In het verleden bleven werkgevers hun werknemers trouw en bleven werknemers nagenoeg hun hele carrière bij dezelfde werkgever. Toen gingen werknemers na een loopbaan van 40 jaar of meer weg om van een royaal pensioen te genieten. Werknemers konden promotie maken en opklimmen, waardoor de jobinhoud enigszins kon veranderen doorheen een lange carrière binnen hetzelfde bedrijf.

Daar kwam in de jaren 80 verandering in. Gezonde bedrijven —zelfs bedrijven met recordinkomsten— begonnen werknemers te ontslaan, voornamelijk om aandeelhouders tevreden te houden. Veel bedrijven stopten met het aanbieden van pensioenen en gingen op zoek naar creatieve manieren om van werknemers af te komen voordat ze in aanmerking kwamen voor een pensioen.

Als gevolg hiervan is de loyaliteit van werkgevers en werknemers de afgelopen 30 jaar gestaag afgenomen. In 2018 meldde het Bureau of Labor Statistics dat mannen gemiddeld elke 4,3 jaar van job veranderen en vrouwen elke 4 jaar. Deze aantallen liggen doorgaans lager bij jongere werknemers en beduidend hoger bij oudere werknemers (2,8 jaar voor werknemers van 25 tot 34 jaar, tegenover 10,1 jaar voor werknemers van 55 tot 64 jaar).

Afhankelijk van hoe groot je bedrijf is, krijg je bijgevolg wekelijks of misschien zelfs vaker te maken met medewerkers die opstappen. In dit artikel bespreken we manieren om een coherente exit procedure voor werknemers uit te werken, zodat werknemers, managers, HR vertegenwoordigers en IT specialisten weten wat er moet gebeuren voor een succesvolle overstap.

Wat je moet doen als een werknemer uit dienst treed

Werknemers kunnen uit dienst treden om uiteenlopende redenen. Ze kregen een job aangeboden bij een ander bedrijf voor meer loon of voordelen, of verhuisden naar een andere streek of land. Misschien gaan ze met pensioen of willen ze een droom nastreven die ze al jaren koesteren, zoals poppenspeler worden (oké, misschien is dat wat vergezocht).

Als manager of HR professional kun je op een respectvolle manier vragen waarom de werknemer van plan is te vertrekken, aangezien het antwoord wellicht problemen kan blootleggen binnen je bedrijf. Maar bovenal is het jouw taak om beleefd en professioneel te blijven wanneer een werknemer uit dienst treed. 

Maak geen grapjes zoals "Goed, nu hoef ik je niet te ontslaan" of "Laat de deur je niet in de weg staan." Praat de werknemer geen schuldgevoel aan opdat hij of zij zou blijven. Het kan gepast zijn om verdriet of teleurstelling uit te drukken bij het vertrek van de werknemer, maar het is een veel beter idee om hem of haar te bedanken voor zijn of haar dienst, hem of haar te feliciteren met de nieuwe kans en hem of haar succes te wensen in toekomstige uitdagingen.

Als de werknemer een drijvende kracht is achter je organisatie, kan je een hoger loon voorstellen of extra voordelen aanbieden om hem of haar aan boord te houden. Vergeet in dat geval niet dat je een precedent schept, om eventuele verwijten van discriminatie te vermijden. Als de werknemer op het moment in kwestie niet echt aan de verwachtingen van zijn of haar functie voldoet, kan een ontslag daarentegen gunstig zijn voor jouw organisatie, aangezien je geen ontslagprocedures moet opstarten. Je moet de werknemer uiteraard wel nog met respect blijven behandelen.

De stappen die moeten worden gezet wanneer werknemers uit dienst treden, moeten transparant zijn en gelijk zijn voor elke werknemer, om klachten in verband met discriminatie te vermijden.

Zorg ervoor dat de breuk vriendschappelijk verloopt en dat iedereen in goede verstandhouding uit elkaar gaat.

Stappen voor uitdiensttreding van een werknemer

Als een werknemer eenmaal uit dienst treed (en wanneer je daar correct op hebt gereageerd), dient de vaste procedure voor uitdiensttreding van je organisatie te worden gevolgd. De meeste bedrijven stellen daarvoor een checklist op met de volgende punten.

1. Vraag een ontslagbrief

De uitdiensttreding moet op papier staan. Die ontslagbrief moet je toevoegen aan het persoonlijke dossier van de werknemer. In de ontslagbrief moet vermeld worden dat de werknemer op eigen initiatief een einde maakt aan de arbeidsovereenkomst en dat de uitdiensttreding niet kadert binnen een tuchtmaatregel. Doorgaans bevat de ontslagbrief de intentie van de werknemer om te vertrekken, de intentie om een opzegtermijn van twee weken in acht te nemen en de datum waarop de werknemer vertrekt.

Een werknemer hoeft zijn of haar uitdiensttreding geen twee weken op voorhand te melden bij de werkgever, ook al staat dit in het werknemershandboek. Er is geen wet die stelt dat een werknemer verplicht is twee weken op voorhand zijn of ontslag te melden. Het wordt wel op prijs gesteld als de werknemer bijdraagt tot een vlotte overgangsperiode.

2. Werk samen met de manager van de werknemer in kwestie om de positie in te vullen

Telkens wanneer een werknemer ontslag neemt, kan dit de normale gang van zaken binnen de afdeling in de war sturen. Evalueer samen met de managers welke impact het vertrek zal hebben op het team. Moet de werknemer onmiddellijk worden vervangen? Kan het werk worden verdeeld over de resterende werknemers? Kan je team efficiënt blijven werken zonder de werknemer te vervangen? Moet je meteen een nieuwe werknemer aanwerven?

Bepaal ook of de vertrekkende werknemer zich moet houden aan de opzeggingstermijn van twee weken. Als de aanwezigheid van de werknemer een negatieve invloed heeft op het moreel, doe je er beter aan de werknemer vroeger te laten gaan, met de garantie dat hij of zij de resterende twee weken nog betaald zal worden. Als de werknemer de enige deskundige of het enige aanspreekpunt is in die specifieke rol, houd je hem of haar waarschijnlijk nog zo lang mogelijk aan boord, om kennis over te dragen, procedures toe te lichten en resterende werknemers te leren hoe ze specifieke taken moeten uitvoeren.

Het is mogelijk dat je bedrijf een beleid voert waarbij de werknemer onmiddellijk na de aankondiging van het ontslag vertrekt. Zelfs als de werknemer waardevol is, zeer gewaardeerd wordt en veel kan betekenen in de overgangsperiode, moet je het beleid van het bedrijf volgen om mogelijke klachten in verband met discriminatie te voorkomen.

3. Werken met IT

Het is de cruciale taak van IT professionals binnen je organisatie om over de veiligheid van je bedrijf te waken. Wanneer een werknemer ontslag neemt, moet je communiceren met de IT afdeling, zodat zij het juiste moment kunnen inplannen om wachtwoorden uit te schakelen, accounts te verwijderen, bedrijfsmiddelen (laptops, mobiele telefoons, USB-sticks) op te vragen en apparatuur voor de vervangende werknemer te leveren.

Zie bijkomende tips over wat je moet doen wanneer een werknemer ontslag neemt. 

Een checklist voor het ontslag van werknemers opstellen

Als je geen standaard ontslagprocedure hebt, begin dan met een overzicht van de verantwoordelijkheden van alle betrokkenen bij de overgang. 

De HR vertegenwoordiger is niet de enige persoon die met de werknemer communiceert. Betrek dus ook de manager, IT professionals en alle andere verantwoordelijken bij het vertrek van de werknemer.

Gebruik de werkverdeling als algemene leidraad voor de te ondernemen taken. Van daaruit kan je meer gedetailleerde workflows creëren voor alle betrokken partijen.

Je algemene leidraad kan bijvoorbeeld de volgende elementen bevatten:

• De taken voor de werknemer in kwestie:
  • een ontslagbrief indienen
  • kennis overdragen aan andere teamleden
  • lopende projecten afronden
  • persoonlijke spullen meenemen
• De taken voor de manager van de betrokken werknemer:
  • de HR afdeling op de hoogte brengen van het ontslag
  • plannen maken voor de werknemer om projecten af te ronden of over te dragen.
  • het werk en de verantwoordelijkheden van de werknemer verdelen over de resterende medewerkers tot de vacante positie ingevuld raakt
  • nagaan of er huidige personeelsleden zijn die interesse hebben in de vrijgekomen functie 
• Taken van de HR vertegenwoordiger:
  • communiceren over administratieve details die nog verholpen moeten worden
  • samenwerken met de manager om te bepalen of en wanneer de werknemer vervangen wordt
  • een gesprek inplannen en voeren  
• Taken voor de IT medewerker:
  • wachtwoorden uitschakelen
  • accounts verwijderen
  • bedrijfsmiddelen opvragen
  • computers en andere apparaten herinstellen voor de vervangende werknemer

Eenmaal je een algemeen overzicht hebt opgesteld van de taken, licht je de details toe zodat alle betrokkenen bij de ontslagprocedure van de werknemer weten wat te doen en wanneer. Je kan de stappen visueel weergeven in een stroomdiagram.

Lucidchart biedt je toegang tot een enorme sjablonen bibliotheek, om gedetailleerde stroomdiagrammen te maken. Werk samen met je collega's om ervoor te zorgen dat iedereen zijn of haar verantwoordelijkheden kent en iedereen op één lijn zit. Door in realtime samen te werken aan dezelfde cloud gebaseerde documenten blijft het grotere plaatje voor iedereen duidelijk en kan je ervoor zorgen dat er geen stappen over het hoofd worden gezien.