entités externes apparentées. Ce nœud représente le processus le plus général auquel les informations sont soumises pour passer de l’entrée à la sortie. 

L’exemple de diagramme de flux de données ci-dessous montre comment les informations circulent entre diverses entités via une communauté en ligne. Les données circulent vers et depuis les entités externes, représentant à la fois les entrées et les sorties. Le nœud central, « communauté en ligne », représente le processus général. 

3. Développer le diagramme de contexte en un DFD de niveau 1

L’unique nœud de processus de votre diagramme de contexte ne fournit pas beaucoup d’informations : vous devez le décomposer en sous-processus. Dans votre diagramme de flux de données de niveau 1, vous devez inclure différents nœuds de processus, les principales bases de données et toutes les entités externes. Observez le flux d’informations : d’où viennent les informations et comment sont-elles traitées avant chaque dépôt de données ?

4. Développer le diagramme en un DFD de niveau 2 ou plus

Pour détailler davantage votre diagramme de flux de données, suivez la même méthode qu’à l’étape 3. Les processus de votre DFD de niveau 1 peuvent être décomposés en sous-processus plus spécifiques. Encore une fois, assurez-vous d’ajouter tous les dépôts et flux de données nécessaires : à ce stade, vous devriez avoir une description assez détaillée de votre système. Pour aller au-delà du niveau 2, il vous suffit de répéter cette étape. Arrêtez-vous lorsque vous avez atteint un niveau de détail satisfaisant.

5. Confirmer la justesse de votre diagramme final

Une fois votre diagramme terminé, examinez-le. Portez une attention particulière au flux d’informations : est-il logique ? Tous les dépôts de données nécessaires sont-ils inclus ? En consultant votre diagramme final, les autres parties doivent pouvoir comprendre le fonctionnement de votre système. Avant de le présenter, vérifiez auprès de vos collègues que votre diagramme final est compréhensible.

Partager votre diagramme de flux de données

Après avoir terminé votre DFD, l’étape suivante consiste à le partager. Vous ne l’avez pas créé pour le garder pour vous : qu’il s’agisse des membres de votre équipe, de votre patron ou des parties prenantes, il y a de fortes chances que quelqu’un d’autre ait besoin de le consulter. Si vous utilisez Lucidchart pour créer un diagramme de flux de données, vous disposez d’un grand nombre d’options de partage. Les diagrammes peuvent être envoyés directement à partir Lucidchart, ce qui permet au destinataire d’accéder au document avec l’application. En fonction du rôle du destinataire, vous pouvez l’autoriser à modifier le diagramme ou lui permettre seulement de le consulter. Les nombreuses intégrations de Lucidchart permettent de partager des diagrammes sur plusieurs autres plateformes, notamment Google Workspace et Slack.