Hiciste los números. Reuniste los argumentos para una inversión en un nuevo proyecto o una nueva tecnología. Tienes todos los recursos para que se convierta en realidad.

Pero te falta un paso, que podría considerarse el más importante: la aprobación y aceptación de los interesados.

Los steakeholders se incorporan en todas las organizaciones para ayudar a garantizar que los mensajes sean precisos, el trabajo se mantenga bajo control o que las nuevas iniciativas estén alineadas con los objetivos del negocio. Aunque sus intenciones sean buenas, a menudo, los interesados pueden considerarse obstáculos para el progreso.

Por ese motivo, es muy importante comprender el proceso de análisis de los interesados y cerciorarte de que tus metas efectivamente logren su apoyo. Aquí, profundizaremos en cómo identificar y obtener el apoyo de los interesados clave de tu organización.

¿Quiénes son las partes interesadas de un proyecto, y por qué importan?

El signo de una carrera en crecimiento es una cantidad cada vez mayor de personas afectadas por tus acciones y tus decisiones. A medida que crecen tu popularidad, responsabilidad o influencia, más personas empezarán a estar afectadas por tu trabajo. Estas personas pertenecen a distintos niveles: algunos de ellos pueden ser tus pares o compañeros de trabajo, otros pueden ser tus superiores y otros pueden ser tus subordinados. Incluso los amigos y los familiares pueden verse afectados por tus decisiones laborales y celebrar los éxitos contigo y lamentar las pérdidas del mismo modo.

Para tener una trayectoria ascendente sostenible, tiene sentido pensar cuidadosamente sobre los tipos de relaciones que afectan tu vida personal y tus proyectos, debido a que gran parte del éxito profesional gira en torno de una buena gestión de las relaciones. Cualquier persona afectada por el resultado de tu trabajo se considera un interesado.

¿Qué es un análisis de las partes interesadas?

La aceptación y la aprobación de los interesados tienen tanto que ver con la comunicación, la educación y la visibilidad como con la alineación estratégica. Los interesados deben estar en condiciones de comprender rápida y fácilmente en qué medida un proyecto o una inversión nuevos encajan dentro de la imagen general de la empresa.

El análisis de interesados te permite mapear y establecer el nivel adecuado de comunicación con tus interesados en relación con su influencia y su interés en tu proyecto. Un análisis de interesados bien pensado te preparará para defender tu proyecto que necesitas o para la oposición que esperas recibir.

Una plantilla de análisis de interesados, también conocida como cuadrícula de intereses de poder, puede ayudar de cuatro maneras principales:

• Reunir información vital: no sabes lo que no sabes. A menudo, los principales interesados pueden ofrecer datos valiosos que permiten mantener tu proyecto bajo control y exitosos.
• Obtener más recursos: si tu interesado tiene una comprensión completa de lo que hace falta para que despegue tu proyecto, puede ayudarte a conseguir la gente, las herramientas y los recursos que necesitas para el éxito.
• Crear confianza: si les das participación e interactúas sistemáticamente con tus interesados dentro de tu proceso, creas la confianza que puede predisponerlos para apoyar tus próximos proyectos.
• Planificar con anticipación: los comentarios sistemáticos de los interesados clave te permiten anticipar los comentarios y los requisitos para los proyectos futuros y obtener apoyo más rápidamente. 

¿Cómo hacer un análisis de interesados en tres pasos?

Paso 1: Identificar a tus interesados

Haz una lluvia de ideas de quiénes son tus interesados. Para hacerla, enumera todas las personas afectadas por tu trabajo o que tienen un interés particular en su éxito o su fracaso. Algunas de estas relaciones pueden incluir inversores, asesores, compañeros de equipo o, incluso, los familiares.

Paso 2: Priorizar a tus interesados

A continuación, prioriza a tus interesados evaluando su nivel de influencia y su nivel de interés. La cuadrícula de intereses de poder de los interesados es la principal herramienta para evaluar gráficamente a los principales interesados.

La posición que le asignas a un interesado en la cuadrícula te muestra las acciones que debes tomar con ellos:

• Personas de alto poder, alto interés: interactúa integralmente con estas personas, y pone todo tu empeño en satisfacerlos.
• Personas de alto poder, menos interesadas: mantén a estos interesados satisfechos, pero no tanto como para que se aburran con tu mensaje.
• Personas de bajo poder, sumamente interesadas: informa adecuadamente a estas personas y habla con ellos para asegurarte de que no surjan problemas importantes. Las personas de esta categoría pueden ayudarte mucho con los detalles de tu proyecto, en un papel de apoyo.
• Personas de bajo poder y menos interesadas: nuevamente, controla a estas personas, pero no las aburras con comunicaciones excesivas.

Paso 3: Comprender a tus principales interesados

Ahora que has identificado y priorizado a tus interesados, debes comprender qué opinan sobre tu proyecto. Estas son algunas buenas preguntas que puedes plantear:

• ¿Tienen un interés financiero o emocional por el resultado de tu trabajo? ¿Es positivo o negativo?
• ¿Cuál es su mayor motivación?
• ¿Cuál de la información de tu proyecto es pertinente para ellos, y cuál es la mejor manera de transmitir esa información?
• ¿Cuál es su opinión actual respecto de tu trabajo? ¿Esa opinión se basa en información precisa?
• ¿Quién influye sobre su opinión, y esas personas de influencia también son tus interesados?
• Si no es probable que apoyen tu proyecto, ¿qué puedes hacer para lograr su apoyo?
• Si no puedes obtener su apoyo, ¿qué puedes hacer para manejar su oposición?

Una vez que hayas priorizado a tus interesados y considerado su actitud respecto de tu proyecto, también deben pensar en crear un plan de comunicación de la gestión del proyecto. Una matriz de comunicaciones permitirá que todos los involucrados sepan la frecuencia con la que deben darles participación a los interesados.

Los stakeholders más frecuentes

A continuación, encontrarás una lista de los interesados frecuentes y algunos ejemplos de estrategias de comunicación efectiva con ellos.

Tu gerente/supervisor directo

Alto poder, alto interés

La reputación de tu jefe está vinculada a la productividad de las personas que lidera. Además, es probable que tu jefe tenga el poder de aprobar o rechazar tus proyectos. Esto significa que debes manejar esta relación con cuidado, con comunicaciones frecuentes y solicitando y utilizando sus comentarios.

Accionistas/inversionistas

Alto poder, interés medio

Los accionistas y los inversionistas generalmente tienen intereses en varias entidades, lo que diluye su interés exclusivo en tu proyecto/emprendimiento. Como tales, para aprovechar su inversión en tu trabajo, debes comunicarte con frecuencia con ellos, consultarlos y darles participación, con el objetivo de aumentar su interés a lo largo del tiempo. Obviamente, esto depende del tipo de función de la inversión que exista, y de si tu proyecto es su única inversión o parte de una cartera de inversiones.

Gobierno

Alto poder, probablemente bajo interés

El gobierno controla las leyes y las reglamentaciones que podrían cancelar tu negocio o tu proyecto. Un ejemplo serían los inspectores del código sanitario para los restaurantes, los auditores del IRS para las empresas generales, etc. Debido a que las entidades del gobierno controlan todo/a todos, su interés en tu negocio/emprendimiento en particular probablemente sea bajo. Como tal, tu meta debe ser mantenerlos satisfechos, comunicar periódicamente, consultarlos y darles participación para evitar que se conviertan en un riesgo para tu proyecto.

Ejecutivos sénior

Alto poder, bajo interés

Los ejecutivos sénior de tu compañía toman la decisión más importante, lo que les otorga una alta influencia pero un ancho de banda limitado para concentrarse en los resultados de tu proyecto. Esto significa que tu estrategia debería ser mantenerlos satisfechos comunicando con la frecuencia necesaria, consultándolos y solicitando sus comentarios con el fin de aumentar su interés en ti y en tu trabajo.

Tus compañeros de trabajo

Poder medio, interés medio

Los compañeros de trabajo tienen cierta influencia, pero en gran parte su influencia será su capacidad de aprovechar otros recursos para tu proyecto, incluido el apoyo de tus otros compañeros de trabajo y de tus superiores. Esto significa que te conviene mantenerlos satisfechos e informados. Cuéntales las novedades de tu proyecto y está dispuesto a utilizar su interés como apoyo.

Las herramientas que necesitas para mantener informados a los interesados

Independientemente del nivel de conocimiento técnico sobre tu proyecto, los gráficos, incluido un diagrama de interesados, son una gran manera de comunicar tu proyecto a tus principales interesados y obtener su aceptación. Además, es útil saber no solo qué comunicar sino con qué frecuencia hacerlo.

Lucidchart ofrece numerosas plantillas y matrices que te permiten mantener informados a tus interesados y al día con los proyectos nuevos y en curso.

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