Era uma vez um tempo em que os empregadores eram leais aos funcionários e vice-versa. Depois de 40 anos ou mais em uma mesma empresa, um funcionário se aposentaria com um plano de pensão generoso. Mesmo que a função do funcionário mudasse devido a oportunidades de promoção ou progressão na carreira, ele permaneceria na mesma empresa por muito tempo.

Nos anos 80, algo mudou. Empresas saudáveis — mesmo aquelas com lucros recordes — começaram a demitir funcionários principalmente para deixar os acionistas felizes. Muitas delas pararam de oferecer planos de aposentadoria e tentaram encontrar formas criativas de se livrar dos funcionários antes que esses tivessem direto ao recebimento de pensão.

Como resultado, nos últimos 30 anos, a lealdade empregador/empregado tem diminuído constantemente. Em 2018, a Secretaria de Estatísticas Trabalhistas dos EUA relatou que, em média, os homens mudam de emprego a cada 4,3 anos e as mulheres, a cada 4 anos. Esses números são geralmente mais baixos para funcionários mais jovens e muito mais altos para os mais velhos (2,8 anos para funcionários entre 25 e 34 anos e 10,1 anos para funcionários entre 55 e 64 anos).

Dependendo do tamanho da sua empresa, você pode lidar com demissões de funcionários semanalmente ou com maior frequência. Neste artigo, discutiremos maneiras de desenvolver um procedimento consistente de saída de funcionários para que outros funcionários, gerentes, representantes de RH e especialistas de TI saibam o que precisa ser feito para uma transição bem-sucedida.

O que fazer quando um funcionário pede demissão

Funcionários pedem demissão por muitas razões diferentes, como uma oferta de emprego de outra empresa que pague melhores salários e ofereça mais benefícios, mudança para outro estado ou país, aposentadoria ou a busca daquele sonho de vida de ter o próprio teatro de marionetes (na verdade, talvez esse seja menos provável).

Como gerente ou profissional de RH, você pode querer perguntar de forma respeitosa por que o funcionário está planejando sair, pois a resposta pode revelar problemas dentro da empresa que precisam ser mudados. No entanto, acima de tudo, seu trabalho é ser cortês e profissional quando um funcionário pede demissão. 

Não faça piadinhas como "Graças a Deus, agora não preciso demitir você!" ou "Apague a luz ao sair". Não tente fazer os funcionários se sentirem culpados para que fiquem. Pode ser apropriado expressar tristeza ou desilusão pela saída do funcionário, mas é melhor agradecer a pessoa pelos serviços prestados, parabenizá-la pela nova oportunidade e desejar sorte nos empreendimentos futuros.

Se o funcionário for apreciado e valioso para sua organização, você pode querer oferecer um salário melhor ou mais benefícios para tentar convencer a pessoa a ficar. Apenas esteja atento aos precedentes estabelecidos para evitar acusações de discriminação. Se o funcionário não estiver atendendo às expectativas da função, um pedido de demissão pode ser benéfico para você, pois significa que você não tem que iniciar o processo. Mesmo assim, você ainda precisa tratar a pessoa com cortesia e respeito.

Seus passos para a demissão do funcionário precisam ser facilmente compreendidos — para que qualquer pessoa possa segui-los — e os mesmos para todos os funcionários — para evitar qualquer possível acusação de discriminação.

Certifique-se de que o rompimento é amigável e que todas as partes estejam de acordo.

Passos para a rescisão de funcionários

Uma vez que um funcionário pediu demissão (e que você tenha reagido de forma adequada), você deve seguir os procedimentos padrão de rescisão de sua empresa. Para a maioria das empresas, o lista do processo de desligamento do funcionário deve incluir as seguintes etapas.

1. Solicitar uma carta de demissão

Você precisa de um pedido de demissão por escrito para que possa incluí-lo ao arquivo pessoal do funcionário. A carta de demissão documenta que o funcionário iniciou o processo e que não foi por causa de nenhuma ação disciplinar. Normalmente, a carta de demissão inclui a intenção do funcionário de sair, o aviso prévio, e a data de saída do funcionário.

Esse aviso prévio é uma comunicação obrigatória antecipada que o empregado deve emitir no caso da solicitação do rompimento de um contrato de trabalho. De acordo com a lei trabalhista, o aviso prévio deve ocorrer pelo menos 30 dias antes da data em que se decide encerrar a relação trabalhista. Apesar de a empresa poder dispensar o funcionário do cumprimento do prazo do aviso, é bom ter um comprometimento do funcionário de ajudar durante o período de transição.

2. Trabalhar com o gerente do funcionário para preencher a vaga

O pedido de demissão de um funcionário pode sempre causar uma interrupção no fluxo de trabalho normal do departamento. Comunique-se com os gerentes para determinar que tipo de impacto a saída causará na equipe. O funcionário precisará ser substituído imediatamente? O trabalho pode ser dividido entre os demais funcionários? Sua equipe pode trabalhar efetivamente sem a substituição do funcionário? Seria o caso de planejar o recrutamento de um novo funcionário imediatamente?

Além disso, determine se o funcionário que está saindo precisa cumprir o aviso prévio. Se a presença do funcionário tiver um impacto negativo na motivação da empresa, você pode recomendar uma saída antecipada com a garantia de que ele ainda será pago pelo tempo devido restante. Se o funcionário for a única fonte de conhecimento para a função em questão, então provavelmente você precisará segurar o funcionário o máximo de tempo possível para que transfira conhecimentos, documente procedimentos e ensine aos demais funcionários como realizar tarefas específicas.

É possível que sua empresa tenha uma política que exija que o funcionário saia imediatamente após o pedido de demissão ser anunciado. Mesmo que o funcionário seja valioso, altamente reconhecido e de grande utilidade no período de transição, você ainda precisará seguir a política da empresa para evitar possíveis processos por discriminação.

3. Trabalhar com a TI

Os profissionais de TI em sua organização têm a importante função de manter a empresa segura. Quando um funcionário pede demissão, você precisa se comunicar com o departamento de TI para que eles possam definir o tempo apropriado para desativar senhas, remover contas, recolher itens do patrimônio da empresa (laptops, telefones celulares, pen drives, etc.) e preparar equipamentos para o funcionário substituto.

Veja dicas adicionais sobre o que fazer durante o processo de desligamento. 

Criação de um checklist de demissão de funcionário

Se você não tiver um processo de demissão padrão em vigor, comece com uma divisão de responsabilidades para todos os envolvidos na transição. 

O representante de RH não é a única pessoa que interagirá com o funcionário. Seu processo deve incluir as responsabilidades do funcionário que está saindo, do gerente do funcionário, dos profissionais de TI e de qualquer outra pessoa que possa estar envolvida no processo de desligamento.

Use a divisão do trabalho como um esboço de alto nível do que precisa ser feito. A partir daí, você pode criar fluxos de trabalho mais detalhados para todas as partes envolvidas.

Por exemplo, sua divisão de alto nível poderia incluir:

• Tarefas para o funcionário:
  • Apresentar a carta de demissão;
  • Transferir conhecimentos para outros membros da equipe;
  • Terminar os projetos atuais;
  • Retirar itens pessoais.
• Tarefas para o gerente do funcionário:
  • Informar ao RH que o funcionário está saindo;
  • Fazer planos para que o funcionário finalize ou transfira projetos;
  • Distribuir o trabalho e as responsabilidades atuais do funcionário até que uma substituição possa ser encontrada;
  • Solicitar a abertura de triagem de funcionários aptos para substituir o funcionário que está saindo. 
• Tarefas para o representante de RH:
  • Comunicar e atar as pontas soltas;
  • Trabalhar com o gerente para determinar quando ou se o funcionário será substituído;
  • Agendar e realizar uma entrevista de saída.  
• Tarefas para o profissional de TI:
  • Desativar senhas;
  • Excluir contas;
  • Recolher itens do patrimônio da empresa;
  • Formatar computadores e outros dispositivos para deixar preparado para o funcionário substituto.

Depois de ter criado um esboço de alto nível ou uma divisão do trabalho, documente os detalhes para que todas as pessoas envolvidas no processo de saída dos funcionários saibam o que fazer e quando fazê-lo. Documentar visualmente os passos em um fluxograma pode ser uma ótima ideia.

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