Qu'est-ce qu'un WBS (Work Breakdown Structure) ?

Une matrice WBS ou organigramme de gestion de projet est un outil de management utilisé pour définir et gérer les tâches d'un projet. Les diagrammes WBS sont des structures hiérarchiques qui décomposent les opérations complexes en éléments plus faciles à gérer, ce qui permet aux utilisateurs de visualiser les différentes tâches à réaliser pour atteindre l'objectif global d'un projet. 

Alors que la plupart des outils de gestion de projet mettent l'accent sur les actions prévues, or une matrice WBS se concentre sur les résultats prévus. Un WBS soigneusement organisé peut aider un chef de projet à superviser plus efficacement les tâches qui, autrement, seraient compliquées à réaliser dans le cadre d'un projet. En gestion de projet WBS, les tâches sont quantifiables et clairement définies, ce qui peut également aider les comptables à déterminer avec précision les coûts et les délais d'un projet, ce qui simplifie la planification et le suivi. 
 

Conçu de manière judicieuse, un WBS en gestion de projet peut faciliter l’attribution des tâches et le suivi des différents éléments d'un projet. 
Un WBS doit réunir les qualités suivantes pour obtenir une efficacité optimale :

• Clair

   : votre WBS doit être compréhensible par les acteurs et les parties prenantes du projet.

• Facilement estimable

   : la durée des tâches et les ressources nécessaires à la gestion de projet WBS peuvent être inclus pour estimer le coût et le temps nécessaires à la réalisation du projet.

• Gérable

   : chacune des tâches de votre organigramme est clairement attribuée à des personnes précises afin d'assurer une gestion harmonieuse. 

• Quantifiable

   : un organigramme des tâches doit indiquer des dates de début et de fin, ainsi que des jalons évaluables pour permettre une mesure précise de l'avancement du projet.

• Souple

   : votre matrice WBS doit être conçue de manière à ce que des changements mineurs tels que des retards ou un ajouts de tâches supplémentaires puissent être intégrés et pris en compte. Veuillez toutefois noter que les structures WBS servent, entre autres, à fournir de manière anticipée une vue d'ensemble complète des résultats attendus d'un projet, afin d'éviter les dérives ou les retouches.

Suivez ces instructions pour faire de votre matrice WBS un outil de gestion de projet efficace :

• Entrez dans les détails.

  Décomposez les buts de votre projet à leusr niveaux les plus élémentaires et présentez les tâches verbalement.

• Assurez-vous que votre WBS est exact.

  Veillez à ce que tous vos livrables, délais et ressources soient précisément consignés dans votre organigramme de tâche.

• Indiquez les tâches périphériques.

  Faites en sorte que votre Work Breakdown Structure tienne compte des activités telles que la formation et les essais, ainsi que le lancement et la mise en œuvre de produits ou de services. Précisez également les tâches administratives ou sans rapport avec l'informatique, telles que la rédaction de la documentation ou les évaluations.

• Vérifiez vos lots de travail.

  Créez vos lots de travail de manière à ce qu'ils soient totalement indépendants les uns des autres. Veillez à ce que chaque tâche n'apparaisse qu'une seule fois dans votre organigramme des tâches. 
   

Il existe deux types de structures WBS couramment utilisées dans la gestion de projet : le WBS orienté processus et le WBS orienté livrables. Contrairement aux idées reçues, ces deux types d'organigrammes peuvent (et doivent) être utilisés pour définir le périmètre de votre projet. Utilisés simultanément, ils apportent un éclairage exceptionnel et précieux sur le processus de gestion de projet.

WBS orienté processus

Un WBS orienté processus définit un projet en termes d'étapes, de phases de travail ou de fonctions. Ce type de structure WBS se concentre sur les étapes individuelles requises au sein des différents services afin de réaliser un projet et utilise généralement des verbes pour décrire les différents éléments.

L'avantage d'utiliser un OTP orienté processus en combinaison avec votre OTP orienté livrables est de fournir une répartition du travail complète d'un point de vue fonctionnel, et de créer ainsi un périmètre de projet plus cohérent. Il peut également être utilisé pour s'assurer de la qualité des processus mis en place tout au long de votre projet.

WBS orienté livrables

Un WBS orienté livrables définit un projet en termes de composants livrables concrets. Les livrables sont généralement une composante ou un élément physique nécessaire pour mener à bien l'ensemble du projet.

Un OTP axé sur les livrables est particulièrement utile pour aider les gestionnaires de projet à appréhender le périmètre total d'un projet et les relations d'interdépendance entre les livrables. En outre, ils peuvent servir de résumé pratique des tâches du projet pour les différents niveaux de gestion, ce qui permet d'obtenir des estimations plus précises des coûts et des ressources.

Les organigrammes de gestion de projet peuvent être utilisés pour différentes applications afin d'optimiser l'organisation et les chances de succès d'un projet.

En plus d'aider les chefs de projet, une matrice WBS peut profiter aux utilisateurs dans les rôles suivants :

Directeurs de comptes : les directeurs de comptes peuvent s'appuyer sur un OTP pour présenter aux clients l'avancement d'un projet, notamment en mettant en évidence les obstacles à son déroulement. Ils peuvent également être utilisés pour s'assurer que les chargés de compte et les clients partagent les mêmes informations concernant les livrables du projet. 

Organisateurs d'événements : la planification d'événements s'accompagnant souvent de nombreuses incertitudes, ce type d'organigrammes peut permettre de suivre de manière efficace les tâches et les sous-tâches inhérentes au processus de production. Les événements sont généralement préparés avec des délais serrés, ce qui rend les WBS particulièrement utiles.

Développeurs de logiciels : le développement de logiciels est souvent décomposé en étapes et en phases, et les matrices WBS sont parfaitement adaptées pour répondre à ces besoins. En indiquant clairement aux équipes la disponibilité des livrables essentiels, un OTP permet de gagner une visibilité précieuse et d'assurer ainsi l'efficacité du flux de travail.

Chefs de projet commerciaux : les projets commerciaux sont particulièrement dépendants de la livraison des éléments tangibles du projet. Lorsque le projet implique plusieurs partenaires, un WBS peut servir à mettre en évidence les dépendances des tâches entre les équipes afin de s'assurer que les livrables sont achevés dans les délais. 

Énumérer les livrables : faites une liste de tous les principaux livrables nécessaires à la réalisation de votre projet. Éliminez toute confusion concernant vos livrables avant de les consigner, et faites vérifier votre liste par plusieurs parties prenantes pour vous assurer de son exactitude.

Décomposer chaque livrable en composantes distinctes : identifiez les éléments périphériques associés aux livrables de votre projet général. Vous pouvez les répartir en fonction du type de tâche ou du rôle. Vous pouvez spécifier autant de composantes que vous le souhaitez, alors soyez aussi complet et détaillé que possible. 

Décomposer chaque composante en lots de travail : décomposez chaque élément jusqu'à ce que vous ayez atteint une tâche unique pouvant être effectuée par une seule personne. Votre projet de travail doit comprendre son propre budget, ses ressources, ses jalons et sa date limite. 

Identifier les dépendances : assurez-vous de savoir exactement quand les différentes tâches doivent être accomplies et lesquelles constituent des étapes nécessaires avant que d'autres tâches puissent être abordées. Cela aidera votre équipe à identifier les risques et à gérer efficacement son temps.

Classer les dépendances par ordre de priorité et attribuer les lots de travail : une fois que vous avez clairement identifié vos dépendances, déterminez la priorité de vos différents lots de travail. Attribuez chacun d'entre eux à la personne correspondante, et continuez jusqu'à parvenir aux principaux livrables.

Vous pouvez utiliser un logiciel WBS en ligne comme Lucidchart pour faire vos propre matrice WBS.

Examinez les exemples d'organigrammes des tâches ci-dessous. Cliquez sur celui de votre choix pour le modifier et l'adapter aux besoins de votre projet.

Modèle d'organigramme des tâches (OTP)

Dans ce modèle de base, chaque livrable de production est clairement décomposé en livrables concrets. Les étapes nécessaires pour que le projet final soit mené à bien apparaissent ainsi clairement.

 

 

Modèle de décomposition fonctionnelle

 

 

Ce modèle est une représentation hiérarchique du projet global, dans laquelle les tâches individuelles sont divisées en catégories de travail principales, puis en lots de travail plus petits.

 

 

Modèle de structure de répartition des risques

 

 

Cette structure WBS est utilisée pour identifier, catégoriser et décomposer les risques associés aux différents aspects d'un projet.