Wofür ist die Human Resources eigentlich verantwortlich? Die 11 wichtigsten Aufgaben

Innerhalb eines Unternehmens scheint die Human Resources-Abteilung häufig die Abteilung zu sein, welche die Mitarbeitenden am meisten verwirrt: Jeder weiß zwar, dass sie wichtig ist, aber warum – das weiß kaum jemand.

Wofür ist die Human Resources also verantwortlich?

Es macht einen großen Unterschied, ob eine Personalabteilung aktiv zum gesunden Wachstum des Unternehmens beiträgt oder ob sie abseits in die Nähe der Archive im Keller verlagert wurde und die Mitarbeitende dieser Abteilung nur einmal jährlich zur Weihnachtsfeier des Unternehmens erscheinen.

Lesen Sie unsere ausführliche Beschreibung über die Bereiche, für die Human Resources verantwortlich ist (oder wofür sie verantwortlich sein sollte) und schon wissen Sie, wie Sie die Anforderungen Ihrer Mitarbeitende erfüllen können. Damit auch Ihr Unternehmen eine bemerkenswertes Personalmanagement vorweisen kann, sollten Sie darauf achten, dass Ihre Human Resources diesen Anforderungen entspricht.

Was genau ist Human Resources?

Human Resources ist auf Deutsch das Personalmanagement oder die Personalabteilung.

Die Personal- oder auch HR-Abteilung ist der Bereich eines Unternehmens, der für die Verwaltung des Personal-Lebenszyklus (d. h. Bewerbungsprozess, Einstellung, Einschulung, Personalentwicklung und Entlassung von Personal) sowie für die Verwaltung der Mitarbeitervorteile verantwortlich ist.

Was sind die Aufgaben der Human Resources-Abteilung?

Wen auch immer Sie fragen, wofür genau die HR-Abteilung verantwortlich ist, wird Ihnen dieselbe Antwort geben: Sie befasse sich hauptsächlich mit den unangenehmen Aspekten der Arbeit, darunter Verstöße gegen den Verhaltenskodex, Entlassungen und Kündigungen. Letztendlich ist die Personalabteilung jedoch dafür da, die Mitarbeitende zu unterstützen. Sie ist im wahrsten Sinne des Wortes eine Abteilung für das Personal.

Hier sind einige der Aufgaben, mit denen sich der HR-Bereich tagtäglich befasst:

1. Bewerber rekrutieren

Die HR muss sich den Anforderungen des Unternehmens genau bewusst sein und bei der Rekrutierung von Bewerbern für eine neue Rolle sicherstellen, dass diese die Anforderungen erfüllen kann. Dies verlangt weitaus mehr als einfach eine Anzeige auf Indeed oder anderen Job Portalen online zu schalten. Die Abteilung muss eine Marktanalyse durchführen, Stakeholder konsultieren und Budgets verwalten.

Sobald die Stelle ausgeschrieben wurde, müssen noch mehr Nachforschungen angestellt werden, damit das Unternehmen auch die richtigen Kandidaten anwirbt und letztendlich vorstellt. Der Rekrutierungsprozess nimmt viel Zeit in Anspruch und ist außerdem auch kostspielig. Der richtige Kandidat kann das gesamte Unternehmen auf positive Weise neu beleben, wobei der falsche Kandidat den Betrieb lahm legen kann.

2. Die richtigen Angestellte einstellen

Die Personalabteilung ist dafür zuständig, Vorstellungsgespräche zu organisieren, Rekrutierungsabläufe zu koordinieren und neue Teammitglieder:innen einzuarbeiten. Mitarbeitende im Human Resources sind außerdem dafür verantwortlich, dass alle relevanten Unterlagen bei der Einstellung ausgefüllt werden und sorgen auch dafür, dass der gesamte Prozess möglichst problemlos abläuft – sowohl am allerersten Tag als auch in den darauffolgenden Tagen.

3. Gehaltsabrechnungen

Gehaltsabrechnung sind unglaublich komplex. An jedem Zahltag müssen die gesamten Steuern und die abgeleisteten Stunden verrechnet werden. Spesen müssen erstattet und Gehaltserhöhungen sowie Bonuse eingerechnet werden. Fürchten Sie sich jedes Jahr vor der Aufgabe, Ihre Steuererklärung auszufüllen? Stellen Sie sich nun vor, wie es ist, im Human Resources zu arbeiten und dafür sorgen zu müssen, dass alle Steuern in jedem Abrechnungszeitraum ordnungsgemäß abgezogen werden.

4. Disziplinarverfahren

Aufgrund Disziplinarverfahren hat die HR-Abteilung häufig einen schlechten Ruf unter den Beschäftigten. Wenn Disziplinarverfahren auf unangemessene Weise durchgeführt werden, kann dies zum Verlust von geschätzten Mitarbeitenden und zu Rechtsstreitigkeiten führen oder sogar für einen schlechten Ruf des Unternehmens sorgen. Werden diese Verfahren jedoch angemessen gehandhabt, können sie zum persönlichen Erfolg der Angestellten beitragen.

Wenn ein Unternehmen beispielsweise feststellt, dass eine bestimmte Person regelmäßig zu spät kommt und sich dieser Zustand selbst nach einigen Ermahnungen nicht ändert, kann die Personalabteilung eingreifen und diesen Verspätungen auf den Grund gehen. Dies könnte eine Gelegenheit sein, der Person Leistungen wie Beratungsdienste oder sogar zusätzliche Ressourcen anzubieten. Auf diese Weise erhält die jeweilige Person Unterstützung und kann lernen, pünktlich zu sein. Somit muss das Unternehmen keine Kosten für die Kündigung und anschließende Rekrutierung des Ersatzes für den jeweiligen Angestellten tragen – stattdessen bietet sich der angestellten Person hiermit eine Lernmöglichkeit, die sogar dessen Karriere fördern könnte.

Natürlich ist ein Disziplinarverfahren in manchen Fällen einfach nicht die beste Möglichkeit und die beschäftigte Person muss schlichtweg entlassen werden. Eine gute Personalabteilung weiß jedoch genau, wenn Angestellte einfach nicht in das Unternehmen passt und in einem anderen Unternehmen zufriedener wäre. Auch wenn die Entlassung häufig ein schwieriger Moment ist, so ist sie doch meist im besten Interesse der mitarbeitenden Person. Die HR-Abteilung sollte versuchen, sowohl zu den Managern als auch zu Mitarbeitende eine gute Beziehung aufbauen. Auf diese Weise fällt es ihnen leichter, zu erkennen, wie es um den Zusammenhalt und das allgemeine Wohlbefinden des Teams steht.

5. Richtlinien aktualisieren

Richtlinien müssen jedes Jahr aktualisiert (oder zumindest geprüft) werden, da sich auch Unternehmen immerzu ändern. Es ist folglich die Aufgabe des Human Resources, offizielle Updates zu den Richtlinien vorzunehmen und auch Änderungen vorzuschlagen, sobald eine bestimmte Richtlinie nicht länger dem Unternehmen oder den Mitarbeitenden dient. In manchen Fällen müssen Richtlinien auch als Reaktion auf einen Vorfall oder ein Ereignis aktualisiert werden. Die Personalabteilung sollte bei diesen Entscheidungen immer miteinbezogen und konsultiert werden.

6. Personalakten verwalten

Die Verwaltung der Personalakten ist gesetzlich vorgeschrieben. Diese Unterlagen unterstützen Arbeitgeber dabei, Qualifikationslücken zu identifizieren und erleichtern somit den Einstellungsprozess. Des Weiteren bieten sie Unterstützung bei der Analyse demografischer Daten und bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Sie enthalten auch die persönlichen Informationen und Notfallkontakte von allen Angestellten.

7. Mitarbeitervorteile überprüfen und aktualisieren

Wettbewerbsfähig zu bleiben, ist vor allem dann von größter Bedeutung, wenn ein Unternehmen versucht, die besten Talente anzuziehen. In manchen Fällen entscheiden sich vielversprechende Bewerber aufgrund der attraktiveren Mitarbeitervorteile für ein anderes Unternehmen, auch wenn das Gehalt dort niedriger ausfallen sollte. Das Human Resources sollte sich routinemäßig darüber informieren, ob die angebotenen Mitarbeitervorteile mit denen von konkurrierenden Unternehmen mithalten können. Ihr Unternehmen könnte beispielsweise eine Haustierversicherung für die Haustiere der Angestellten in Erwägung ziehen, da diese vierbeinigen Freunde einen großen Einfluss auf die allgemeine Zufriedenheit der Mitarbeitenden haben.

Auf welche Weise kann das Human Resources das Personal unterstützen?

Abgesehen von den sieben oben genannten Beispielen, bei denen es sich fast ausgiebig um betriebliche Aufgaben handelt, dient die Personalabteilung auch einem weniger sachlichen Zweck: Sie ist dafür da, um den Angestellten zum Erfolg zu verhelfen und sie zu fördern. Auch die Option remote zu arbeiten ist sehr gefragt und sollte mit der Personalabteilung besprochen werden.

Mitarbeitende sind nun einmal das wertvollste Kapital eines jeden Unternehmens. Genau aus diesem Grund ist es von größter Bedeutung, ihr Wohlbefinden zu stärken. Hier sind vier Möglichkeiten, wie die HR-Abteilung sowohl die emotionalen als auch die beruflichen Bedürfnisse des Personals unterstützen kann:

1. Karrierechancen eröffnen

Stillstand ist nie gut für das Geschäft – versuchen Sie also, Ihre besten Angstellten an Ihr Unternehmen zu binden. Durch Personalentwicklung können Arbeitskräfte verschiedene Karrierepfade in Erwägung ziehen und sie somit zu einer langfristigen Zukunft innerhalb des Unternehmens motivieren. Durch regelmäßige Gespräche können Mitarbeitende dem Human Resources dann den jeweiligen Teammitglied auf dem ausgewählten Karrierepfad begleiten.

2. Weiterbildungsmöglichkeiten anbieten

In manchen Fällen benötigen Angestellte für die eben erwähnten Karrierechancen zusätzliche Schulungen. Ihr Unternehmen kann Personalentwicklungsmaßnahmen anbieten, wobei das Human Resources dabei hilft, zu entscheiden, welche Kurse und Schulungen für den jeweiligen Karrierepfad eines Angestellten am förderlichsten sind. Die HR-Abteilung kann außerdem in Zusammenarbeit mit den Managern sicherstellen, dass der Arbeitsplan der Mitarbeitende flexibel ist und somit auch die ein oder andere Weiterbildung zulässt.

3. Aus- und Weiterbildungen für Manager anbieten

Niemand kommt bereits als Manager auf die Welt. Die Rolle muss sich erarbeitet werden. Eine Personalabteilung kann den Managern in Führungsfragen zur Seite stehen und somit sicherstellen, dass alle Abteilungen und Teams problemlos zusammenarbeiten und gut laufen. Dies bedeutet beispielsweise, dass Manager auch regelmäßig Weiterbildungen und Tagungen besuchen sollten.

4. Die psychische und physische Gesundheit fördern

Es ist immer wieder wichtig, sich daran zu erinnern, dass Angestellte auch nur Menschen sind. Diese Menschen benötigen Unterstützung bei psychischen Erkrankungen, gesundheitlichen Problemen, Schulden, Schwangerschaften, Adoptionsprozessen und bei unzähligen anderen Ereignissen, die im Leben vorkommen können. Das Personalmanagement kann Beschäftigte in diesen oder auch anderen Situationen somit Unterstützung anbieten.

Wann sollte die Human Resources kontaktiert werden?

Eine Personalabteilung, die nie mit den Beschäftigten interagiert, verfehlt ihre Rolle. Sie sollten neues Personal bereits während des Einschulungsverfahrens darüber informieren, wann sie sich an das Human Resources wenden können und welche Ressourcen die Abteilung zu bieten hat. Die HR-Abteilung sollte außerdem regelmäßige Einzelgespräche mit Mitarbeitende vereinbaren, um einen Überblick über deren beruflich Entwicklung zu erhalten, herauszufinden, wie wohl sie sich in der Rolle fühlen und welche Probleme sie eventuell haben.

Die Personalabteilung hat verschiedene Zuständigkeiten. Genau aus diesem Grund sollten Mitarbeitende ermutigt werden, sich unter anderem in den folgenden Situationen an das Personalwesen zu wenden:

• Wenn Sie (oder einer Ihrer Kollegen) Belästigung oder Diskriminierung durch andere Kollegen (einschließlich Ihrer Vorgesetzten) wahrnehmen
• Wenn Sie Fragen zu Ihren Mitarbeitervorteilen haben, darunter auch zu der vom Unternehmen bereitgestellten Krankenversicherung oder zu gesetzlich garantierten Rechten
• Wenn sich Ihre persönlichen Umstände ändern (z. B. durch eine Schwangerschaft, wenn Sie Ihre Arbeitszeiten reduzieren möchten oder wenn Sie aufgrund einer Behinderung bestimmte Vorkehrungen benötigen)
• Wenn Sie Fragen zu Ihrer Laufbahn im Unternehmen haben (hier bietet sich die Möglichkeit, bei einem Kollegen Beratungsstunden einzuholen oder an einer Weiterbildung teilzunehmen)
• Wenn Sie einen objektiven Dritten benötigen, um ein arbeitsbedingtes Problem zu lösen

Ein erfolgreiches Human Resources aufbauen

Die Human Resources tragen in hohem Maße zur Unternehmenskultur bei: Wenn sie einen negativen Ruf hat, werden Beschäftigte davon entmutigt, sich bei beruflichen oder persönlichen Problemen an die Abteilung zu wenden.

Wenn einer Personalabteilung sich jedoch tatsächlich um das Wohlbefinden des Personals kümmert, kann dies zu einer offenen Unternehmenskultur führen, die von Wachstum geprägt ist. Wollen Sie wissen, wie Sie Ihre Angestellte wirklich glücklich machen können?