Recursos Humanos podría ser el departamento que más se preste a confusiones en toda tu organización: todos saben que es importante, pero pocos empleados conocen por qué. 

Entonces, ¿de qué se ocupa Recursos Humanos? 

Hay una gran diferencia entre un Departamento de Recursos Humanos positivo que contribuye al crecimiento de la organización y un Departamento de RR. HH. que existe en algún lugar entre los archivos del sótano y solo aparece una vez al año para la fiesta anual de la compañía. 

Esta es una descripción detallada de lo que hace el Departamento de RR. HH. (o lo que debería hacer) para satisfacer las necesidades de los empleados. Para asegurarte de que tu compañía tenga un Departamento de RR. HH. excepcional, comprueba que esté siguiendo estas sugerencias.

¿Qué es un Departamento de Recursos Humanos?

En pocas palabras, el Departamento de RR. HH. (Recursos Humanos) es un grupo responsable de gestionar el ciclo de vida de los empleados (es decir, selección, contratación, incorporación, capacitación y despido de los empleados) y de administrar sus beneficios.

¿De qué se ocupa Recursos Humanos?

Pregúntale a cualquier empleado qué es el Departamento de RR. HH. y obtendrás una respuesta que, en esencia, se refiere a los aspectos menos cómodos del trabajo: infracciones de RR. HH., suspensiones y despidos. Pero la verdad es que la función del Departamento de Recursos Humanos es apoyar a los empleados. Es, literalmente, un recurso para los seres humanos. 

Estas son algunas de las tareas de las que se encarga el Departamento de RR. HH. cada día.

1. Seleccionar candidatos

El Departamento de RR. HH. debe comprender las necesidades de la organización y asegurarse de que se satisfagan esas necesidades cuando selecciona personal para puestos nuevos. No es tan simple como colocar un aviso en Indeed: debes analizar el mercado, consultar a los interesados y gestionar los presupuestos. 

Luego, una vez publicado el aviso, debe hacerse una investigación más profunda para asegurarse de atraer a los candidatos adecuados, y para garantizar que estos se presenten. La selección de personal es un proyecto enorme y costoso; el candidato adecuado puede revitalizar a toda la organización, pero el candidato equivocado puede alterar las operaciones.

2. Contratar a los empleados correctos

Recursos Humanos debe acordar las entrevistas, coordinar las actividades de contratación e incorporar a los empleados nuevos. El departamento también está a cargo de comprobar que se completen todos los documentos necesarios para contratar a una persona y verificar que todo se haga correctamente, desde el primer día y en los días posteriores.

3. Procesar la nómina

La nómina es un monstruo en sí misma. Para cada día de pago, se deben calcular los impuestos y las horas trabajadas. Deben reembolsarse los gastos y se deben agregar los aumentos y las bonificaciones. Si crees que calcular los impuestos una vez por año es pesado, imagínate lo que debe ser formar parte del departamento de RR. HH. y tener que asegurarte de que se deduzcan correctamente en cada período de pago. 

4. Aplicar medidas disciplinarias

Esta responsabilidad podría ser el motivo por el que el Departamento de RR. HH. tiende a tener mala fama. Cuando se las aplica indebidamente, las medidas disciplinarias pueden dar lugar a la pérdida de empleados valiosos o, incluso, derivar en juicios o en una mala reputación. No obstante, si se las maneja bien, las medidas disciplinarias pueden determinar el éxito de un empleado.

Por ejemplo, si una compañía observa que un empleado en particular siempre llega tarde y continúa llegando tarde después de haber recibido varias advertencias, el Departamento de RR. HH. podría intervenir para investigar el motivo de estas llegadas tarde. Esto podría ser una oportunidad para ofrecer beneficios tales como el asesoramiento al empleado o para brindar recursos adicionales para ayudar a que el empleado logre llegar a tiempo. En lugar de asumir el costo de despedir a un empleado y seleccionar a un reemplazo, podría ser una oportunidad de aprendizaje que mejore la carrera de ese empleado.

Por otra parte, a veces las medidas disciplinarias no son la mejor manera de proceder, y lo más aconsejable es despedir al empleado. Los mejores departamentos de recursos humanos saben cuándo un empleado no es una elección adecuada para una compañía y podría ser más feliz en otro sitio. A menudo, ser despedido redunda en beneficio del empleado, por más difícil que pueda parecer en ese momento. El Departamento de RR. HH. debe generar una relación suficiente con los gerentes y con los empleados para identificar la cohesión y la integridad de un equipo.

5. Actualizar las políticas

Las políticas deben actualizarse (o, al menos, evaluarse) todos los años, a medida que cambia una organización. Es tarea del Departamento de RR. HH. hacer las actualizaciones oficiales a las políticas y sugerir cambios cuando estas ya no sirven a los fines de la compañía o a los empleados. En ocasiones, una política debe actualizarse como reacción ante un acontecimiento. Siempre se debe dar participación y consultar al Departamento de RR. HH. respecto de estas decisiones.

6. Llevar los registros de los empleados

Mantener registros de RR. HH. es una obligación impuesta por ley. Estos registros permiten que los empleadores identifiquen las deficiencias en cuanto a las habilidades para contribuir en el proceso de contratación, así como para analizar los datos demográficos y cumplir las reglamentaciones. Además, contienen los datos personales y de contacto para casos de emergencia de cada empleado. 

7. Efectuar análisis de beneficios

Mantenerse competitivos es de vital importancia cuando se trata de atraer a los mejores talentos. Un candidato que promete mucho puede elegir otra compañía que le ofrezca un salario más bajo si los beneficios son más atractivos. Como rutina, el Departamento de RR. HH. debe investigar a compañías similares para ver si sus beneficios son compatibles. Por ejemplo, tu organización podría considerar incluir el seguro para mascotas en su lista de beneficios (porque, seamos realistas, las mascotas pueden tener grandes efectos en la felicidad de tus empleados).

¿Cómo apoya el departamento de Recursos Humanos a los empleados?

Además de los siete ejemplos anteriores, que son principalmente responsabilidades operativas, el Departamento de RR. HH. ejerce funciones menos cuantitativas: existe para ayudar a que los empleados tengan éxito. 

En definitiva, los empleados son el activo más importante de cualquier organización. Por lo tanto, proteger su bienestar es de importancia suprema. Estas son cuatro formas en las que el Departamento de RR. HH. apoya las necesidades emocionales y profesionales de los empleados:

1. Ofrecer oportunidades de crecimiento profesional

El estancamiento es malo para el negocio, y mantener a tus mejores empleados dentro de la compañía es una idea inteligente. El Departamento de RR. HH. puede ofrecer trayectorias profesionales que guíen a cada empleado para que tengan un futuro a largo plazo dentro de la compañía. El Departamento de RR. HH. puede hacer revisiones periódicas para orientar aún más a los empleados en sus carreras. 

2. Ofrecer educación permanente

En ocasiones, el crecimiento profesional que mencionamos antes exige una capacitación adicional. Tu organización puede ofrecer asistencia educativa, y el Departamento de RR. HH. puede ayudar a determinar qué clases y qué programas de capacitación podrían ser mejores para un empleado según la trayectoria profesional que se tenga prevista. El Departamento de RR. HH. también puede trabajar con los gerentes para asegurarse de que el horario de trabajo del empleado sea suficientemente flexible para permitir que asista a clases.

3. Capacitación y apoyo a los gerentes

Los gerentes no nacen. Se hacen. El Departamento de Recursos Humanos puede ofrecer orientación sobre gestión a los gerentes para asegurarse de que los departamentos y los equipos sean lo más sanos y funcionales que sea posible. Esto puede incluir enviar a los gerentes a capacitaciones formales y retiros periódicos.

4. Promover la salud y el bienestar

Es importante recordar que los empleados son personas. Necesitarán ayuda para sortear los problemas relacionados con su salud mental y física, las deudas, los embarazos, la adopción y muchísimos otros eventos de la vida. El Departamento de RR. HH. puede asistir a los empleados en estas y otras circunstancias.

Cuándo comunicarse con el Departamento de Recursos Humanos

Un Departamento de RR. HH. que nunca interactúa con los empleados no está cumpliendo su función. Mientras estés desarrollando el procedimiento de incorporación, educa a los nuevos empleados sobre cuándo deben comunicarse con Departamento de RR. HH. y qué recursos les ofrece dicho departamento. El Departamento de RR. HH. debe programar entrevistas personales periódicas con los empleados para revisar su avance en la carrera, si se sienten cómodos con su función y cualquier otro problema que pueda tener el empleado. 

Teniendo en cuenta estas responsabilidades, los empleados deben sentirse cómodos para comunicarse con su Departamento de RR. HH. en estas y otras situaciones:

• Si tú (o un compañero de trabajo) sufre acoso o discriminación de parte de colegas, incluido el gerente.
• Si tienes preguntas sobre los beneficios, incluido el seguro de salud provisto por la compañía o los derechos garantizados por ley.
• Si cambian tus circunstancias personales (por ejemplo, tener un hijo, necesidad de reducir el horario laboral, necesidad de una adaptación por discapacidad).
• Si tienes alguna pregunta sobre cómo progresar en la compañía, incluidas oportunidades de capacitarte con otros empleados o de hacer otro tipo de capacitación.
• Si necesitas que un tercero objetivo evalúe algún asunto relacionado con el trabajo.

Cómo crear el mejor Departamento de Recursos Humanos

El Departamento de Recursos Humanos contribuye en gran medida a la cultura de una compañía: si el Departamento de RR. HH. es tóxico, los empleados se sentirán desmotivados y tendrán menor probabilidad de acudir a este departamento para pedir ayuda, tanto por problemas relacionados con la carrera como personales. 

No obstante, si el Departamento de Recursos Humanos se preocupa genuinamente por el bienestar de los empleados, la cultura será de apertura y crecimiento. Ah, ¿y quieres que tus empleados sean más felices? Ofréceles seguros para mascotas o 6 meses de licencia por maternidad.