Estructura de Desglose de Trabajo

Una estructura de análisis de trabajo (EDT, por sus siglas en español, estructura de desglose de trabajo; o WBS, por sus siglas en inglés, work breakdown structure; ) es una herramienta de gestión de proyectos que se utiliza para definir y gestionar los entregables de un proyecto. La EDT es una estructura jerárquica que desglosa actividades complejas en partes más manejables y permite que los usuarios vean cada entregable que debe completarse para alcanzar el objetivo general de un proyecto. 

Mientras la mayoría de las herramientas de gestión de proyectos se centran en acciones planificadas, la EDT se centra en resultados previstos. Una WBS cuidadosamente organizada puede ayudar a que el gerente del proyecto supervise más eficientemente la conclusión de tareas complicadas dentro de un proyecto. Una WBS con tareas mensurables y claramente definidas también puede permitir que la gerencia del proyecto asigne costos y fechas de entrega precisos a un proyecto, lo que simplificará la planificación y el seguimiento del proyecto. 
 

Si se crea concienzudamente, la WBS puede facilitar la asignación y el seguimiento de diversos elementos de un proyecto. 
Una EDT debe tener los siguientes atributos para maximizar su eficacia:

• Definida

  : Tu EDT debe comprenderse con facilidad por parte de los participantes y los grupos interesados en el proyecto.

• Fácilmente calculada

  : Pueden incluirse las duraciones de las tareas, el costo y los recursos necesarios para calcular el costo y el tiempo necesarios para completar el proyecto.

• Manejable

  : Se asignan las responsabilidades específicas claramente a cada persona, por lo que es más fácil manejarlas. 

• Mensurable

  : La WBS debe incluir las fechas de inicio y de finalización e hitos evaluables para que se pueda medir el avance con precisión.

• Flexible

  : La estructura debe poder adaptarse a cambios menores, por ejemplo, cambios en la fecha de entrega o adición de tareas. No obstante, ten presente que uno de los objetivos de la estructura desagregada de trabajo es brindar una imagen completa de los entregables previstos para evitar el síndrome del lavadero y los retrabajos.

Sigue estas pautas para garantizar que tu estructura de análisis de trabajo sea una herramienta efectiva para la gestión de tu proyecto:

• Trata de ser específico. Desglosa los entregables de tu proyecto al menor nivel posible y expresa la tarea con un verbo.

• Controla que tu WBS sea precisa

  . Verifica que todos tus entregables, fechas de entrega y recursos estén correctamente registrados en el gráfico.

• Incluye las actividades de soporte

  . Asegúrate de que tu WBS tome en cuenta actividades como la capacitación y las pruebas, además de los lanzamientos de productos o servicios y la implementación. Incluye las actividades laborales no relacionadas con TI o con procedimientos, por ejemplo, la documentación y las revisiones de tu estructura del trabajo.

• Controla los paquetes de trabajos

  . Crea tus paquetes de trabajo de modo que sean completamente independientes unos de otros. Verifica que cada tarea no esté duplicada en tu estructura. 
   

Hay dos tipos de estructuras de descomposición del trabajo que se emplean habitualmente en la gestión de proyectos: la WBS orientada a procesos y la WBS orientada a entregables. Al contrario de lo que se cree comúnmente, ambas estructuras pueden (y deben) emplearse cuando se define el alcance de un proyecto. Si se las usa combinadas, pueden ofrecer datos únicos y valiosos sobre el proceso de gestión del proyecto.

Estructura de desglose de trabajo orientada a procesos

Una WBS orientada a procesos define un proyecto en términos de pasos, fases del trabajo o funciones. Este tipo de WBS se centra en los pasos que deben seguirse dentro de cada disciplina para completar un proyecto, y por lo general, enuncia cada elemento con un verbo.

El beneficio de usar una EDT orientada a procesos en combinación con tu EDT orientada a entregables es que brinda un análisis detallado del trabajo desde una perspectiva funcional, y así se crea un alcance del proyecto más coherente. También puede emplearse para garantizar que se implementen procesos de alta calidad durante todo el proyecto.

Estructura de descomposición del trabajo orientada a entregables

La EDT orientada a entregables define un proyecto en términos de los componentes entregables tangibles. Los entregables son, por lo general, un elemento o componente físico necesario para completar todo el proyecto.

La WBS orientada a entregables es especialmente útil para permitir que los gerentes de proyectos vean el alcance total de un proyecto y cómo se relacionan los entregables entre sí. También ofrecen un resumen natural del trabajo para los distintos niveles gerenciales, lo que puede brindarles estimaciones más precisas de costos y recursos.

Las estructuras de descomposición del trabajo pueden usarse en distintos entornos para garantizar un proyecto organizado y exitoso.

Además de ayudar a los gerentes de proyecto, la estructura de desglose de trabajo puede beneficiar a los usuarios que desempeñan los siguientes roles:

Directores de cuenta: Los directores de cuenta pueden usar una EDT como herramienta para mostrar a los clientes el avance de un proyecto e incluso destacar los obstáculos del mismo. También se pueden emplear para verificar que los equipos de la cuenta y los clientes tengan la misma información acerca de los entregables del proyecto. 

Planificadores de eventos: Con todas las partes móviles asociadas con los eventos, puede emplearse una WBS para rastrear eficientemente las tareas y las subtareas asociadas con la producción de un evento. Generalmente los eventos se producen con fechas de entrega muy ajustadas. Por ese motivo, el análisis de trabajo es especialmente útil.

Desarrolladores de software: Dado que el desarrollo de software a menudo se desglosa en etapas y fases, la WBS es la herramienta ideal para ellos. La WBS puede proporcionar una valiosa visibilidad entre los distintos equipos a medida que se completan los entregables importantes, y así garantizar un flujo de trabajo eficiente.

Gerentes de proyectos comerciales: Los proyectos comerciales son particularmente dependientes de la entrega de los componentes tangibles del proyecto. Cuando un proyecto involucra la participación de varios contratistas, la WBS puede servir para destacar las dependencias entre las tareas de los distintos equipos para garantizar que los entregables se completen dentro del plazo acordado. 

Enumera los entregables: Haz una lista de todos los principales entregables necesarios para completar tu proyecto. Aclara las confusiones sobre tus entregables antes de registralos, y haz que los distintos interesados revisen tu lista para garantizar su precisión.

Desglosa cada entregable en componentes separados: Identifica los componentes relacionados que conforman los principales entregables del proyecto. Puedes dividirlos por tipo de tarea o por rol. No hay límite en cuanto a la cantidad de componentes que puedes tener, así que intenta ser lo más minucioso posible. 

Desglosa cada componente en paquetes de trabajos: Desglosa cada componente hasta llegar a una única tarea que pueda realizar una única persona. Tu proyecto de trabajo debe incluir su propio presupuesto, recursos, hitos y fecha de entrega. 

Identifica las dependencias: Asegúrate de definir claramente cuándo debe completarse cada tarea y qué tareas deben completarse para que otros puedan empezar. Esto permitirá que tu equipo identifique los posibles riesgos y maneje el tiempo eficientemente.

Prioriza las dependencias y asigna los paquetes de trabajo: Después de identificar claramente las dependencias, mapea cada uno de tus paquetes de trabajo según su prioridad. Asigna cada paquete de trabajo a la persona que corresponda, y continúa de abajo hacia arriba hasta los principales entregables.

Mira ejemplos de estructuras de análisis de trabajo a continuación. Haz clic para modificarlos y úsalos para personalizarlos según las necesidades de tu proyecto.

Plantilla de estructura de desglose de trabajo

En esta plantilla básica, cada entregable de fábrica ha sido claramente desglosado en los entregables completos, aclarando así qué debe hacerse para que completar el proyecto final.

 

 

Plantilla de descomposición funcional

 

 

Esta plantilla muestra una ilustración de arriba abajo de todo el proyecto, con las tareas divididas en las principales categorías de trabajo, y luego desglosadas en paquetes de trabajo menores.

 

 

Plantilla de estructura de desglose de riesgo

 

 

Esta WBS identifica, categoriza y desglosa los posibles riesgos asociados con las distintas áreas de un proyecto.