Les ressources humaines (RH) sont probablement le service le plus méconnu de votre organisation. Tous les employés savent qu’il est important, mais très peu savent pourquoi. 

Alors, quel est le rôle des ressources humaines ?

Il y a une grande différence entre un service des ressources humaines performant qui contribue à la croissance de l’organisation et des ressources humaines inexistantes ou reléguées dans un placard au sous-sol et qui n’apparaissent qu’une fois par an pour la fête de l’entreprise. 

Cet article donne une description détaillée du rôle que les RH sont censés jouer pour répondre aux besoins de vos employés. Appliquez ces recommandations pour mettre en place un service de ressources humaines exceptionnel au sein de votre entreprise.

Qu’est-ce qu’un service de ressource humaine ?

En résumé, le service RH (ressources humaines) est une entité chargée de gérer le cycle de vie des employés (à savoir le recrutement, l’embauche, l’intégration, la formation et le licenciement) et de superviser leurs avantages sociaux.

En quoi consiste le travail des ressources humaines ?

Demandez à un employé à quoi ressemblent les tâches d’un service RH, et vous obtiendrez une réponse qui porte principalement sur les aspects les plus pénibles de leur travail : les sanctions disciplinaires, l'arrêt temporaire du travail des employés et les licenciements. En réalité, les ressources humaines ont pour mission de soutenir les employés. « RH » signifie, au sens propre, une ressource pour les humains. 

Voici quelques-unes des tâches que votre service RH doit accomplir au quotidien.

1. Recruter des candidats

Les ressources humaines ont besoin de comprendre les impératifs de l’organisation et de s’assurer que ces derniers sont satisfaits lorsqu’ils/elles recrutent de nouveaux membres. Il ne suffit pas de diffuser une annonce sur leboncoin : cela implique d’analyser le marché, de consulter les parties prenantes et de gérer les budgets. 

Ensuite, une fois l’offre d’emploi publiée, des recherches supplémentaires doivent être effectuées pour s’assurer que les candidats correspondent au profil recherché avant d’être présentés. Le recrutement est une tâche considérable et coûteuse ; le candidat idéal peut revitaliser l’ensemble d’une organisation tandis qu’un mauvais choix peut compromettre les activités de l'entreprise.

2. Embaucher les meilleurs employés

Les ressources humaines sont chargées d’organiser les entretiens, de coordonner le recrutement et d’accueillir les nouveaux membres de l'équipe. Elles s’assurent également que toutes les formalités administratives nécessaires à l’embauche sont remplies et que l’intégration des employés soit fluide dès leur prise de poste.

3. Gérer les salaires

La gestion des salaires est un exercice à part entière. Chaque jour de paie doit faire l’objet d’un calcul de taxes et d’une comptabilisation des heures. Les frais doivent être remboursés et les augmentations et primes doivent être ajoutées. Si vous trouvez que remplir votre déclaration d’impôts une fois par an est une corvée, imaginez le quotidien d’un responsable RH qui doit s’assurer que les salaires sont correctement appliqués à chaque période de paie. 

4. Appliquer des mesures disciplinaires

Cette tâche explique certainement pourquoi les RH ont tendance à avoir mauvaise réputation. Lorsqu’elles sont mal maîtrisées, les actions disciplinaires peuvent conduire à la perte d’un employés important, voire à un contentieux ou à une détérioration de la réputation de l'entreprise. Mais lorsqu’elles sont exécutées de manière adéquate, ces mêmes mesures peuvent contribuer à la réussite d’un employés.

Par exemple, si une entreprise remarque qu’un employés est régulièrement en retard et qu’il continue à l’être même après avoir reçu plusieurs avertissements, les RH peuvent intervenir et vérifier la légitimité de ses raisons. Cela peut être l’occasion de faire profiter à cet employé d’un accompagnement personnalisé ou de lui fournir des ressources qui lui permettront de corriger le tir. Plutôt que de licencier cet employé pour en recruter un nouveau, compte tenu des frais que cela implique, vous pouvez aborder le problème de manière pédagogique pour l’aider à progresser dans sa carrière.

En revanche, il arrive qu’une mesure disciplinaire ne soit pas la meilleure solution et qu’un employé doit être licencié. Les services de ressources humaines compétents sont capables de reconnaître lorsqu’un employé n’est pas à sa place dans une entreprise et qu’il serait plus heureux ailleurs. Il est souvent préférable pour l'employé d’être licencié, aussi difficile que cela puisse paraître sur le moment. C’est aux RH de développer des liens suffisamment étroits avec les responsables et les employés pour déterminer la solidité et la vitalité d’une équipe.

5. Mettre à jour les politiques

Les politiques doivent être révisées (ou au moins vérifiées) chaque année pour tenir compte de l’évolution de l’organisation. Les ressources humaines ont pour tâche de réaliser les mises à jour officielles des politiques et de suggérer des modifications lorsqu’elles ne répondent plus aux besoins de l’entreprise ou des travailleurs. Parfois, une politique doit être adaptée suite à un événement ponctuel. Les RH doivent toujours être impliquées et consultées pour ces décisions.

6. Gérer les dossiers des employés

Votre entreprise est légalement tenue de conserver des dossiers RH. Ces dossiers aident les employeurs à identifier les compétences manquantes pour faciliter le processus d’embauche, à analyser les données démographiques et à se conformer aux réglementations. Ils contiennent également les coordonnées personnelles et les contacts d’urgence de chaque travailleur. 

7. Analyser les avantages

La compétitivité est primordiale lorsqu’il s’agit d’attirer les meilleurs talents. Il est possible qu’un candidat prometteur choisisse un poste moins bien rémunéré dans une autre entreprise si les avantages sociaux sont plus intéressants. Les RH doivent régulièrement se renseigner sur les avantages proposés par les autres entreprises pour s’assurer d’être dans la course. Par exemple, votre organisation peut envisager d’inclure une assurance pour animaux de compagnie dans sa liste d’avantages (car, il faut le reconnaître, les animaux de compagnie peuvent avoir un effet considérable sur le bien-être de vos collaborateurs).

Quel soutien les RH apportent-elles aux collaborateurs ?

Outre les sept exemples précédents, qui constituent les responsabilités essentiellement opérationnelles, la mission des RH consiste également à favoriser l’épanouissement des travailleurs. 

Après tout, les employés sont l'atout principal de toute organisation. Il est donc fondamental de veiller à leur bien-être. Voici quatre façons pour les ressources humaines de répondre aux besoins émotionnels et professionnels des employés :

1. Offrir des perspectives de carrière

La stagnation n’est pas bonne pour les affaires, et vous devez également conserver vos meilleurs employés dans vos effectifs. Les RH peuvent proposer des plans de carrière afin de tracer un avenir à long terme pour chaque employé au sein de l’entreprise. Il leur appartient ensuite de consulter régulièrement les intéressés pour leur offrir un accompagnement supplémentaire. 

2. Dispenser une formation continue

Parfois, le développement de carrière mentionné ci-dessus nécessite une formation supplémentaire. Votre organisation peut fournir un soutien pédagogique, et les RH peuvent aider à déterminer les cours et les programmes de formation qui conviendraient le mieux à un employé dans son parcours professionnel. Les ressources humaines peuvent également collaborer avec les responsables pour s’assurer que les horaires de travail des employés sont suffisamment souples pour leur permettre d’assister aux cours.

3. Former et accompagner les responsables

Nous ne naissons pas managers. Nous le devenons. Les RH peuvent fournir des conseils de gestion aux responsables, pour veiller à ce que les services et les équipes soient aussi performants et opérationnels que possible. Cela peut signifier que les responsables participent périodiquement à des formations et à des séminaires.

4. Protéger la santé et le bien-être

Il est important de garder à l’esprit que les travailleurs sont avant tout des êtres humains. Ils auront besoin de soutien pour surmonter leurs troubles psychologiques, problèmes de santé, dettes, grossesses, adoptions et tous autres événements que peut leur réserver la vie. Les RH peuvent aider les employés à faire face à chacune de ces circonstances et à bien d’autres.

À quel moment contacter les ressources humaines

Un service RH qui ne communique jamais avec les employés ne fait pas son travail. Lorsque vous élaborez une procédure d’intégration, indiquez aux nouveaux employés à quel moment ils doivent s’adresser aux RH et quelles sont les ressources que le service met à leur disposition. Le service des ressources humaines doit programmer régulièrement des entretiens individuels avec les travailleurs pour faire le point sur leur cheminement de carrière, leur bien-être dans leur rôle ou toute difficulté que ces derniers pourraient rencontrer. 

Compte tenu de ces responsabilités, les employés doivent avoir suffisamment confiance dans leur service RH pour les contacter dans les situations de ce type :

• Lorsque vous (ou un collègue) êtes victime de harcèlement ou de discrimination de la part d'autre employé, y compris si celui-ci est votre responsable
• Lorsque vous avez des questions sur les avantages sociaux, notamment sur votre complémentaire santé ou sur vos droits garantis par la loi
• Lorsque votre situation personnelle évolue (par exemple, si vous devenez parent, si vous devez réduire vos heures de travail ou si vous avez besoin d’un aménagement pour un handicap)
• Lorsque vous avez des questions sur les possibilités de promotion au sein de l’entreprise, notamment sur des opportunités de formation
• Lorsque vous avez besoin de faire appel à un tiers impartial pour résoudre un problème lié au travail

Développer le meilleur service RH

Le service des ressources humaines contribue fortement à la culture d’une entreprise : si les RH ont une influence négative, les employés seront découragés et moins enclins à solliciter leur aide, qu’il s’agisse de questions liées à leur carrière ou de difficultés personnelles. 

En revanche, si le service se soucie réellement du bien-être de ses employés, vous verrez naître une culture d’ouverture et de croissance. Et n’oubliez pas notre secret pour rendre vos travailleurs encore plus heureux : une assurance pour les animaux de compagnie et un congé de maternité de 6 mois.