PMに最適なマインドマップ

現代のプロジェクト管理理論は、そうした理論を使用する業界の数と同じくらいに多彩です。例としては、プロセスベース、従来型、リーン、メリット実現、クリティカルチェーンプロジェクト管理などがあり、どの手法でも新たなプロセス、ツール、図が必要で、うまくいくこともあればうまくいかないこともあります。特に、中小規模のチームを管理している場合、集中的なプロセスと精巧な図表を作成すると、それに見合った価値が得られず、時間とリソースを空費してしまうことになりかねません。こうした場合には、プロジェクト管理マインドマップなどのシンプルなソリューションが適しているでしょう。

マインドマップとは？

1970年代に作家で教育コンサルタントのトニー・ブザンが広めたマインドマップは、中心的なアイデアや核となるアイデアを中心に関連するトピックを整理したものです。まず核となるアイデアを書き留め、サブトピックを核となるアイデアから外側に広げ、各サブトピックをさらに細分化して必要に応じ数百から数千のエンドノードを含むマインドマップを作成できます。

ブザンによると、このマップは人間の脳の自然な働き、つまり「放射思考」を示しているそうです。私たちの核となる考えはすべて、外に向かって果てしなく広がる何十もの関連するアイデアにつながっています。こうした思考プロセスを模倣したマインドマッピングは直感的に感じられ、アイデアを効率的に整理するのに役立ちます。

マインドマップの目的と活用例

マインドマップがユーザーにもたらす効果は多数あり、以下のようなことが可能になります。

• 批判的思考と創造性を向上させる
• グループでのアイデア出しを促進する
• 問題解決を支援する
• 概念の学習と理解を深める

こうした効果は、プロジェクトマネージャーにとって特に有益となります。プロジェクト管理マインドマップは、障害を抱えたチームが批判的に思考し、問題を解決するのに役立ち、こうした思考方法が値千金の新たなアイデアをブレインストーミングする上で決め手となる可能性もあります。新しいベンチャーを始めるときも、プロジェクト管理マインドマップがあれば、関係者全員が理解できる方法で必要なコンテキストを提供できます。創造性、問題解決、アイデアの創出、グループの理解など、マインドマップのもたらす利点はプロジェクトマネージャーの業務を全体的に支援してくれるものです。

PMが使えるマインドマップの活用事例

プロジェクトマネージャーは、プロジェクトのライフサイクルを通じてプロジェクト管理マインドマップの利点を活用できます。例えば以下のような活用事例があります。

1. プロジェクト要件の収集

マインドマップを使い、プロジェクトをより小さなプロジェクトコンポーネントに分割し、各コンポーネントにつき、技術面や意思決定をそれぞれ担当する関係者と協力して要件をマインドマップに追加します。 Lucidchart を使用すると、会議中に全員でマインドマップを一緒に編集したり、スケジュールに合わせて個別に編集したりできます。

2. メモ取り

会議中はマインドマップでメモを取り、会議の主なアイデアを書き留め、会議の進行に応じてアイデア、質問、ポイントを分岐して追加します。次に、コラボレイティブ AI を使用してテーマと主なアイデアを数秒で要約します。箇条書きではなくマインドマップを使用してメモを取ると、議事内容への集中力が高まり、理解力と想起力が高まります。

3. プレゼンテーション

プロジェクト管理マインドマップはプレゼンに変換できます。アイデアを直線的に整理する形でプレゼンを作成するのではなく、マインドマップ内の有機的な思考の流れを活用すると、オーディエンスの反応に応じてプレゼンテーションを調整できます。興味のある分野に焦点を当て、オーディエンスが興味を持たない点はスキップします。次に作成するプロジェクト管理マインドマップは、Lucidchart のプレゼンテーションモードでスライドデッキに変えてみましょう。

4. 情報を収納

マインドマップはコンテンツをトピック別に整理するため、Lucidchart などのウェブベースのマインドマップツールで作成すると、情報の中央リポジトリとして理想的に機能します。店舗のリンク、ファイル、グラフィック、同僚の連絡先情報などすべてをトピックごとに並べ替えられます。作成したマインドマップは Lucidchart 内に保存されるため、ファイルへのアクセスが必要な他のユーザーと共有でき、いつでも文書を開いて必要なものを見つけることができます。

5. ホワイトボード/ブレインストーミング

チームでのアイデア出しにもマインドマップが役立ちます。問題を解決したい場合でも、新しいプロジェクトを考え出す場合でも、一緒に座ってボードにアイデアを出していくのが課題に取り組む上でベストな方法です。壁にぶつかったときも、Lucid の直感的なマインドマッピング機能なら AI で関連するアイデアを提案でき、思考を拡張して生産性の継続を支援してくれます。

Lucidchart では複数のユーザーが1つの文書を同時に編集できるため、誰もがブレインストーミングのマインドマップに参加できます。

6. ToDoリスト

マインドマップで ToDo リストを作ると、個人とチームの生産性向上に役立ちます。プロジェクトのすべての部分を検討し、各部分を達成するために実行すべきすべての手順を検討します。すべての ToDo をマインドマップに収めたら、重要度に基づいてリスト内のアイテムをランク付けできます。優先順位を付けたリストを作成する前にマインドマップから始めれば、重要なタスクを忘れることがなくなります。また、最初から優先順位を付けようとするよりも、すべてのタスクを眼前に並べてからのほうが客観的に優先順位を付けやすくなります。

プロジェクト管理マインドマップを作成するためのヒント

Lucid のマインドマッピング機能を使用すると、すっきりと整理されたマップを数秒で作成できます。可能な限り価値を高めるために、次のヒントを検討してみましょう。

• Lucid がフォーマットや構成を行ってくれるので、見た目について心配せずにアイデアを書き留めていきます。
• 行き詰まった場合はコラボレイティブ AI ツールを使ってみましょう。関連するアイデア、テーマ、提案が数秒で見つかります。
• 全体的に曲線、色やイメージを使用します。こうした要素により、マインドマップがより刺激的で魅力的になります。