あらゆる変更の取り組みの70%は失敗します。なぜなら、人間は慣れた行動を変えるのが不得意たからです。

ニュートンの第一運動法則によれば、外部から力が加わらない限り、静止している物体はそのままであり、動いている物体もその均等な運動を続けるとされています。もしアイザック・ニュートン卿が現代のプロジェクトマネージャーであったなら、変化がなければ現状維持が続くという法則に基づき、チェンジマネジメントを得意とし、組織における変化の推進においても圧倒的な能力を発揮したことでしょう。

では、チェンジマネジメントとは何でしょうか？

簡単に言えば、チェンジマネジメントとは、グループや組織内の変化を管理することです。組織の変更管理と同義で使われるこの用語には、慣性との戦いに加え、適切に調整されないと組織から逸脱してしまう多くの変動要素が含まれます。どのような変更管理の手法を採用するにせよ、共通する重要な要素は「人」であり、その影響を最小限に抑えつつ変化をスムーズに導くことが求められます。

チェンジマネジメントを成功させるためには、組織と従業員の間で頻繁かつ明確なコミュニケーションが欠かせません。そのため、組織の変革においては、単に変動要素を管理するだけでなく、従業員がその変化をどのように受け入れ、処理するかを理解することが極めて重要です。これにより、従業員が変化に適応しやすくなり、スムーズな移行が可能になります。

スタートアップや現状を揺るがす企業において、「破壊的イノベーション」という言葉が近年流行していますが、チェンジマネジメントの本質的な焦点は、変化の規模にかかわらず、企業が変化を遂げる際にその破壊的影響を最小限に抑えることにあります。変革がもたらす混乱や不安を適切に管理し、組織が持続可能な方法で前進できるよう支援することが、成功の鍵となります。

チェンジマネジメントとプロジェクト管理は密接に連携し、変更がパイプラインに導入される際の波及効果を最小限に抑える役割を果たします。これらは、技術面と人的面という同じコインの表裏のような関係にあります。プロジェクト管理は変更に伴う技術的な部分を担当し、一方でチェンジマネジメントは、変更に対する従業員や関係者の反応を理解し、適切に対応することに重点を置きます。この協力によって、変化がスムーズに進行し、組織全体への影響を最小化することができます。

では、組織のチェンジマネジメントを成功させることが重要なのはなぜでしょうか。それは、変化に効率的に適応できる企業のパフォーマンスは競合他社を3.5倍も上回るからです。

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プロジェクトマネジメントとチェンジマネジメントの違い

プロジェクトマネジメント（プロジェクト管理）と変更マネジメント（変更管理）は、どちらも組織の目標達成を支援するために重要ですが、それぞれ異なる目的とアプローチを持っています。

プロジェクトマネジメント

プロジェクトマネジメントは、特定の目標や成果を達成するために必要な活動やプロセスを管理します。PMBOKガイドでは、プロジェクトの要件を満たすために、知識やスキル、ツールを活用することと定義されています。具体的には、プロジェクトの実行、監視、計画、調整、終了に至るまでの全てのプロセスを扱い、成果物を期限内に納品することに重点を置きます。つまり、プロジェクトの技術的側面や業務プロセスの進行を管理することが主な目的です。

変更マネジメント

変更マネジメントは、プロジェクトや組織の変化が関係者や従業員に与える影響を管理することに重点を置きます。プロジェクトによる変化に伴い、組織の文化やプロセスにどのような影響があるかを考慮し、関係者の不安や混乱を最小限に抑えるための方法を提供します。変更マネージャーは、関係者が新しい方法やシステムに適応できるようサポートし、変化を受け入れやすい状態に導きます。こちらは主に人の側面に焦点を当てています。

主な違い

1. 目的の違い:

   • プロジェクト管理は、プロジェクトの目標を達成するために、技術的なプロセスやタスクを効率的に管理することに集中します。
   • 変更管理は、プロジェクトがもたらす影響を受ける人々が変化に適応し、スムーズに移行できるよう支援することが主な目的です。

2. アプローチ:

   • プロジェクト管理は、計画、実行、監視などの具体的なタイムラインとガイドラインに基づき進行します。
   • 変更管理は、標準的なガイドラインがなく、比較的柔軟で人間的な側面を考慮したプロセスで進行します。

3. 焦点:

   • プロジェクト管理は、プロジェクトの「何を達成するか」に集中し、組織の目標を達成するために必要な技術的な成果を管理します。
   • 変更管理は、プロジェクトや変化が「誰にどのように影響を与えるか」に焦点を当て、人々が変化を受け入れるための支援を行います。

統合的なアプローチ

これら二つは別々に進めることも可能ですが、プロジェクトの成功とその影響を管理するためには、両者を組み合わせて進めるのが効果的です。プロジェクト管理で確立した計画と成果に基づき、変更管理を通じて関係者の適応をサポートすることで、よりスムーズで効率的な変革を実現できます。

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チェンジマネジメントの影響範囲

差し迫った変化は、組織のあらゆる部分、そしてそこで働く人々に大きな影響を与えます。会社の構造はまるでクモの巣のようなもので、ほんの一部を引っ張ると、その振動が巣全体に広がります。つまり、会社の各部門、チーム、そして個々の従業員は互いに密接に関連しており、一つの変化が全体に波及することを意味します。このため、変化を適切に管理し、影響を最小化することが非常に重要です。

チェンジマネジメントのメリットは多くみられる領域は次のとおりです：

• システム
• プロセス
• 会社構造
• 職務

進歩の妨げとなる主な障壁には次のようなものがあります：

• 経営陣
• 従業員
• 予算
• コミュニケーション不足
• リーダーシップの欠如

待ち受けている主な課題は次のとおりです：

• 変更の伝達
• 変化のナビゲート
• 変更の実施
• 変更の拡大

クモは、次に何が来るのかを素早く察知できるように、巣を巧妙に作り上げます。人間も同様に、変化に対して本能的に反応し、時には抵抗感を抱くことがあります。私たちは予測できないものや不確実性に対して警戒心を持ち、変化がもたらす影響を懸念することが自然な反応です。しかし、変化を受け入れ、適応することが、成長と発展に繋がる重要なステップであることも理解する必要があります。

組織のチェンジマネジメントの進め方5ステップ

ビジネスや組織に変化が予想される場合、いくつかの方法で準備することができます。基本的な変更管理の段階は次のとおりです。

1. 検討
   変化の必要性や目的を明確にし、組織全体に与える影響を評価します。この段階では、変化に伴う課題やリスクを洗い出し、関係者と十分なコミュニケーションを取ることが重要です。

2. 設計
   変化をどのように進めるかの計画を立てます。目標達成に向けた具体的なアクションプランやタイムラインを策定し、リソースの配分や責任者を明確にします。

3. 実施
   設計段階で決定した計画に基づき、変化を実際に実行に移します。この段階では、スムーズな導入を目指して従業員をサポートし、必要に応じて調整を行います。

4. 管理
   実施後は変化が適切に定着しているかを監視し、問題が発生した場合には迅速に対応します。また、変化の進行状況を定期的に確認し、必要な改善策を講じることが求められます。

5. 評価
   変化が最終的に目標を達成したかどうかを評価します。この段階では、成功した点と改善が必要な点を振り返り、次回に活かすためのフィードバックを集めます。

これらのステップを順に進めることで、組織の変革を効果的に推進することが可能になります。

これらの各ステップの詳細は企業ごとに異なるかもしれませんが、組織的な行動計画の立案に役立ちます。検討段階が負担になりすぎないように、次のような質問をまとめた独自の変更管理チェックリストを作成できます。

• このような変更を行う理由は？
• 提案されたタイムラインは？
• 主な課題は？
• この変更をどのように伝えるべきか？
• ロードマップはどのようなものか？

上記の各ステップごとに個別の質問を用意しておくと、扱いにくい作業が突然、管理可能に思えてくることがあります。

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透明性は不可欠

変化に対する最大の敵の1つは恐怖です。暗闇の中で置き去りにされることを誰も望まないように、変化に対する不安や不確実性は、組織全体に急速に広がることがあります。しかし、恐怖に対する解毒剤は、タイムリーで正確な情報の提供です。変化の過程で、チームや個人に対して継続的に情報を提供することで、不安を軽減し、変化に対する理解と信頼を深めることができます。明確なコミュニケーションがあれば、恐怖は減少し、変化はよりスムーズに進行するでしょう。Lucidchart でプロセスマップを作成して実装の各ステップを図示すると、すべての従業員がいつ何が行われるかを明確に理解できるようになります。さらに、変更に既存のプロセスの変更が含まれる場合は、Lucidchart を使用して現在のプロセスと新しいプロセスの両方を示し、従業員が変更の利点を理解できるようにします。

人材こそがチェンジマネジメントを成功させる鍵

変化は確かに難しいものですが、それは自然なプロセスでもあり、何よりも組織の成長には不可欠な要素です。強力なリーダーシップと明確なコミュニケーションを組み合わせることで、従業員が変化の触媒となり、変革を推進する力を発揮できます。従業員が起こっている変化とそれが自分たちに与える影響を十分な情報に基づいて正確に理解していれば、その変化を積極的に推進し、組織全体の進化を加速することが可能です。このような推進力は、どんな組織にとっても大きな利益をもたらすことでしょう。