Créez un organigramme de gestion de projet ou WBS (Work Breakdown Structure) au rendu professionnel avec l'aide de notre logiciel WBS. Continuez votre lecture pour apprendre tout ce que vous devez savoir sur les matrices WBS, en particulier comment les utiliser ainsi que la meilleure manière de créer le vôtre.
Temps de lecture : 8 min
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Qu'est-ce qu'une matrice WBS (Work Breakdown Structure) ?
Une matrice WBS ou organigramme de gestion de projet est un outil de management utilisé pour définir et gérer les tâches d'un projet. Les diagrammes WBS sont des structures hiérarchiques qui décomposent les opérations complexes en éléments plus faciles à gérer, ce qui permet aux utilisateurs de visualiser les différentes tâches à réaliser pour atteindre l'objectif global d'un projet.
Alors que la plupart des outils de gestion de projet mettent l'accent sur les actions prévues, or une matrice WBS se concentre sur les résultats prévus. Un WBS soigneusement organisé peut aider un chef de projet à superviser plus efficacement les tâches qui, autrement, seraient compliquées à réaliser dans le cadre d'un projet. En gestion de projet WBS, les tâches sont quantifiables et clairement définies, ce qui peut également aider les comptables à déterminer avec précision les coûts et les délais d'un projet, ce qui simplifie la planification et le suivi.
Principaux composants d’une matrice WBS efficace
Conçu de manière judicieuse, un WBS en gestion de projet peut faciliter l’attribution des tâches et le suivi des différents éléments d'un projet.
Un WBS doit réunir les qualités suivantes pour obtenir une efficacité optimale :
Clair
: votre WBS doit être compréhensible par les acteurs et les parties prenantes du projet.Facilement estimable
: la durée des tâches et les ressources nécessaires à la gestion de projet WBS peuvent être inclus pour estimer le coût et le temps nécessaires à la réalisation du projet.Gérable
: chacune des tâches de votre organigramme est clairement attribuée à des personnes précises afin d'assurer une gestion harmonieuse.Quantifiable
: un organigramme des tâches doit indiquer des dates de début et de fin, ainsi que des jalons évaluables pour permettre une mesure précise de l'avancement du projet.Souple
: votre matrice WBS doit être conçue de manière à ce que des changements mineurs tels que des retards ou un ajouts de tâches supplémentaires puissent être intégrés et pris en compte. Veuillez toutefois noter que les structures WBS servent, entre autres, à fournir de manière anticipée une vue d'ensemble complète des résultats attendus d'un projet, afin d'éviter les dérives ou les retouches.
Suivez ces instructions pour faire de votre matrice WBS un outil de gestion de projet efficace :
Entrez dans les détails.
Décomposez les buts de votre projet à leusr niveaux les plus élémentaires et présentez les tâches verbalement.Assurez-vous que votre WBS est exact.
Veillez à ce que tous vos livrables, délais et ressources soient précisément consignés dans votre organigramme de tâche.Indiquez les tâches périphériques.
Faites en sorte que votre Work Breakdown Structure tienne compte des activités telles que la formation et les essais, ainsi que le lancement et la mise en œuvre de produits ou de services. Précisez également les tâches administratives ou sans rapport avec l'informatique, telles que la rédaction de la documentation ou les évaluations.Vérifiez vos lots de travail.
Créez vos lots de travail de manière à ce qu'ils soient totalement indépendants les uns des autres. Veillez à ce que chaque tâche n'apparaisse qu'une seule fois dans votre organigramme des tâches.
Différents types de structures WBS d'un projet
Il existe deux types de structures WBS couramment utilisées dans la gestion de projet : le WBS orienté processus et le WBS orienté livrables. Contrairement aux idées reçues, ces deux types d'organigrammes peuvent (et doivent) être utilisés pour définir le périmètre de votre projet. Utilisés simultanément, ils apportent un éclairage exceptionnel et précieux sur le processus de gestion de projet.
WBS orienté processus
Un WBS orienté processus définit un projet en termes d'étapes, de phases de travail ou de fonctions. Ce type de structure WBS se concentre sur les étapes individuelles requises au sein des différents services afin de réaliser un projet et utilise généralement des verbes pour décrire les différents éléments.
L'avantage d'utiliser un OTP orienté processus en combinaison avec votre OTP orienté livrables est de fournir une répartition du travail complète d'un point de vue fonctionnel, et de créer ainsi un périmètre de projet plus cohérent. Il peut également être utilisé pour s'assurer de la qualité des processus mis en place tout au long de votre projet.
WBS orienté livrables
Un WBS orienté livrables définit un projet en termes de composants livrables concrets. Les livrables sont généralement une composante ou un élément physique nécessaire pour mener à bien l'ensemble du projet.
Un OTP axé sur les livrables est particulièrement utile pour aider les gestionnaires de projet à appréhender le périmètre total d'un projet et les relations d'interdépendance entre les livrables. En outre, ils peuvent servir de résumé pratique des tâches du projet pour les différents niveaux de gestion, ce qui permet d'obtenir des estimations plus précises des coûts et des ressources.
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Faire un WBS en ligneÀ qui s'adressent les WBS ?
Les organigrammes de gestion de projet peuvent être utilisés pour différentes applications afin d'optimiser l'organisation et les chances de succès d'un projet.
En plus d'aider les chefs de projet, une matrice WBS peut profiter aux utilisateurs dans les rôles suivants :