Wat is HR?

HR is misschien wel de meest verwarrende afdeling in jouw hele organisatie—iedereen weet dat deze afdeling belangrijk is, maar heel weinig werknemers weten precies wat de afdeling doet. 

Dus wat doet HR? 

Er is een enorm verschil tussen een gezonde personeelsafdeling die bijdraagt aan de groei van de organisatie, en een afstandelijke HR die zich ergens in de buurt van het kelderarchief bevindt en eens per jaar opduikt voor het bedrijfsfeest. 

Hier is onze diepgaande beschrijving van wat de HR-afdeling doet (of zou moeten doen) om aan de behoeften van medewerkers te voldoen. Kijk of jouw HR-afdeling voldoet aan de suggesties in dit artikel om er zeker van te zijn dat jouw bedrijf een uitstekende personeelsafdeling heeft.

Wat is een HR-afdeling?

Eenvoudig gezegd is de HR (Human Resources)-afdeling een groep die verantwoordelijk is voor de levenscyclus van werknemers, oftewel het werven, aannemen, onboarden, trainen en ontslaan van werknemers; en voor het beheren van secundaire arbeidsvoorwaarden.

Wat doet personeelszaken?

Vraag een werknemer wat een HR-afdeling is, en je krijgt een antwoord dat vooral gaat over de ongemakkelijkste kanten van dit werk: overtredingen van bedrijfsregels door personeel en ontslagen. Maar eigenlijk is de personeelsafdeling er juist om medewerkers te ondersteunen. Human Resources betekent letterlijk 'mensenvoorzieningen'. 

Hier vindt je een aantal taken waar de HR-afdeling zich dagelijks mee bezig houdt.

1. Kandidaten aanwerven

HR moet de behoeften van de organisatie begrijpen en zorgen dat aan deze behoeften wordt voldaan wanneer er wordt geworven voor nieuwe functies. Hier komt meer bij kijken dan alleen een advertentie op Indeed plaatsen: je moet de markt analyseren, stakeholders raadplegen en budgetten beheren.

Daarna, wanneer de functie wordt geadverteerd, moet u meer onderzoek doen om te zorgen dat je de juiste kandidaten aantrekt en presenteert. Aanwerven is een enorme—en kostbare—onderneming; de juiste kandidaat kan een hele organisatie nieuw leven inblazen, maar de verkeerde kandidaat kan desastreuze gevolgen hebben voor de abedrijfsctiviteiten.

2. De juiste medewerkers aannemen

Personeelszaken is verantwoordelijk voor de organisatie van sollicitatiegesprekken, de coördinatie van wervingsactiviteiten en het onboarden van nieuwe medewerkers. Ze zijn er ook voor verantwoordelijk om te zorgen dat al het papierwerk dat komt kijken bij het aannemen van personeel wordt ingevuld, en dat alles vanaf iemands eerste dag succesvol verloopt.

3. Salarisadministratie

Salarisadministratie is een klus op zichzelf. Voor iedere betaaldag moeten alle belastingen worden berekend en alle uren worden verzameld. Onkosten moeten worden vergoed, en opslagen en bonussen moeten worden toegevoegd. Als je denkt dat het een vervelend karwei is om een keer per jaar jou belastingen te doen, bedenk je dan hoe het moet zijn om voor HR te werken en ervoor te zorgen dat de belastingen iedere betaalperiode correct worden afgeschreven. 

4. Disciplinaire maatregelen uitvoeren

Deze verantwoordelijkheid zou de reden kunnen zijn dat HR vaak een slechte reputatie krijgt. Wanneer disciplinaire maatregelen op een ongepaste manier uitgevoerd worden, kan dit leiden tot het verlies van een waardevolle medewerker of zelfs uitmonden in een rechtszaak of slechte reputatie. Maar wanneer ze op de juiste manier worden toegepast, kunnen disciplinaire maatregelen resulteren in succes voor een medewerker.

Als een bedrijf bijvoorbeeld opmerkt dat een medewerker regelmatig te laat komt en na verschillende waarschuwingen te laat blijft komen, zou HR kunnen ingrijpen en onderzoek kunnen doen naar de reden voor dit probleem. Het zou een kans kunnen zijn om de medewerker voordelen zoals counseling aan te bieden, of andere hulpmiddelen die de medewerker kunnen helpen te leren op tijd te komen. In plaats van de kosten van ontslag en het werven van vervanging voor deze medewerker op je te nemen, zou dit een leermogelijkheid kunnen zijn die de carrière van die medewerker ten goede zou kunnen komen.

Aan de andere kant zijn disciplinaire maatregelen soms niet de beste handelswijze en moet er een medewerker worden ontslagen. De beste personeelsafdelingen weten wanneer een medewerker niet bij een bedrijf past en ergens anders meer op zijn of haar plaats zou zijn. Vaak is het in het belang van de medewerker om te worden ontslagen, hoe moeilijk het op dat moment ook lijkt. Het is de taak van HR om een voldoende sterke band op te bouwen met managers en medewerkers om de saamhorigheid en gezondheid van een team te kunnen beoordelen.

5. Beleid aanpassen

Beleid moet ieder jaar worden aangepast (of op zijn minst beoordeeld) bij een veranderende organisatie. Het is de taak van HR om aanpassingen in beleid officieel te maken en wijzigingen aan te raden wanneer het beleid niet langer aansluit bij de behoeften van het bedrijf of de medewerkers. Soms moet beleid worden aangepast als reactie op een voorval. HR moet altijd worden betrokken bij en geraadpleegd over deze besluiten.

6. Het bijhouden van medewerkersdossiers

Het bijhouden van HR-dossiers is wettelijk verplicht. Deze dossiers helpen werkgevers om tijdens het wervingsproces te identificeren welke vaardigheden er ontbreken, om demografische gegevens te analyseren en te voldoen aan regelgeving. Deze dossiers bevatten ook persoonlijke gegevens en contactpersonen voor noodgevallen voor iedere medewerker. 

7. Voordeelanalyses uitvoeren

Blijven concurreren is van cruciaal belang als je het beste talent wilt aantrekken. Een veelbelovende rekruut kan kiezen voor een ander bedrijf met een lager salaris als de secundaire arbeidsvoorwaarden aantrekkelijker zijn. HR zou soortgelijke bedrijven routinematig moeten onderzoeken om te zien of hun voordelen compatibel zijn. Jouw organisatie kan bijvoorbeeld overwegen om een huisdierenverzekering op te nemen in jouw lijst met voordelen (want laten we eerlijk zijn: huisdieren kunnen een groot effect hebben op het geluk van de medewerkers).

Hoe ondersteunt HR medewerkers?

Naast de zeven voorbeelden hierboven, die vooral gaan over operationele verantwoordelijkheden, verzorgt HR ook minder kwantitatieve diensten: HR is er voor het welvaren van medewerkers. 

Werknemers zijn tenslotte het belangrijkste kapitaal van iedere organisatie. Het is dus logisch dat de bescherming van hun welzijn extreem belangrijk is. Dit zijn vier manieren waarop HR helpt om de emotionele en loopbaanbehoeften van medewerkers te ondersteunen:

1. Zorgen voor carrièregroei

Stilstand is slecht voor zaken, en het is verstandig jouw beste werknemers bij het bedrijf te houden. HR kan loopbaantrajecten bieden die helpen om elke medewerker naar een lange toekomst binnen het bedrijf te begeleiden. HR kan dan af en toe een gesprek met werknemers voeren om hen verder te begeleiden op hun traject. 

2. Doorlopende training aanbieden

Soms is er voor de hierboven beschreven carrièregroei behoefte aan aanvullende training. Jouw organisatie biedt misschien opleidingssteun aan, en HR kan helpen bepalen welke lessen en trainingsprogramma's het best zouden zijn voor een werknemer en zijn/haar voorgenomen carrièrepad. HR kan ook samenwerken met managers om te zorgen dat het werkschema van de medewerker flexibel genoeg is om lessen te kunnen bijwonen.

3. Managers trainen en ondersteunen

Managers worden niet zo geboren. Ze worden gevormd. HR kan helpen bij het aanbieden van managementbegeleiding aan managers, en zorgen dat afdelingen en teams zo gezond en functioneel mogelijk zijn. Dit kan inhouden dat managers periodiek naar formele trainingen en retraites worden gestuurd.

4. Gezondheid en welzijn ondersteunen

Het is belangrijk om te onthouden dat werknemers mensen zijn. Ze hebben hulp nodig bij het doorstaan van psychische problemen, fysieke gezondheidsproblemen, schulden, zwangerschappen, adopties en talloze andere dingen die horen bij het leven. HR kan helpen om medewerkers te ondersteunen bij deze en andere omstandigheden.

Wanneer contact op te nemen met HR?

Een HR-afdeling die niet met zijn werknemers communiceert doet zijn werk niet. Informeer nieuwe werknemers, wanneer je een onboardingsproces ontwikkelt, over wanneer ze contact moeten opnemen met HR en op welke manieren HR hen kan helpen. De HR-afdeling moet regelmatige gesprekken met medewerkers inplannen om te kijken naar hun loopbaanontwikkeling, of ze comfortabel zijn in hun rol en of de medewerker misschien andere problemen heeft.

Deze verantwoordelijkheden in aanmerking genomen, moeten werknemers zich comfortabel voelen om contact op te nemen met HR in deze en vergelijkbare situaties:

• Wanneer  jij (of een collega) te maken krijgt met intimidatie of discriminatie door collega's, inclusief uw manager
• Wanneer je vragen hebt over secundaire arbeidsvoorwaarden, inclusief door het bedrijf verzorgde ziektekostenverzekering, of rechten die worden beschermd door de wet
• Wanneer jouw persoonlijke omstandigheden veranderen (Je krijgt bijvoorbeeld een kind, moet minder uren werken of heeft aanpassingen nodig voor een handicap)
• Wanneer je vragen  hebt over doorgroeien bij het bedrijf, inclusief kansen om andere medewerkers te schaduwen of deel te nemen aan aanvullende training
• Wanneer je behoefte hebt aan een objectieve derde partij om een werkgerelateerd probleem op te lossen

De beste HR-afdeling bouwen 

De afdeling personeelszaken levert een belangrijke bijdrage aan de bedrijfscultuur: als HR ongezond is, raken werknemers ontmoedigd en zullen ze minder snel bij HR aankloppen voor advies over werkgerelateerde of persoonlijke kwesties.

Maar als HR echt om het welzijn van medewerkers geeft, resulteert dit in een cultuur van openheid en groei. Oh, en wil je jouw werknemers nog blijer maken? Bied huisdierenverzekering en 6 maanden zwangerschapsverlof aan.