Haben Sie schon einmal auf Ihre To-Do-Liste geschaut und wussten nicht, wo Sie anfangen sollen? Zusätzlich zu Ihren Hauptprojekten haben Sie Besprechungen, E-Mails und einen Zeitplan zum Jonglieren (und das berücksichtigt nicht einmal Ihr Privatleben).

Da all diese Aufgaben um Ihre Aufmerksamkeit konkurrieren, kann es fast unmöglich erscheinen, etwas zu erledigen. Und je länger Ihre To-Do-Liste wird, desto schwieriger wird es, damit anzufangen. Aufgabenlähmung und Aufschub sind bekannte Dinge. Aber wie überwindet man sie?

Die Antwort könnte einfach in der Vergangenheit liegen.

Dwight D. Eisenhower war der 34. Präsident der Vereinigten Staaten, ein General des Zweiten Weltkriegs und ein Meister des Zeitmanagements. Einen Krieg zu gewinnen und das Land zu regieren, sind keine einfachen Aufgaben. Also entwickelte Eisenhower eine wirkungsvolle Methode zur Priorisierung seiner To-Do-Liste, damit er sich auf das Wichtigste konzentrieren konnte. Dieese nannte er das "Eisenhower Prinizip".

Geben Sie ein: die Eisenhower Matrix.  

Was ist die Eisenhower Matrix?

Die Eisenhower Matrix (auch „Dringend-Wichtig-Matrix“ genannt) ist ein einfaches Entscheidungshilfen, das Ihnen hilft, Ihre To-Do-Liste nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren.

Die Matrix ist in vier Teile oder Quadranten unterteilt:

Quadrant 1: Wichtig und dringend
Quadrant 2: Wichtig, aber nicht dringend
Quadrant 3: Dringend, aber nicht wichtig
Quadrant 4: Nicht wichtig, nicht dringend

Die Idee besteht darin, eine Liste aller Aufgaben zu erstellen, die Sie erledigen müssen, und sie in den entsprechenden Quadranten einzuordnen.

Wichtige vs. dringende Aktivitäten

„Was wichtig ist, ist selten dringend und was dringend ist, ist selten wichtig.“

—Dwight D. Eisenhower

Im Mittelpunkt der Eisenhower-Matrix steht das Verständnis des Unterschieds zwischen „dringenden“ und „wichtigen“ Aufgaben.

Wichtig: Wichtige Aufgaben stimmen mit Ihren Werten überein und helfen Ihnen, Ihre Ziele zu erreichen. Sie sind oft auf die Langfristigkeit ausgerichtet und führen möglicherweise nicht zu unmittelbaren Ergebnissen. Dies macht es leicht, sie kurzfristig für dringendere Aktivitäten zu vernachlässigen.  

Dringend: Dringende Aufgaben sind zeitkritisch und erfordern sofortige Aufmerksamkeit. Manchmal schieben wir wichtige Aufgaben so lange auf, dass sie dann dringend werden – was zu Stress und Ängsten führt, wenn wir uns beeilen, sie pünktlich zu erledigen.

Eine der großen Produktivitätsfallen, in die wir geraten, besteht darin, dass wir uns zu sehr auf dringende Aufgaben konzentrieren und die wichtigen vernachlässigen. Dieser Arbeitszyklus versetzt Sie in einen reaktionären Modus, in dem Sie ständig Feuer löschen und auf die „nächste dringende Sache“ reagieren.

Indem Sie zwischen dem Dringenden und dem Wichtigen unterscheiden, können Sie mit der proaktiven Arbeit beginnen.

Verwendung der Eisenhower-Matrix zur Entscheidungsfindung

Wie genau funktioniert es?

Jeder Quadrant entspricht einer anderen Prioritätsebene. Wenn Sie erkennen, welche Aufgaben oder Aktivitäten wichtig, dringend oder eine Kombination aus beidem sind, können Sie entscheiden, wie Sie damit umgehen.

Quadrant 1: Zuerst zu erledigen

Der erste Quadrant ist Ihre „wichtige und dringende“ To-Do-Liste. Dabei handelt es sich um Aufgaben von hoher Wichtigkeit und Dringlichkeit. Konzentrieren Sie sich zunächst darauf, diese Aufgaben zu erledigen.

Profi-Tipp: In diesem ersten Quadranten gibt es zwei Arten von Aufgaben: Aufgaben, die Sie nicht vorhersehen konnten, und Aufgaben, die Sie aufgeschoben haben. Überlegen Sie beim Erstellen Ihrer Liste, welche Aufgaben Sie bis zur letzten Minute aufgeschoben haben, und planen Sie, wie Sie künftiges Aufschieben vermeiden können.

Eine Möglichkeit, zukünftigen Stress zu reduzieren, besteht darin, zusätzliche Zeit in Ihren Zeitplan einzuplanen, um unvorhergesehene Aufgaben zu berücksichtigen und Ihnen einen Puffer für alle Arbeiten zu geben, die ins Hintertreffen geraten.

Quadrant 2: Den Zeitpunkt festlegen

Der zweite Quadrant umfasst Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind. Mit anderen Worten: Sie müssen sie eines Tages erledigen, es gibt jedoch keine strikte oder unmittelbare Frist dafür.

Diese Aufgaben helfen Ihnen, Ihre Ziele zu erreichen und wichtige Aufgaben zu erledigen, werden jedoch oft vernachlässigt, weil sie nicht dringend sind.

Um Verzögerungen zu vermeiden, legen Sie fest, wann Sie die einzelnen Aufgaben in Angriff nehmen. Legen Sie klare Fristen fest und bauen Sie diese Aktivitäten in Ihren Zeitplan ein. Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Zeit einplanen, um sie auf hohem Niveau fertigzustellen, und dass Sie einen Puffer für unerwartete Anforderungen haben.

Quadrant 3: Delegieren

In Quadrant 3 bleiben viele Menschen stecken. Dies ist die Liste „dringend, aber nicht wichtig“.

In der Regel handelt es sich dabei um Aufgaben, die Sie daran hindern, auf Ihre Ziele hinzuarbeiten (oder die dazu führen, dass Sie sich auf das Erreichen der Ziele anderer konzentrieren). Aufgaben in diesem Quadranten werden häufig von anderen Personen übernommen. Beispielsweise könnte Ihr Kollege Sie bitten, einen Bericht für ihn durchzusehen, der in ein paar Stunden fällig ist.

Versuchen Sie, aus dieser Liste herauszufiltern, woran Sie arbeiten. Wenn möglich, lehnen Sie diese Aufgaben höflich ab oder delegieren Sie sie. Für alles andere sollten Sie darüber nachdenken, einen regelmäßigen Zeitraum in Ihrem Zeitplan einzuplanen, um sich um die Anliegen anderer Menschen zu kümmern.  

Quadrant 4: Später erledigen oder streichen

Quadrant 4 deckt die Elemente mit der niedrigsten Priorität ab. Dies sind die „nicht wichtigen und nicht dringenden“ Aufgaben.

Letztendlich ist alles, was auf dieser Liste übrig bleibt, nur eine Ablenkung. Die beste Möglichkeit, diese Aufgaben zu erledigen, besteht also darin, sie ganz aus Ihren Prioritäten zu streichen oder sie nach hinten zu verschieben, um sie später zu erledigen.

Best Practices für das Zeitmanagement mit einer Eisenhower Matrix

Das Schöne an der Eisenhower Matrix ist, dass sie einfach zu verwenden und anzuwenden ist. Sie können jedoch einige Best Practices nutzen, um das Beste daraus zu machen.

1. Markieren Sie Ihre Matrix farblich

Durch die Farbcodierung jedes Quadranten nach Prioritätsstufe können Sie schnell und auf einen Blick erkennen, was als nächstes auf Ihrer Liste steht. Sie können Ihre Matrix mit personalisierten Farben anpassen oder der einfachen Ampelmethode folgen:

Rot: Dringende und wichtige Aufgaben (sofort erledigen)
Gelb: Wichtig, nicht dringend (entscheiden Sie, wann)
Grün: Dringend, nicht wichtig (Delegierter)

Optional: Füllen Sie Quadrant 4 mit Grau (oder einer anderen gedämpften Farbe) aus, um anzugeben, welche Aufgaben ignoriert werden sollen.

2. Begrenzen Sie jeden Quadranten auf maximal 10 Elemente

Zu viele Aufgaben auf Ihrer Liste können Sie überfordern und es schwierig machen, Ihre Arbeit rechtzeitig zu erledigen. Um eine Lähmung der Aufgaben zu vermeiden und sicherzustellen, dass Sie den Zeitplan einhalten, beschränken Sie jeden Quadranten auf nicht mehr als 10 Elemente. Eine gute Faustregel besteht darin, sich auf fünf bis sieben Aufgaben in jeder Kategorie zu konzentrieren.

3. Erstellen Sie separate To-Do-Listen für persönliche und berufliche Aufgaben

Wer sagt, dass es nicht mehr als eine Eisenhower Matrix geben kann? Wenn Ihre gesamte To-Do-Liste lang ist oder Sie Ihre Prioritäten gerne aufteilen möchten, sollten Sie darüber nachdenken, Ihre persönlichen und beruflichen To-Do-Listen zu trennen. Erstellen Sie eine Matrix für Ihre Arbeit und eine für Ihr Privatleben.

Durch die Erstellung mehrerer Visuals können Sie analysieren, wie Sie Ihre Zeit nutzen, und sicherstellen, dass nichts untergeht.

4. Eliminieren und dann optimieren

Es ist einfacher, Ihre Zeit zu optimieren, wenn Sie weniger Dinge zu jonglieren haben. Konzentrieren Sie sich beim Erstellen Ihrer To-Do-Listen darauf, Fett zu reduzieren. Suchen Sie nach Aufgaben, die Sie delegieren oder ganz eliminieren können. Dieser Schritt wird es einfacher machen, alles andere auf Ihrer Liste zu erledigen.

Überwinden Sie den Aufschub mit Lucidchart

Zeitmanagement ist nie einfach. Aber mit Hilfe der Eisenhower Matrix können Sie Ihre Produktivität steigern und sich gleichzeitig auf die Dinge konzentrieren, die am wichtigsten sind.

Lucidchart kann Sie bei dieser Aufgabe unterstützen.

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