EAP: o que é e como fazer Estrutura Analítica do Projeto (WBS)

Estrutura analítica do projeto (EAP ou, do inglês, WBS) é uma ferramenta de gestão de projetos usada para definir e gerenciar as entregas de um projeto. A EAP é uma estrutura hierárquica que divide atividades complexas em partes mais gerenciáveis, mostrando aos usuários cada entrega que precisa ser concluída para atingir a meta geral do projeto. 

Enquanto a maioria das ferramentas de gestão de projetos foca em ações planejadas, a EAP trabalha com resultados planejados. Com uma EAP cuidadosamente organizada, o gerente de projetos supervisiona, com mais eficiência, a conclusão de tarefas complexas do projeto. Além disso, com uma EAP com tarefas mensuráveis e claramente definidas, o gestor de projetos atribui custos e prazos precisos ao projeto, além de simplificar o planejamento e monitoramento. 
 

Se bem elaborada, a EAP facilita a atribuição e o monitoramento dos diversos elementos do projeto. 
A EAP deve ter os seguintes atributos para maximizar a eficiência:

• Bem definido

  : a EAP deve ser facilmente compreendida pelos participantes e partes interessadas do projeto.

• Estimativas fáceis

  : a duração, os custos e os recursos das tarefas podem ser incluídos para estimar o custo e o tempo necessários para concluir o projeto.

• Gerenciável

  : responsabilidades específicas são claramente atribuídas aos indivíduos, facilitando o gerenciamento. 

• Mensurável

  : a EAP deve incluir as datas de início e conclusão, além de marcos acessíveis, para que o andamento seja mensurado corretamente.

• Flexível

  : a estrutura precisa poder se adaptar a pequenas alterações, como alteração nos prazos ou adição de tarefas. No entanto, um dos objetivos da estrutura analítica de projetos também é oferecer uma imagem antecipada e completa das entregas esperadas, para evitar o retrabalho ou o "scope creep" (alteração descontrolada do escopo do projeto).

Siga estas orientações para que a sua estrutura analítica de projetos seja uma ferramente prática no gerenciamento de um projeto:

• Entre em detalhes.

  Descreva as entregas do projeto da forma mais aprofundada possível e use verbos para relatar a tarefa.

• Veja se a EAP está correta.

  Todas as entregas, prazos e recursos devem estar corretamente registrados no layout visual.

• Inclua atividades de apoio.

  A EAP deve incluir atividades como treinamento e testes, além de lançamentos e implementação de produtos ou serviços. Inclua atividades de trabalho que sejam processuais e fora do escopo de TI, como a criação de documentos e revisões da estrutura do projeto.

• Confira os pacotes do projeto.

  Crie pacotes de projeto completamente independentes de outros pacotes. Veja se não há tarefa duplicada na estrutura. 
   

Existem dois tipos de estruturas analíticas de projetos bastante utilizadas na gestão de projetos: a EAP voltadas para processos e a EAP voltadas para entregas. Diferente do que se acredita, ambas as estruturas podem (e devem) ser usadas para definir o escopo do projeto. Usadas juntas, elas dão informações específicas e valiosas sobre o processo de gerenciamento do projeto.

Estrutura analítica do projeto voltada para processos

A EAP voltada para processos define um projeto em termos de passos, fases de trabalho ou funções. Ela foca os passos a serem realizados entre cada disciplina a fim de concluir o projeto e geralmente usa verbos para definir cada elemento.

O benefício do uso da EAP voltada para processos junto com a EAP voltada para entregas é fazer uma análise detalhada do projeto a partir da perspectiva funcional, resultando em um escopo mais coerente do projeto. Ela também pode ser usada para garantir que os processos implementados sejam de alta qualidade em todo o projeto.

Estrutura analítica do projeto voltada para entregas

A EAP voltada para entregas define um projeto em termos de componentes de entrega tangíveis. As entregas normalmente são um componente ou item físico necessário para concluir o projeto geral.

A EAP voltada para entregas é bastante útil para que o gerente de projetos veja o escopo completo do projeto, além da relação entre as entregas. A EAP também faz um resumo natural do projeto aos diversos gestores da empresa, resultando em estimativas mais precisas de custos e recursos.

Uma estrutura analítica do projeto (também conhecida pela sigla em inglês, WBS) pode ser usadas em várias situações, resultando em um projeto organizado e bem-sucedido.

Além de ajudar o gerente de projetos, a estrutura analítica do projeto beneficia os seguintes tipos de usuários e funções:

Diretor de atendimento

: que pode usar a WBS para mostrar aos clientes o andamento e os bloqueios do projeto. Ela também pode ser usada para alinhar as equipes e os clientes da conta em relação às entregas do projeto. 

Planejador de eventos

: diante da complexidade de planejar um evento, a WBS pode ser usada para monitorar, de forma bem prática, todas as tarefas e subtarefas de um evento. Como os eventos geralmente são produzidos com prazos apertados, uma WBS pode ser útil.

Desenvolvedor de software

: como o desenvolvimento de software costuma ser dividido em estágios e fases, a WBS (EAP) é uma ótima ferramenta. Ela oferece uma ótima visibilidade a todas as equipes à medida que as entregas importantes são concluídas, garantindo um fluxo de trabalho eficiente.

Gerente de projetos comerciais

: os projetos comerciais dependem muito da entrega de componentes tangíveis. Quando o projeto envolve vários prestadores, a WBS destaca as dependências das tarefas entre as equipes para que as entregas sejam concluídas no prazo. 

Liste as entregas

: faça uma lista das principais entregas necessárias para concluir o projeto. Esclareça as dúvidas sobre as entregas antes de registrá-las e solicite uma revisão dessa lista às diferentes partes interessadas para garantir que tudo esteja correto.

Divida cada entrega em componentes separados

: identifique os componentes relacionados incluídos nas principais entregas do projeto. Você pode dividi-los de acordo com o tipo ou função da tarefa. Como não há limite na quantidade de componentes, seja o mais detalhado possível. 

Divida cada componente em encargos menores

: divida cada componente até chegar a uma única tarefa a ser concluída por um só indivíduo. O projeto deve incluir o próprio orçamento, recursos, marcos e prazo. 

Identifique as dependências

: saiba quando cada tarefa precisa ser concluída e quais devem ser concluídas antes de iniciar outra. Assim, sua equipe identifica potenciais riscos e administra o tempo com mais eficiência.

Priorize as dependências e delegue os encargos do projeto

: após identificar as dependências, mapeie cada pacote do projeto de acordo com as prioridades. Delegue cada encargo do projeto à pessoa certa até chegar às entregas principais.

Veja a seguir os seguintes exemplos de estrutura analítica do projeto. Clique nos modelos de EAP para modificar e personalizar de acordo com as necessidades do seu projeto.

Modelo de EAP

Neste modelo de WBS simples, cada entrega da fabricação é dividida em entregas concretas, deixando claro o que deve ser feito para chegar ao projeto final.

 

 

Modelo de EAP de decomposição funcional

 

 

Este modelo mostra o projeto de cima para baixo, onde as tarefas são divididas em categorias principais e depois divididas em partes menores do projeto.

 

 

Modelo de estrutura analítica de riscos

 

 

Esta EAP identifica, categoriza e divide os potenciais riscos associados às diferentes áreas de um projeto.