Como administrador de proyectos, tienes el don singular de poder manejar cien responsabilidades a la vez, como delegar actividades, eliminar cualquier factor que impida un proyecto y asegurarte de que todos tengan el mismo objetivo en mente.

Si bien la administración de proyectos eficaz implica desglosar objetivos generales en tareas más pequeñas que, en última instancia, deben concluirse en una fecha límite, un buen administrador de proyectos sabe que ningún proyecto, ya sea grande o pequeño, tendrá éxito sin un plan de comunicación para su administración.

¿Qué es un plan de comunicación para la administración de proyectos?

Un plan de comunicación de un proyecyo identifica la manera en que la información importante se comunicará a las partes interesadas a lo largo del proyecto. También establece quién recibirá la información y la frecuencia con la cual debe esperar recibirla, así  dónde cuándo y cómo.

Por ejemplo, si eres el administrador de proyectos encargado de lanzar una nueva página web, seguramente ya segmentaste el proyecto en tareas, como crear el wireframe, y hacer el copywriting y codificación, pero, ¿Sabes qué vas a decir a tus partes interesadas en cada etapa del proyecto? Seguramente no.

Cuando elabores tu plan de comunicación para el proyecto, asegúrate de que incluya:

• El propósito o los objetivos
• La información sobre las partes interesadas y sus funciones
• El tipo de información que debes compartir con las partes interesadas
• Los métodos utilizados para comunicarse
• La frecuencia con la que cada una de las partes interesadas desea recibir la información

Volviendo a nuestro ejemplo, después de crear el wireframe, es posible que tu plan requiera que le des información actualizada al director de Tecnología por correo electrónico con el wireframe adjunto en formato PDF.

¿Por qué es tan importante plan de gestión de comunicaciones para un proyecto?

La mala comunicación contribuye al fracaso del proyecto y, por lo tanto, podría causar pérdidas económicas masivas para la empresa. Por otro lado, las empresas de alto desempeño se comunican con mayor frecuencia y eficacia que sus homólogos de bajo desempeño.

Con un plan de comunicación para la administración de proyectos, podrás garantizar que tu proyecto se lleve a cabo según lo planeado porque:

• Crea documentación por escrito que el equipo puede consultar.
• Fija expectativas sobre cuándo recibirán actualizaciones las partes interesadas.
• Las partes interesadas pueden tener una mejor visibilidad del proyecto y su estado.
• Ofrece una oportunidad para que las partes interesadas brinden sus comentarios, lo cual ayuda al equipo a detectar problemas en las etapas iniciales y disminuir la cantidad de trabajo desperdiciado.
• Aumenta la productividad durante las reuniones o las elimina por completo.

Por lo tanto, si quieres concluir tu proyecto con éxito y a tiempo, asegúrate de que sabes cómo crear un plan de comunicación eficaz.

Pasos para elaborar un plan de comunicación

Según los beneficios que se explicaron anteriormente, estamos seguros de que ya quieres empezar a crear tu plan de comunicación para la administración de proyectos. Para empezar, sigue los pasos a continuación.

1. Elige un formato adecuado

Selecciona una plataforma en la que será fácil recopilar comentarios sobre tu plan de comunicación, y compartir y almacenar tu plan para que puedan consultarlo tu equipo y las partes interesadas.

Muchos administradores de proyectos crean sus planes de comunicación en un documento de Word o en una hoja de cálculo y comienzan a partir de una plantilla de un plan de comunicación para proyectos. Sin embargo, también puedes elegir una opción más visual, como un cronograma o un diagrama de flujo, para explicar claramente la frecuencia de la comunicación o cuál es el mejor método para la comunicación, según los requisitos de tus partes interesadas.

2. Fija un objetivo de comunicación específico

Sin importar lo que deseas lograr, el primer paso para crear un plan de comunicación exitoso es escribir un objetivo. Volviendo a la importancia de un plan de comunicación, es probable que tu objetivo sea mantener a las partes interesadas al día sobre el estado del proyecto o incluso mantenerlas al tanto de los beneficios del proyecto para que continúen apoyándolo. 

3. Identifica a las partes interesadas (stakeholders)

La mayoría de los proyectos tienen varias partes interesadas, y la mayoría de estas tienen diferentes niveles de interés e influencia en el proyecto. Es importante que elabores una lista de las partes interesadas con las que tendrás comunicación durante el proyecto.

4. Identifica los métodos de comunicación

Tu Director de Tecnología nunca revisa su correo electrónico, pero está en Slack todo el día. Por otro lado, tu encargado de diseño jamás instaló Slack, pero revisa su correo constantemente. Además, tendrás que contratar a un publicista aéreo para comunicarte con tu director de arte.

Uno de los objetivos de tu plan de comunicación es lograr que las personas correctas reciban la información adecuada. Por tal motivo, además de incluir a las partes interesadas, tu plan también debe incluir una lista de cómo pretendes comunicarte con ellas.

Toma en cuenta los siguientes métodos en función de la información que es más probable que vean o las sesiones a las que es más probable que asistan tus partes interesadas:

• Sesiones semanales de seguimiento
• Reuniones en persona, por teléfono o por videoconferencia
• Resúmenes de reuniones
• Informes de estado
• Presentaciones formales
• Encuestas
• Listas de pendientes
• Paneles de comando del proyecto
• Aplicaciones de colaboración, como Slack o Google Hangouts

El método de comunicación que elijas también podría depender de la información que debas entregar. Es probable que no necesites una reunión formal en persona cada semana para compartir actualizaciones sobre el proyecto; podrías enviar un correo electrónico semanal con esta información y llevar a cabo reuniones cuando el equipo alcance un hito importante.

5. Especifica la frecuencia de la comunicación

Elabora una lista de la frecuencia con la que enviarás cada tipo de comunicación (p. ej., cada lunes, un correo electrónico sobre el avance del proyecto, enlaces a los proyectos concluidos y el presupuesto actual, entre otros) o qué tan a menudo debes involucrar a cada parte interesada (p. ej., cada integrante del equipo debe enviar correos electrónicos diarios para mantener al tanto al administrador del proyecto, pero solo debe incluir a los ejecutivos en las videoconferencias después de cada hito).

Además de incluir esta información en tu plan de comunicación para la administración de proyectos, asegúrate de anotar la frecuencia de la comunicación en un calendario o software de administración de tareas.

6. Elige a la persona que actualizará la comunicación

La mayoría de las veces, esta tarea recaerá en el administrador del proyecto, pero, si no es así, el responsable de una actualización específica debe estar claramente identificado en tu plan de comunicaciones.

¿Qué debes hacer si cambia tu proyecto?

Ninguna empresa está exenta de que surjan cambios imprevistos al alcance de sus proyectos, por lo que habrá ocasiones en las que incluso las empresas mejor organizadas se enfrentarán a cambios en los proyectos y, por ende, en el plan de comunicación. Si es necesario hacer un cambio, consulta la descripción general de tu proyecto y vuelve a alinear tu plan de comunicación con el proyecto revisado. Un plan de comunicación será tu brújula cuando empiecen a surgir problemas.

¿Cómo debes comunicar la información confidencial?

En ocasiones, saber a quién enviarle determinado tipo de información puede implicar un riesgo de seguridad. Cuando elabores tu plan de comunicación, debes incluir un procedimiento para resolver esta situación si se llegara a presentar. Te recomendamos elaborar un diagrama de flujo que muestre cómo compartir información confidencial.

¿Cómo utilizar un plan de comunicación para la administración de proyectos?

Una vez que tengas tu plan de comunicación organizado, debes darle un buen uso. Debes distribuirlo a todos los integrantes de tu equipo y a todas las partes interesadas involucrados.

Aquí es donde realmente sucede la magia: además de mantener a todos informados sobre el estado del proyecto, los integrantes de tu equipo y partes interesadas ya no tendrán la necesidad de consultarte la información actualizada.

Gracias a tu plan de comunicación para la administración de proyectos, si tu director de Tecnología sabe que recibirá un mensaje por Slack con un enlace para la minuta de la reunión después de cada sesión semanal de seguimiento, no revisará su correo electrónico constantemente ni recurrirá a ti para estar al tanto. En lugar de que los integrantes de tu equipo trabajen en aislamiento, se sentirán más motivados porque sabrán que no están solos en el proyecto y que están cumpliendo los objetivos.

Además, es alentador recibir comunicaciones actualizadas constantes, porque intensifica el ímpetu del proyecto y los integrantes de tu equipo siempre tendrán en mente la ajustada fecha de entrega.

Elabora una plantilla con los aspectos importantes

Si bien un plan de comunicación es fundamental para que tu proyecto tenga éxito, no te distraigas con la necesidad de comunicar cada detalle. Hay una gran diferencia entre la claridad y las nimiedades. Si comunicas demasiada información muy seguido, lo más probable es que la ignoren.

Tus correos deben ser precisos y deben tener un objetivo. Otra sugerencia es que elabores una plantilla que especifique claramente los aspectos más importantes del proyecto. Así, si sientes la tentación de dejarte llevar por comunicación que podría, o no, ser valiosa para tus partes interesadas, el plan mantendrá tu enfoque en las cosas importantes.

Unifica el proceso

Si esta es la primera vez que incluyes un plan de comunicaciones para la administración de proyectos en tu proyecto, es posible que sea difícil lograr que todos entiendan lo importante que es. Y si la primera vez no sale tan bien como esperabas, debes aprender de tus errores y volver a intentarlo. Te darás cuenta de que, si practicas lo suficiente, la comunicación hará que los proyectos sean más fluidos, habrá menos estrés y te ayudará a entregar más proyectos a tiempo. Eso, por sí mismo, hace que valga la pena el esfuerzo que requiere la elaboración un plan de comunicación.

Mantén tu plan actualizado

Ninguna empresa está exenta de que surjan cambios imprevistos al alcance de sus proyectos, por lo que habrá ocasiones en las que incluso las empresas mejor organizadas se enfrentarán a cambios en los proyectos y, por ende, en el plan de comunicación. Si es necesario hacer un cambio, consulta la descripción general de tu proyecto y vuelve a alinear tu plan de comunicación con el proyecto revisado. Un plan de comunicación será tu brújula cuando empiecen a surgir problemas.

Incluye la información confidencial

En ocasiones, no saber a quién enviarle determinado tipo de información puede implicar un riesgo de seguridad. Cuando elabores tu plan de comunicación, debes incluir un procedimiento para resolver esta situación si se llegara a presentar. Te recomendamos elaborar un diagrama de flujo que muestre cómo compartir información confidencial.

En general, un plan de comunicación para la administración de proyectos visibiliza las expectativas del proyecto para todos los integrantes del equipo involucrados y aclara las dudas en cuanto al seguimiento. ¡Pero no te detengas allí! Hay muchos otros recursos que pueden ayudarte a administrar tus proyectos de principio a fin. Intenta hacer un diagrama de Gantt o un panel de control para dar seguimiento al avance del proyecto y que los integrantes del equipo sigan asumiendo su responsabilidad.