Você já participou de uma reunião de brainstorming onde dezenas de ideias foram propostas durante sessenta minutos, mas não teve nenhum resultado concreto no final das contas? É muito frustrante quando isso acontece. No final da reunião, todos dão tapinhas nas costas uns dos outros e voltam ao trabalho, sem nenhuma solução significativa. 

Muitas sessões de brainstorming funcionam dessa forma. Mas, não precisa ser assim. 

O brainstorming é um dos melhores métodos para gerar ideias e criar ambientes colaborativos. No entanto, sem preparação, liderança e foco adequados, a reunião pode rapidamente sair do controle. Veja como realizar uma reunião de brainstorming da melhor forma possível.

O que é uma reunião de brainstorming?

A reunião de brainstorming tradicional foi criada em 1939 pelo publicitário Alex Osborn. Ao buscar novas formas de melhorar a qualidade e quantidade de ideias geradas pela sua equipe para campanhas publicitárias, Osborn começou a realizar sessões de colaboração em grupo. Ele descobriu que, quando a equipe se reunia em grupo, ela se tornava muito mais eficiente para gerar ideias originais e criativas. 

Hoje em dia, o brainstorming é bastante usado em todos os setores. 

Os benefícios de uma sessão de brainstorming

O brainstorming é uma ótima maneira de unir sua equipe e desenvolver ideias em um ambiente sem críticas dos outros. 

Além de gerar ideias novas e exclusivas, as reuniões de brainstorming juntam as pessoas em um espaço onde podem contribuir para o processo criativo. Muitas vezes, esse aspecto do brainstorming torna-se até mais valioso do que as próprias ideias compartilhadas na reunião. 

Quando uma sessão de brainstorming for bem administrada, os membros da equipe se sentem mais à vontade com seus colegas, o que pode gerar ótimas colaborações e comunicações aprofundadas no futuro. 

Mas, é claro que gerar novas ideias e encontrar soluções criativas é o maior benefício do brainstorming. Existe uma variedade de técnicas de brainstorming e, se forem bem executadas nas reuniões, podem produzir ideias melhores e mais abrangentes do que uma pessoa individual poderia desenvolver no mesmo tempo.

7 dicas de reuniões de brainstorming

Mesmo sendo bastante usadas, as reuniões tradicionais de brainstorming também têm suas desvantagens e dificuldades. Sessões de brainstorming mal administradas são como qualquer outra reunião — uma perda de tempo e energia. 

Em uma sessão tradicional de brainstorming, somente uma pessoa fala por vez, o que pode resultar em bloqueios, em que os participantes que estão ouvindo acabam seguindo a linha de pensamento do locutor e esquecem ou descartam suas próprias ideias. 

Além disso, sessões de brainstorming podem resultar em um fenômeno chamado pensamento de grupo. Conforme os participantes compartilham suas ideias, as pessoas ao redor começam a concordar com essa linha de pensamento, o que acaba reduzindo a diversidade das soluções debatidas. 

O brainstorming também pode favorecer (injustamente) os extrovertidos, que tendem a ficar mais à vontade para falar em público. Em situações como essas, pessoas introvertidas não conseguem oferecer informações valiosas, pois elas têm certas dificuldades para participar e opinar, além de não conseguirem pensar criativamente de imediato. 

Felizmente, armadilhas como essas podem ser contornadas. Use as dicas abaixo para ter ótimas reuniões de brainstorming no futuro, e mantê-las no caminho certo.  

1. Seja objetivo

Reuniões objetivas ajudam a manter o grupo focado, pois quanto menos tempo tem para expor suas ideias, mais as pessoas conseguem focar suas atenções. Tente fazer reuniões de 15 a 30 minutos. Reuniões curtas significam que seu grupo precisará se preparar com antecedência, e você precisará elaborar uma programação bem definida (falaremos mais sobre isso abaixo). 

Dica: preste atenção ao horário da reunião. No final da tarde, as pessoas geralmente estão mais lentas, mentalmente cansadas e de olho no relógio para poderem encerrar o dia. Nada bom se você quer extrair ideias inovadoras dos seus colegas. 

2. Não envolva muitas pessoas

Sessões de brainstorming com muitos participantes podem causar uma certa confusão. Mantenha um grupo pequeno, idealmente nada acima de 10 pessoas. Dessa forma, todos podem ser ouvidos e a reunião produzirá conversas mais construtivas. 

Escolha seu grupo a dedo. Convide uma equipe diversificada de pessoas para gerar novas ideias e abordagens para um problema. 

Não convide pessoas que não estejam por dentro do problema, pois a finalidade é incentivar diálogo e apoio. Se o problema não for relevante para a pessoa, ou se não a afeta, ela terá dificuldade para contribuir de forma significativa. 

3. Defina bem o problema que precisa ser solucionado

As melhores ideias surgem quando o grupo sabe exatamente qual o problema que precisa ser solucionado. Para esclarecer o problema, você pode fazer uma pergunta inicial do tipo, “como podemos aumentar as vendas no próximo trimestre?”

Em seguida, defina limites para as soluções. Ou seja, quais são as restrições ou os requisitos para a(s) solução(ões)? A solução pode ter, por exemplo, um determinado limite de verba. Quanto mais restrições as soluções tiverem, mais precisas serão as ideias.  

Forneça essas informações ao grupo antes da reunião (com pelo menos 1 ou 2 dias de antecedência), bem como outros detalhes relevantes e necessários para entender melhor o problema e as metas da sessão.

4. Defina uma programação clara

Reuniões sem uma programação tendem a sair do controle rapidamente. Crie (e siga) uma programação para manter o grupo focado. Envie a programação com antecedência para que as pessoas saibam o que esperar e como se preparar. 

5. Peça para os participantes se prepararem individualmente e com antecedência

Para evitar o pensamento de grupo e garantir que cada pessoa tenha uma oportunidade para contribuir, peça para o grupo se preparar para a reunião de brainstorming individualmente. 

As pesquisas mostram que as pessoas tendem a produzir ideias melhores quando pensam sozinhas primeiro. E, quando o grupo se reúne com suas ideias já preparadas, conseguem colaborar com mais eficiência para identificar e desenvolver as melhores soluções.

6. Organize a reunião

Um bom organizador é fundamental para realizar reuniões de brainstorming bem-sucedidas. O trabalho do organizador é orientar a conversa e manter o grupo no caminho certo ao: 

• Retomar a conversa se ela deixar de tratar do assunto.
• Esclarecer e aplicar as regras de brainstorming.
• Garantir que cada pessoa tenha uma oportunidade para falar e contribuir.
• Explicar os próximos passos no final da reunião.

O organizador garante que o grupo permaneça focado e o tempo seja bem aproveitado. 

7. Considere outras alternativas em vez de reuniões

Reuniões tradicionais de brainstorming são realizadas presencialmente com um quadro branco ou notas adesivas. 

No entanto, existem diversas maneiras de realizar uma sessão de brainstorming prática. 

Por exemplo, equipes remotas ou distantes podem usar soluções baseadas na nuvem, como o software de brainstorming do Lucidchart, para mapear ideias, fazer comentários e visualizar o plano de ação. Outras alternativas incluem a troca de e-mails, bate-papo on-line ou envios de ideias anônimas para o líder do grupo. Use as ferramentas e métodos que melhor se adéquam à cultura, às preferências e aos estilos de trabalho da sua equipe. 

No final das contas, é mais importante saber que o brainstorming atendeu às necessidades e aos objetivos do grupo, do que a sua aparência.

Quando estiver pronto para começar, crie uma conta gratuita do Lucidchart ou escolha um modelo pronto abaixo para fazer brainstorming sobre sua próxima grande ideia.